Procesoare de Texte : Microsoft Word

Word este un procesor de texte profesional care tinde sa devina un procesor de publicatii. El este mult mai complex decat aplicatia de procesare a textelor WordPad a sistemului de operare Windows 95. Fiind o aplicatie creata de firma Microsoft, la fel ca si WordPad, are unele puncte comune cu acesta: aceleasi scurtaturi pentru operatiile de meniu comune, acelasi sistem de grupare a optiunilor pe  anumite meniuri (File,Edit etc), folosirea marcajelor de pe rigla orizontala pentruindentarea textului, aceleasi tipuri de aliniere a paragrafelor , aceleasi metode de selectare a blocului de text (inclusiv zona pentru selectarea blocului de texte situata in partea stanga a ferestrei document), aceleasi entitati prelucrate (caracter, cuvant, linie de text, paragraf, pagina, obiect, document). Pe langa aceste elemente comune, Word foloseste urmatoarele:

Sabloanele de document si procedurile asistent.

Entitati noi: sectiunea, coloana, tabelul, celula, titlul de capitol, legenda, adnotarea, nota de subsol, nota de sfarsit, codul de camp.

Administrarea corespondentei.

Instrumente gramaticale.

Limbajul de programare WordBasic.

Meniul de comenzi rapide sau meniul scurtatura.

Editarea formelor de introducere.

Aplicatia Microsoft Word face parte din pachetul Microsoft Office,produs al firmei Microsoft. Este o aplicatie de procesor de documente dezvoltata sub sistemul de operare Windows.

Pentru prelucrarea documentelor exista doua categorii de aplicatii:

- Editoarele de texte

- Procesoarele de documente.

Editoarele de texte sunt aplicatii care permit prelucrarea documentelor, respectand urmatoarele resctrictii:

- Prelucreaza numai secvente de text, care contin numai caractere alfanumerice, codificate conform codului ASCII, care se memoreaza in fisiere de tip text

- Nu include in textul generat caractere ascunse neinterpretabile, motiv pentru care mai sunt numite editoare WYSIWYG, in traducere: What you see is what you get.

Procesoarele de documente permit editare de documente complexe, in care pot sa apara, pe langa secventele de text, date organizate sub forma tabelara, reprezentari grafice, elemente multimedia, de tipul imaginilor sau secventelor de sunet, elemente de adresare de tip hyperlink, ce permit legarea logica a mai multor documente intre ele, generand documente complexe de tip hipermedia (documente multimedia cu legaturi).

Un processor de documente nu respecta nici una din restrictiile enuntate mai sus. Pentru prelucrarea unui document, un procesor de documente ofera utilizatorului un set de functii,dintre care unele pot fi asemanatoare celor oferite de editoarele de texte, iar altele sunt specifice.

Aplicatia Microsoft Word asigura urmatoarele functii pentru prelucrarea documentelor:

- Crearea documentului, prin introducerea datelor, in general, de la tastatura, sau prin prelucrarea datelor generate de alte aplicatii

- Editarea continutului documentului, prin modificare, adaugare sau stergere, in interiorul documentului

- Generarea uneia sau a mai multor imagini ale documentului pe suportul de memorie externa, sub forma unor fisiere cu extensia implicita .doc

- Definirea asezarii in pagina a documentului, prin definirea marginilor paginii, a dimensiunii paginii, a orientarii paginii

- Definirea paragrafelor si a alinierii in cadrul unui paragraf

- Oferirea unui set de fonturi, pentru definirea aspectului setului de caractere; pentru fiecare caracter pot fi selectate: stilul de afisare, dimensiunea lui si anumite efecte speciale de afisare

- Asigurarea imprimarii continutului documentului, conform formatului de tiparire definit

- Functii de localizare in document a unui enunt, eventual si de inlocuire a acestuia cu un altul

- Functii de copiere sau de mutare a unor secvente din document la alta locatie

- Faclilitati specifice de scriere in pagina, de tipul notelor de subsol, antetului de pagina,sfarsitului de pagina

- Numararea si afisarea numarului: de pagina, al tabelelor, al imaginilor, etc. din document

- Gestionarea enunturilor speciale, de tipul formulelor rezervate

- Validarea sintactica si semantica a textului din document, conform unei limbi selectate

- Transferul documentului catre alte aplicatii Windows si invers, preluarea in document a datelor furnizate de alte aplicatii

- Generarea si gestionarea unor formate tabelare de organizare a datelor, etc.

Lansarea in executie a aplicatiei Microsoft Word

Puteti lansa in executie programul Microsoft Word prin una din urmatoarele modalitati:

- Selectati Start ?Programs?Microsoft Word;

- Executati dublu clic pe scurtatura programului Microsoft Word de pe suprafata de lucru(daca aveti asa ceva, daca nu, creati-va o astfel de scurtatura);

- Alegeti optiunea New Office Document din partea superioara a meniului Start si executati dublu clic pe pictograma Blank Document. Veti lansa astfel in executie aplicatia Word si totodata veti deschide un document nou;

- Selectati butonul New Office Document din bara Office(daca o aveti instalata) si apoi executati dublu clic pe pictograma Blank Document

Unul din cele mai bune programe de redactare a textului este Word sub Windows. Cu acest program se pot edita diferite texte, de la scrisori pana la lucrari de cercetare. Programul inlocuieste vechea masina de scris zgomotoasa si are avantajul ca se pot tipari sute de copii fara a fi nevoie sa fie scrise fiecare in parte. In acest capitol vom invata despre caracteristicile principale ale programului Word si despre cum sa manipulam cuvintele pe ecran.

Pentru a lansa programul Word, se executa clic pe pictograma Word, iar programul afiseaza o pagina de document goala.

In zona de lucru goala exista o liniuta verticala care palpaie care se numeste reper de inserare. Aceasta linie incepe din acelasi loc pana cand incepem sa tastam cuvintele.

Pentru a introduce text folosim tastatura calculatorului. Atunci cand incepem sa tastam, reperul de inserare se muta spre dreapta. In momentul in care ajungem la marginea din dreapta a ecranului, in mod automat programul Word muta reperul de inserare la inceputul liniei urmatoare. Aceasta se numeste 'word wrapping' (asezarea automata a cuvintelor). Nu apasam pe tasta Enter pentru a incepe o noua linie decat daca vrem sa incepem un nou paragraf. Atunci cand introducem mai multe linii decat ar putea incape intr-un ecran, liniile de text incep sa se deruleze automat in sus astfel incat reperul de inserare sa ramana intotdeauna la vedere.

Pe masura ce deplasam indicatorul mousului pe ecran vom observa ca acesta isi modifica forma. Uneori are forma unei sageti, dar alteori are o forma ciudata care seamana cu litera I. Atunci cand indicatorul mousului se afla in interiorul zonei text de pe ecranul nostru, acesta are forma unui I. Acesta este cunoscut sub denumirea de cursor. Putem executa clic cu acest cursor intr-un anumit loc pentru a efectua modificari intre caractere, inainte si dupa cuvinte, si asa mai departe. De cate ori mutam indicatorul mousului in afara zonei de text, el se transforma in vechiul indicator in forma de sageata.

Structura ferestrei Microsoft Word se deosebesc urmatoarele zone principale:

Bara de titlu,

Bara de meniu,

Bara pictigramelor,

Bara de aspect,

Bara riglei de masura,

Aria de lucru in care se editeaza documentul,

Barele de derulare,

Bara informativa (bara de stare).

Bara de titlu formata din butonul meniului de control (stanga), care contine comenzile Restore, Move, Size, Minimize, Maximize si Close, numele documentului si butoanele Minimize, Restore/Maximize si Close.

Bara meniurilor cuprinzand meniurile ce pot fi accesate, fie prin pozitionarea cu mouse-ul si apasarea butonului stang, fie prin tastarea Alt+litera subliniata din titulatura meniului.

Bara butoanelor aflata imediat sub bara meniurilor afiseaza o serie de butoane, ce pot fi actionate cu ajutorul mouse-ului. Aceste butoane sunt grupate pe domenii.

Aria de lucru in care se editeaza documentul; ocupa cea mai mare suprafata din ecranul Word, fiind zona in care utilizatorul vizualizeaza documentul. Deplasarea in cadrul zonei de lucru se realizeaza fie cu mouse-ul, fie de la tastatura.

Bara de stare contine informatii privind paginile, pozitia cursorului si afiseaza o scurta descriere a comenzii sau a butonului selectat.

Cate o bara de deplasare orizontala si verticala (scroll bar), oferind posibilitatea deplasarii in cadrul documentului spre stanga, dreapta, inceput sau sfarsit, efectuand clic si tinand apasat butonul stang al mouse-ului cand cursorul sau se afla pe sagetile corespunzatoare.

REC indica faptul ca lucrul cu macroinstructiuni este activ.

TRK semnifica faptul ca modul de urmarire a modificarilor este activat.

EXIT daca optiunea este activa, selectarea se va face intre pozitia curenta a punctului de insertie si urmatoarea pozitie a acestuia (Extended selection).

OVR specifica activarea modului de suprascriere.

WPH activeaza Help-ul pentru utilizatorii editorului de texte WordPerfect.

O caracteristica importanta care a dus la impunerea acestui produs este capacitatea de a recunoaste texte create cu alte tipuri de procesoare de text prin conversii de format permitand o tranzitie rapida de la procesoare diferite sau versiuni anterioare.

Crearea unui document nou.La fiecare lansare in execztie programul Word creeaza un nou document.Crearea unui document nou se realizeaza prin optiunea File►New.

Editarea unui document.Scrierea manuala a textului se face conform regulilor uzuale, folosind tastatura ca dispozitiv periferic de intrare. Tasta Enter va fi apasata numai la sfirsit de paragraf, programul Word va trece automat la rindul urmator. Pentru a scrie cu majuscule se pot folosi tastele CapsLock sau Shift.Stergerea unui caracter sau mai multor caractere succesive se poate face prin pozitionarea cursorului imediat dupa ultimul caracter de sters si apasarea tastei Backspace pina se sterg toate caracterle dorite.Aceasi operatie poate fi efectuata si cu tasta Delete, care sterge din pozitia cursorului.

Editarea caracterelor si controlul afisarii pe ecran a documentelor

Scrierea textelor se face implicit cu litere mici; daca se doreste scrierea cu majuscule, se va actiona in prealabil tasta Capslock sau simultan cu tasta caracterului respectiv se apasa si tasta Shift.

Stergerea unui caracter sau a mai multor caractere succesive se face prin pozitionarea cursorului imediat dupa ultimul caracter si apasarea tastei Backspace, pana se sterg toate caracterele dorite. Operatia poate fi efectuata si cu tasta Delete, caz in care cursorul se va pozitiona inainte de caracterul ce se doreste a fi sters.

In cazul in care s-a marcat un bloc pentru stergere, se apasa tasta Delete o singura data sau optiunea Cut.

Inserarea unui text se face dupa ce cursorul a fost pozitionat la dreapta locului de inserare. In general, este activ modul de inserare. Daca se doreste suprascrierea, aceasta se realizeaza prin selectarea optiunii OVR de pe linia de stare. Reactivarea sa se face repetand operatia anterioara.

Formatarea caracte relor si a paragrafelor

Formatarea unui document presupune formatarea caracterelor, paragrafelor, sectiunilor, setarea paginilor si alegerea stilului de lucru.

Procesorul de texte permite utilizarea diferitelor seturi de caractere, ce include o serie de caracteristici, cum  sunt:

*fontul;

*stilul de afisare ( normal, inclinat, ingrosat );

*dimensiunea caracterelor;

*eventualele atribute ( subliniat, taiat, scrierea ca exponent sau indice, scrierea cu majuscule );

*culoarea de afisare;

*spatiul dintre caractere.

In orice document fontul este constituit din trei elemente: "fata" fontului ( Times New Roman, Courier etc), stilul fontului (regular, bold, italic) si dimensiunea fontului in puncte (cpi- character per inch).

Numarul si varietatea fonturilor disponibile depind de performantele imprimantei folosite si de existenta fonturilor True Type, care sunt generate grafic si pot fi tiparite doar de imprimantele ce suporta tiparirea gafica.

Exista posibilitatea de a formata un text existent sau de a formata textul pe masura ce este introdus. In primul caz se va selecta textul, apoi se aleg optiunile de formatare dorite, iar in al doilea caz se vor selecta mai intai optiunile de formatare, se introduce textul, pentru ca apoi sa revina, eventual la optiunile initiale.

a) Formatarea caracterelor (litere, numere, simboluri etc) se realizeaza prin intermediul meniului Format, optiunea Font, la alegerea careia va aparea caseta de dialog cu acelasi nume.

b)Formatarea paragrafului

Paragraful reprezinta o portiune de text incadrat de doua coduri "sfarsit de paragraf". Introducerea in text a unui asemenea cod se face prin actionarea tastei <Enter> .

Alinierea pe orizontala a textului se poate realiza:

La stanga, cand primul caracter al fiecarei linii este pozitionat la marginea din stanga (a paginii, a coloanei, a celulei tabelului, a fragme-ului), partea din dreapta din dreapta a paragrafului fiind nealiniata;

Pe centru, cand textul fiecarei linii a paragrafului este pozitionat la mijloc intre marginile laterale;

La dreapta, situatie in care ultimul caracter al fiecarei linii a paragrafului este pozitionat la marginea dreapta;

La ambele margini, cand primul caracter al fiecarei linii a paragrafului este pozitionat la marginea stanga, iar ultimul caracter la marginea dreapta.

Spatiul dinainte si dupa paragraf este un spatiu suplimentar care se adauga spatiului normal dintre paragrafe, egal cu spatiul dintre linii.

Indentarea sau introducerea mai in interior a textului paragrafului:

Ø      indentare la stanga, cand textul paragrafului este introdus in interior fata de marginea stanga;

Ø      indentarea la dreapta, cand textul paragrafului este adus in interior fata de marginea dreapta.

Asezarea textului in pagina

Pentru aliniere se vor parcurge urmatorii pasi:

se selecteaza blocul de text care urmeaza sa fie aliniat;

se efectueaza clic pe butonul (din bara cu butoane) corespunzator alinierii dorite.

Pentru efectuarea unor operatii de editare a documentelor (mutare, copiere, stergere, aliniere etc) care vizeaza anumite portiuni de text (blocuri), este necesara selectarea (marcarea) acelor zone din document, asupra carora se va executa ulterior o operatie de editare; zonele de text vor aparea in video invers pe ecran.

Pentru stabilirea unor formate de pagina la nivel de sectiune, se va muta cursorul in interiorul sectiunii respective, dupa care se va alege optinea Page Setup din meniul File.

Formatarea paginilor are efectul cu intinderea cea mai larga, deoarece stabilirea caracteristicilor paginilor se refera la intregul document; formatarea se poate referi si doar la paginile unei anumite sectiuni sau inainte/dupa pozitia cursorului etc. Operatiile ce vizeaza stabilirea acestor parametri se incadreaza pe nivelul document al procesului de tehnoredactare.

Dupa crearea documentului, inainte de inchiderea lui sau deschiderea altui document, se va salva prima data cu ajutorul comenzii Save.

Salvarea unui document. Pentru salvarea documentului curent in editare se alege optiunea File►Save sau se executa clic pe butonul Save de pe bara de pictograme.La prima salvare a documentului nou, programul Word va deschide o caseta de dialog SaveAs, cerind informatii despre discul si catalogul in care sa salveze fisierul si sub ce nume(Drives, Directories, FileName).

Deplasare in documentul scris se poate face cu mouse-ul in zona de lucru, sau actionind cu mous-ul sagetile pe bara verticala sau orizontali de derulare.Pozitionind cursorul mouse-ului intr-o anumita pozitie in cadrul textului si realizind un clic simplu, cursorul de editare ( punctul de insertie) se muta in punctul rspectiv.

Tiparirea unui document Tiparirea unui document la imprimanta se poate realiza direct din programul Microsoft Word Pentru tiparire se pune imprimanta in functie (ON LINE), apoi se alege optiunea File/Print.

Iesirea din programul Word Iesirea din programul Word se face fie executand clic pe File in bara de meniu si apoi executand clic pe Exit (iesire), fie inchizand fereastra executand dublu clic pe butonul W din coltul din stanga sus al ferestrei Word, sau apasand tastele Alt + F4, sau executam clic pe butonul Xdin coltul din dreapta sus. Acum programul Word intreaba daca se doreste salvarea documentului. Se executa clic pe butonul Yes daca se doreste acest lucru.

Bazele tenhoredactarii .Tehnoredactarea computerizata se realizeaza pe trei nivele, dupa cum urmeaza:

- nivelul document. Aici se stabilesc caracteristicile globale ale documentului(File►PageSetup), cum sunt formatul paginii (A3, A4. A5, Letter etc.), marginile acestuia (dreapta, stanga, sus si jos), eventualele antete si subsoluri de pagina la nivel de document (numerele de pagina, titlul capitolului, paragrafului, afisat pe fiecare pagina etc );

- nivelul paragraf. La acest nivel se stabilesc caracteristicile fiecarui paragraf in parte. In cadrul editarii computerizate notiunea de paragraf are un alt sens fata de cea din literatura. Aici paragraful reprezinta portiunea de text aflata intre doua Enter, adica de la inceputul unui alineat si pana la urmatorul. La nivelul paragraf se stabilesc atributele paragrafelor, ca de exemplu: tipul de caractere folosit pentru intregul paragraf, dimensiunea acestora, eventualele deplasari inspre interior sau exterior, dimensiunea si tipul alineatului (prima linie mai interior sau exterior). modul de aliniere a paragrafuhii (la stanga, la dreapta, pe centru sau la ambele margini);Stabilirea a fiecarui parametru al paragrafelor in Word for Windows se face, dupa selectarea paragrafelor, prin alegerea optiunii Paragraf din submeniul Format.

- nivelul caracter. La ultimul nivel se lucreaza asupra grupurilor de caractere din interiorul paragrafelor, pentru obtinerea unor efecte de tipul: scoaterea in evidenta a unor nume proprii, cuvinte cheie, citate, prin subliniere, ingrosare, inclinare, schimbare a dimensiunii caracterelor etc.

Exista o serie de operatii care nu pot fi incadrate in nici unul dintre aceste trei nivele. cum ar fi: incarcarea imaginilor, realizarea indexului si a cuprinsului etc., operatii care se executa, de obicei, dupa trecerea prin toate cele trei nivele.

Tehnoredactarea la nivel de caractere

Dintre caracteristicele specifice nivelului caracter fac parte:

- tipul de caractere (Fontul), care determina multimea de caractere si aspectul lor grafic;

- dimensiunea caracterului (Size) care se masoara de obicei in puncte;

- stilul pentru caracter (Font Style), adica modul in care va fi scris caracterul:

scriere normala (Regular);

stilul ingrosat (aldin) de afisare (Bold);

stilul inclinat (Italic); .

- efectul pentru caractere (Effects), adica prelucrari, transformari si adaugari ale textului. Dintre ele, mai importante sunt:

taierea printr-o linie (Strike through). Ex: caracter ;

scrierea ca exponent (Superscript). Ex: ^exponent;

scrierea ca indice (Subscript). Ex: _indice;

scrierea cu caractere majuscule de dimensiunea minusculelor (Small Caps). Ex: caracter;

- spatieri intre caractere (Character Spacing), adica modul de scriere normala (Normal), scriere expandata (Expanded) sau scriere condensata (Condensed).

Tehnoredactarea la nivel de caracter in Word se efectueaza cu ajutorul meniului Format, optiunea Font. Alegerea fontului, a dimensiunii, a raodului de scriere: bold, italic sau subliniat, sau a pozitiei caracterului se pot face si cu ajutorul pictogramelor corespunzatoare din bara de aspect.

Deschidearea si inchiderea unui document.Deschiderea unui document creat anterior se realizeaza cu optiunea File►Open sau cu pictograma corespunzatoare din bara pictogramelor.Apare o caseta de dialog unde se executa clic pe numele fisierului pentru al selecta din catalogul respectiv sau in cimpul de editare FileName, se introduce de la tastatura numele fisierului si se executa clic pe butonul Open pentru a confirma deschiderea fisierului dorit.Inchiderea unui document, ceea ce anuleaza si aparitia lui pe ecran, se realizeaza cu optiunea File►Close.

Selectarea, copierea, mutarea si stergerea unui text se efectueaza analog ca la Excel.

Stabilirea pozitiilor fixe de scriere in cadrul unui rind. Tabulatori.Un tabulator este asociat unei pozitii in care va fi deplasat cursorul prin actionarea de catre utilizator a tastei Tab. Astfel, la prima apasare a tastei Tab cursorul va fi mutat la pozitia asociata primului tabulator, la a doua apasare in cadrul aceluiasi paragraf se va face la pozitia asociata celui de-al doilea tabulator si asa mai departe.Programul Word a mai adaugat posibilitatea trasarii unor linii de ghidare punctate intre pozitiile fixe de scriere din cadrul unui rind.Stabilirea pozitiilor fixe de scriere se poate face prin intermediul meniului. Se alege Format►Tabs, deschizindu-se astfel pe ecran fereastra de dialog cu acelasi nume. In fereastra Tabs se stabilesc tabulatorii doriti.Se executa clic pe butonul SET pentru a confirma programului Word alegerea optiunilor respective. Pentru a sterge un tabulator (dupa ce acesta a fost selectat in lista TabStopPosition) se va actiona declansatorul Clear.

Stabilirea pozitiilor fixe de scriere cu ajutorul riglei de masura:Se executa clic pe butonul de alegere a tipului de pozitionare (TabPosition), care se afla in stinga riglei de masura, de cite ori este nevoie, pina ce butonul indica modul de pozitionare dorit.In continuare se executa clic simplu pe rigla de masura pe marcajul corespanzator distantei dorite.

Crearea sectiunilor.Prin sectiune se intelege o zona continua in cadrul unui document, la nivelul careia se pot formata intr-un anumit mod caracreterle, paragrafele, marginile, orientarea paginilor etc.O sectiune permite aranjarea in pagina a unei portiuni a documentului, utilizind alte optiuni privind caracteristicile de pagina, dacit in restul documentului.Stabilirea sectiunilor se reduce la plasarea marcatorilor de sfirsit de sectiune in pozitiile dorite, in cadrul unui document, urmind ca apoi sa se stabileasca formatul paginii pentru fiecare in parte. Pentru stabilirea unor formate de pagina la nivel de sectiune se muta cursorul in interiorul sectiunii respective, dupa care se alege optiunea File►PageSetup. In fereastra cu acelasi nume, in partea inferioara, se afla lista ascunsa ApplyTo, care stabileste zona din document la care se refera optiunile introduse in fereastra.Alegind din aceasta lista elementul ThisSection, optiunile stabilite in fereastra PageSetup se vor referi doar la sectiunea curenta, in care se afla cursorul.

Scrierea textului in coloane.Aranjarea unui text pe coloane, in Word, se face prin lansarea comenzii Format►Columns, fiind deschisa fereastra cu acelasi nume.Urmeaza ca utilizatorul sa indice numarul de coloane in care se va imparti textul prin NumberOfColumns; latimea fiecarei coloane prin Width and Spacing, iar distanta printre ele prin Spacing. Comutatorul EqualColumnWidth, in starea activat, determina calcularea automata a unor latimi egale pentru toate coloanele.Pentru introducerea unui salt la coloana noua, la pozitia cursorului se foloseste comutatorul StartNewColumn din dreapta jos al ferestrei de dialog. Lista ascunsa ApplyTo: determina portiunea de text supra careia se aplica impartirea pe coloane stabilita in fereastra de dialog Columns.

Introducerea de caractere speciale in text. Un set de caractere reprezinta un grup de 256 de caractere.In Windows exista o aplicatie numita CharacterMap prin intermediul careia pot fi vizualizate toate caracterele seturilor instalate in sistem, impreuna cu codurile asociate lor.Folosind aceasta aplicatie pot fi copiate in document orice caractere, din orice set instalat in sistem, folosindu-se ca intermediar Clipboard-ul.Word poseda propria sa metoda de introducere in text a unor caracter speciale, simboluri, punind la dispozitie meniul Insert►Symbol. Sectiunea Symbols a acestei ferestre este folosita pentru introducerea in text a unor caractere din seturile: Normal, Symbol, Wingdings.Realizindu-se un clic simplu pe un caracter, acesta este selectat, urmind ca la actionarea butonului Insert sa fie introdus in text la pozitia cursorului.

Fereastra Symbol este inchisa la actionarea butonului Close.

Crearea ecuatiilor.Pentru crearea unei ecuatii, se pozitioneaza mai intii cursorul in locul unde se doreste inserarea ecuatiei, apoi se porneste editorul de ecuatii cu comand Insert►Object. Se va deschide o fereastra cu numele Object.In aceasta fereastra se actioneaza butonul CreateNew, indicind astfel word-lui ca se doreste crearea unei ecuatii noi, apoi din lista de tipuri (ObjectType) se alege optiunea MicrosoftEquation 3.0 si se va apasa butonul Ok sau tasta enter.Lansarea editorului de ecuatii determina deschiderea unei ferestre Equation care contine un grup de butoane pentru inserarea elementelor specifice ecuatiilor.Textul se introduce in ecuatii fara spatii exceptind cazul cind este selectata optiunea TextStyle din meniul Style afisat la lansarea editorului de ecuatii.Pentru parasirea editorului de ecuatii revenirea in editarea documentului Word, se realizeaza un clic simplu cu mouse-ul in afara cadrului ecuatiei.Ecuatia poate fi marita, micsorata, mutata, etc, fie direct cu mouse-ul prin tastarea butoanelor delimitatoare ale cadrului ecuatiei, fie prin intermediul ferestrei Picture din submeniul Format. Pentru a insera in ecuatie o matrice se apasa pe butonul corespunzator aflat pe a doua linie si se selecteaza din sublista afisata optiunea de pe ultima linie ceea ce va genera aparitia unei ferestre cu numele Matrix. Se selecteaza una din optiunile ColumnAlign pentru a alinia numerele in coloane si optiunile RowAlign pentru a alinia numerele in linii. In caseta Columns se introduce numarul de coloane, iar in caseta Rows se introduce numarul de linii. Optiunile EqualColumn Width si EqualRowHeight specifica faptul ca liniile si coloanele vor avea aceiasi dimensiune. Dupa apasarea butonului OK se introduc simbolurile dorite in casetele inserate in ecuatie.

Supradimensionarea primului caracter al paragrafului.Supradimensionarea primului caracter (DroppedCapitalLetter) inseamna scrierea primului caracter al paragrafului cu o dimensiune mai mare de cit restul caracterelor al aceluiasi paragraf.Pentru a realiza acest efect se selecteaza paragraful in cauza, apoi se alege Format►DropCap, ceea ce duce la aparitia pe ecran a ferestrei cu acelasi nume.In sectiunea Position se indica modul in care restul textului va ocoli cadrul primului caracter.Fontul cu care va fi afisat primul caracter marit este selectat din lista ascunsa Font. Numarul de rinduri peste care se intinde primul caracter este dat de valoarea din cimpul Lines to Drop. Distanta de la latura dreapta a cadruluzi pina la partea din stinga a textului paragrafului se introduce in cimpul de editare Distance from text.

Atasarea chenarelor unei zone de text.Umbrirea.Un chenar este dreptunghiular si inconjura paragraful sau o zona din document.Liniile chenarului pot fi alese ca grosime sau culoare dupa dorinta utilizatorului. Toate acestea se stabilesc (dupa selectarea zonei) in fereastra Paragraf Borders and Shading, care va fi deschisa la alegerea optiunii Format►Borders and Shading. Prin sectiunea Borders se va indica tipul chenarului care va inconjura, total sau partial, zona de text selectata anterior. Cu ajutorul sectiunii Shading se va alege modul de scriere a textului, fondului, chenarului.

Numerotarea paragrafelor si titlurilor. Paragrafele pot fi numerotate sau marcate cu un semn special in stinga lor. Pentru aceasta se vor selecta paragrafele care fac obiectul enumerarii, apoi Format►Bullets and Numbering, declansind aparitia unei ferestre cu acelasi nume. Actionarea butonului Bulleted din partea superioara a ferestrei va afisa exemple de caractere speciale utilizate pentru marcaje. Daca se doreste un alt tip de marcaj sau editarea intr-un anumit mod al marcajului, se selecteaza butonul Modify ceea ce aduce la deschiderea ferestrei ModifyBulleted List in care vom indica modificarile. Crearea mai rapida a paragrafelor marcate cu un caracter special sau numerotate, se poate obtine folosind butonul Bulets respectiv butonul Numbering din bara de aspect. Stergerea marcajelor sau numerelor se realizeaza cu ajutorul butonului Remove din fereastra respectiva.

Aranjarea textului. Programul Word are citeva modele prestabilite incluse in documentele create, cel implicit fiind modelul Normal. Pentru crearea stilurilor noi se va apela Format►Style, ceea ce va produce aparitia pe ecran a unei ferestre de dialog cu acelasi nume.Aplicarea unui stil asupra unui paragraf se realizeaza prin pozitionarea cursorului de editare in interiorul paragrafului respectiv, selectarea stilului dorit din lista Styles si actionarea butonului Apply. Crearea unui stil nou se realizeaza prin alegerea optiunii New din fereastra Styles, operatie care determina deschiderea altei ferestre cu numele NewStyle.

Numerotarea paginilor. Antete si subsoluri. Un antet de pagina este o portuine de text care va aparea la inceputul fiecarei pagini a documentului, iar subsolul de pagina este o porsiune de text care va aparea la sfirsitul fiecarei pagini a documentului. Exemple: titlul de capitol sau paragraf si autorul afisat pe fiecare pagina a unei carti. Editarea continutului antetului si (sau) subsolului se face prin alegerea optiunii View►Header and Footer, dupa care cursorul este pozitionat in zona rezervata antetului sau subsolului si pe ecran este afisata o bara utilitara, folosita la editare. Trecerea din zona rezervata antetului in cea rezervata subsolului si invers este posibila prin intermediul butonului din aceasta bara utilitara sau printr-un clic simplu pe zona respectiva. Introducerea numarului de pagina in zona antetului sau in zona subsolului se efectueaza cu optiunea Insert►Page Number din submeniul, care produce afisarea pe ecran a unei ferestre cu acelasi nume.

Creare tabelelor. Un tabel este format din linii si coloane, la intersectia acestora gasindu-se celulele in care se introduce continutul tabelului. Exista doua moduri de creare a unui tabel:

Mai intii se creaza structura, dupa care aceasta se umple cu text, introdus manual de la tastatura de catre utilizator.

Mai intii se introduce textul tabelului intr-un anumit format, dupa care acesta se transforma intr-un tabel prin crearea automata a structurii respective.

Crearea unui tabel simplu se face prin lansarea comenzii Table►Insert Table, deschizindu-se astfel pe ecran ferestra cu acelasi nume. Utilizatorul ve trebui sa indice in aceasta fereastra numarul de linii Number.

Tabele

Tabelele din programul Word ne permit sa ne organizam textul in forma de linii si coloane. Intersectia dintre o linie si o coloana se numeste celula. Fiecare celula dintr-un tabel poate contine orice fel de text sau aranjare. De fapt, o celula dintr-un tabel poate contine orice in afara unui alt tabel.

Pentru a crea un tabel intr-un document, executam clic pe cursor acolo unde dorim sa asezam tabelul. Apoi, deschidem meniul Table (Tabel) si selectam comanda Insert Table (Insereaza Tabel). In caseta de dialog Insert Table, stabilim cate linii si coloane sa contina

tabelul (putem ajusta aceste numere mai tarziu, din nou). In caseta Column Width (Latimea Coloanei), selectam o latime pentru coloanele tabelului. Selectam Auto daca dorim ca latimea paginii sa impartita in mod egal in numarul de coloane ales. Executam clic pe butonul OK si in documentul nostru va fi inserat un tabel gol.

Pentru a scrie intr-o celula executam clic in interiorul celulei. Apoi putem prelucra un text in ea ca si cum am face prelucrari in orice alta parte din document. Daca avem de introdus un text mai lung, acesta va fi scris pe mai multe linii in interiorul aceleiasi celule astfel incat sa incapa in latimea celulei. Iata o diagrama cu anumite combinatii de taste speciale care ne ajuta sa ne deplasam prin tabel.

Deplasarea prin tabel

Apasam Pentru

Tab Deplasare in celula urmatoare din linie

Shift+Tab                        Deplasare in celula anterioara din linie

Alt+Home                       Deplasarea in prima celula din linia in care ne aflam

Alt+PgUp                        Deplasare in celula din varful coloanei in care ne aflam

Alt+End              Deplasare in ultima celula din linia in care ne aflam

Alt+PgDn                        Deplasare in ultima celula din coloana in care ne aflam

Putem sterge foarte simplu continutul unei celule selectand-o si apasand tasta Del. Putem sterge, de asemenea, toate coloanele si liniile. Pentru aceasta selectam orice celula si coloana pe care vrem sa o stergem. Deschidem meniul Table si selectam Delete Cells (Sterge Celule). In caseta de dialog, selectam Delete Entire Row (Sterge Linie Intreaga) sau Delete Entire Column (Sterge Coloana Intreaga). Executam clic pe butonul OK si linia sau coloana va disparea. Celelalte linii si coloane se vor deplasa pentru a le ocupa locul.

Pentru a insera o linie sau o coloana in tabel, ne deplasam pana la celula in dreapta careia vrem sa adaugam o coloana sau sub care vrem sa adaugam o linie. Apoi deschidem meniul Table si selectam Table Select Row (Selecteaza Linie Tabel) sau Table Select Column (Selecteaza Coloana Tabel). Atunci cand este selectat totul, deschidem meniul Table din nou si selectam Insert Columns (Insereaza Coloane) sau Insert Rows (Insereaza Linii) pentru a insera instantaneu o linie sau o coloana noua. (Putem insera o linie noua la sfarsitul unui tabel apasand doar tasta Tab din ultima celula).

Daca dorim sa marim latimea coloanei, putem utiliza cursorul mousului pentru a trage de marginea coloanei pana la noua ei dimensiune. Asezam cursorul mousului pe marginea din dreapta a coloanei si tragem de ea pana la latimea pe care o dorim. Daca preferam o metoda mai riguroasa, selectam intreaga coloana executand clic pe capatul de sus al primei celule din coloana, deschidem meniul Table si selectam Cell Height and Width (Inaltimea si Latimea Celulei). In caseta de dialog care apare, executam clic pe eticheta Column (Coloana) pentru a o aduce in fata casetei. Tastam latimea dorita in caseta de text Width of Column (Latimea Coloanei) sau utilizam sagetile in sus sau in jos pentru a stabili latimea. Executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter atunci cand am terminat.

Adaugarea chenarelor la tabel

Putem chiar sa adaugam si chenare tabelelor. Pe ecran, programul Word ne prezinta celulele din tabele separate de linii de grila, dar aceste linii de grila nu apar atunci cand tiparim documentul. Putem adauga propriile linii sau alte tipuri de chenare. Pentru aceasta, plasam reperul de inserare oriunde in interiorul tabelului. Deschidem meniul Table si selectam comanda Select Table (Selecteaza Tabel). Deschidem meniul Format si selectam comanda Borders and Shading (Chenare si Hasuri). In caseta de dialog Borders and Shading executam clic pe eticheta Borders pentru a aduce in fata casetei optiunile respective.

In sectiunea Presets (Prestabiliri), selectam None pentru a sterge o grila sau un chenar, selectam Border (Chenar) pentru a adauga un chenar tabelului, sau selectam Grid (Grila) pentru a adauga un chenar in jurul tabelului si linii de grila intre celule. In sectiunea Line (Linie), selectam grosimea liniei pe care vrem sa o folosim. Atunci cand suntem multumiti cu alegerile facute, executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter. Tabelul va avea la tiparire un chenar sau o grila.

V Microsoft Excel

Introducere

Excel produs al firmei Microsoft esta destinat tratarii datelor in forma tabelara(asa numita foaie electronica de calcul - Spreadsheet) cit si prezentarii grafice a informatiei.Pe linga aceasta Excel este dotat cu o functie pentru tratarea datelor tabelei ca baza de date.

EXCEL este un pachet de programe, care serveste pentru prelucrarea datelor organizate in forma de tabel.

Lansarea lui Windows si Excel

Sistemul lanseaza in mod automat W95.In W95 veti identifica butonul Start, pentru a rula programul Excel porniti de la acest buton. Plasati cursorul mouse-ului pe butonul Start si efectuati clic pentru al selecta. Apoi in continuare in acelasi fel selectati Programs>Microsoft Office>Microsoft Excel.Programul va fi lansat si pe ecran va aparea o foaie de lucru goala.Aceasta este reprezentata printr-o fereastra document intitulata Microsoft Excel Book 1.

Structura ferestrei Excel:

1. Bara de titlu

2. Bara de meniuri

3. Bara cu instrumente standart

4. Bara de formatare

5. Bara formulelor

6. Spatiul de lucru

7. Bara cu denumirile foielor de calcul

8. Bara de stare

9. Barele de derulare verticala si orizontala.

Ce trebuie sa stiti despre o foaie de lucru. O foaie de lucru este alcatuita din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulile sint dispuse pe rinduri si coloane. Coloanele sint etichetate de la stinga la dreapta cu literele de la A la I, rindurile sint numerotate, de sus pina jos, cu numerele de la 1 la 16. Fiecare celula din foaie este unic determinata de litera coloanei si numarul rindului pe care se gaseste de exemplu:A1. Acest indicator se numeste adresa celulei. Celula in care sunteti pozitionat la un moment dat poarta numele de celula activa si este inconjurata de un contur.

Selectarea unei celule.In Excel va trebui sa selectati celula in care doriti sa scrieti si apoi sa introduceti date in aceasta. Selectarea se face prin efectuarea unui clic pe celula dorita.

Introducerea datelor.Asigurati-va ca aveti marcata celula dorita si tastati in ea numerele necesare. Cifrele sau datele numerice au aparut si in bara de formule situata imediat deasupra foiei de lucru. La capatul din stinga al acesteia sunt plasate 4 butoane printre care x- are semnificatia 'cancel'(=Esc) si ? - are semnificatia 'enter' sau 'confirm'.

Insumarea valorii numerice. Dupa ce ati introdus mai multe date in foaie a sosit momentul sa le insumati. Se procedeaza astfel: 1. Efectuati clic pe celula care va contine totalul.

2. Efectuti clic pe butonul AutoSum aflat in bara de instrumente.

3. In bara de formule efectuti clic pe butonul ? pentru a accepta formula introdusa de AutoSum.

Totalul va fi inserat in celula selectata.

Salvarea foiei de lucru.

1. Selectati File>Save,

2. Pe ecran apare cutia de dialog Save As. Programul stabileste im mod automat numele de fisier BOOK 1. Dvs puteti tasta numele dorit in caseta de editare File Name.

3. Efectuati clic pe butonul Save.Daca deja ati dat un nume fisierului registrului dvs, nu mai esta nevoia sa utilizati comanda File>SaveAs. Puteti salva fisierul printr-un singur pas: efectuati clic pe butonul Save din bara de instrumente.

Parasirea programului.

File>Exit.

Redeschiderea unui registru. File.In partea de jos a meniului File intilnim o lista a celor mai recente fisiere cu care ati lucrat. Eectuati clic pe fisierul dorit pentru al redeschide. Daca acest fisier nu apare in lista respectiva, selectati Open din meniul File. Veti intilni o cutie de dialog Open de unde puteti selecta numele de fisier dorit.

Formatarea datelor. Puteti modifica formatul numeric al unei celule sau a unei zone intregi selectate efectuind clic pe unul din cele 5 butoane in bara de instrumente ($,% ,s. a.).Asa putem formata nr ca valori monetare. Modificarea formatului celulei in cel de data calendaristica se efectueaza astfel: Format>Cells(ne pune la dispozitie citeva grupuri de optiuni)>Number>Date>Type>OK.Astfel putem tasta datele intr-o varietate de formate, insa dupa ce apasam Enter, datele vor fi afisate dupa maniera selectata. Optiunea Format Cells poate aparea si prin apasarea butonului din dreapta a mouse-ului.

Selectarea unui domeniu. Un bloc de celule poarta denumirea de domeniu. Selectarea se efectueaza prin mentinerea butonului apasat in timp ce deplasati mouse-ul pe foaie.In loc sa efectuati selectia prin deplasarea cursorului, puteti urma pasii de mai jos: mentinind apasata tasta Shift efectuati clic pe celula de ex. H14(prin acest procedeu selectati zona A1:H14). Puteti selecta mai multe celule sau domenii - chiar daca acestea nu sunt adiacente - pentru ca apoi sa operati un singur set de modificari ale aspectului: efectuati clic pe celule mentinind apasata tasta Ctrl.

Etichetarea coloanelor.Se efectueaza prin tastarea etichetelor, apasind dupa fiecare dintre acestea Enter(Ex:Magazine,vinzari,simestre).Registrul nostru ar fi mai atractiv daca etichetele ar fi situate in centrul celulelor. Se obtine cu ajutorul butoanelor (aliniere la stinga,centrare, aliniere la dreapta) din bara de instrumente.

Atribuirea unui nume foii de lucru. La baza ecranului documentului observam rinul de taburi. Fiecare tab reprezinta o foaie din registru. Inainte de a salva registrul putem inlocui numele foii Sheet 1cu unul mai sugestiv (magazine,vinzari).Se procedeaza: 1. Dublu clic pe Sheet 1.Va aparea cutia de dialog Rename Sheet .

2.Tastam numele dorit.

4. OK. Noul nume va aparea pe tab-ul corespunzator foii.

Introducerea unei formule

1. Selectam celula.

2. Tastam fomula (Ex: =E3-C4+D4)

3. Efectuam clic pe butonul de confirmare.Rezultatul acestui calcul este trecut in celula selectata.

In urma efectuarii unei formule pot aparea o multime de semne ###.Acest semn este indicatorul depasirii de celula, el neavind semnificatia vreunei erori.Prin aceasta Excel va anunta ca celula este prea ingusta pentru a afisa integral valoarea numerica stocata in ea.Puteti depasi acest neajuns reglind latimea coloanei. Se procedeaza astfel: mutati cursorul in linia antetelor de coloana si pozitionatil pe linia de separatie dintre coloane. Forma cursorului se va modifica intr-o sageata dubla. Cu cursorul astfel pozitionat efectuati dublu clic.Excel va regla automat latimea coloanei.

Utilizarea facilitatii PasteFunction:

1. Executati dublu clic pe celula care doriti sa apara functia.

2. Executati clic asupra butonului PasteFunction.

3. Selectati categoria functiei.

4. Selectati functia.

5. Executati clic asupra butonului OK.

6. Introduceti argumentele functiei (coordonatele celulelor).

7. Executati clic asupra butonului OK.

Multiplicarea unei formule cu AutoFill

1. Avind celula selectata, pozitionati cursorul mouse-ului in coltul din drepta jos al acestei celule(acesta va deveni cursor de incarcare).Forma cursorului va fi cea a unui semn plus ingrosat.

2. Deplasati cursorul de incarcare de-a lungul celulelor.

3. Eliberati butonul mouse-ului. Cind eliberati butonul mouse-ului dupa deplasarea cursorului de incarcare formula din celula initiala este copiata in fiecare celula a zonei selectate. Totusi formula nu este copiata ca atare. In fiecare celula, referintele din formula au fost rectificate , sau incrementate in mod automat de catre Excel, astfel ca rezultatul final sa fie cel pe care il asteptati.Ori de cite ori vom introduce date noi in tabel, programul automat va schimba cifrele ce reprezinta suma sau alte formule.

Separarea unei ferestre. Daca foaia este destul de mare si este dificil sa defilati intruna foaia de sus in jos si invers, Excel are o solutie comoda pentru aceasta problema:

1. Selectati o celula

2. Din meniul Windows, selectati Split.Aveti in fata doua imagini separate ale acestei foi, separarea efectuindu-se imediat deasupra celulei selectate.

Largirea coloanelor sau liniilor.

Format> Column> Width

Format> Row > Height

Definirea numelor de domenii. Fiecare domeniu poate fi specificat printr-un nume.Se procedeaza:

1. Deplasati cursorul mouse-ului pentru a selecta domeniul.

2. In bara de formule efctuati clic pe sageata Names.

3. Tastati numele dorit si apasati Enter pentru a mai scrie alte nume. Puteti inspecta lista tuturor numelor de domenii din foaie efectuind clic pe sageata Names.

Utilizarea facilitatii AutoFormat.Excel va pune la dispozitie o facilitate numita AutoFormat, care va permite sa aplicati propriilor foi de lucru aspecte predefinite.

1. Selectati domeniul din foaie care va trebui formatat.

2. Format>AutoFormat.Din Table format alegeti formatul dorit cu imaginea afisata alaturi.

3. Selectati OK spre a accepta alegerea si a inchide cutia de dialog.

Centrarea unei etichete de-a lungul coloanelor.

1. Selectati rindul care va contine eticheta.

2. Efectuati clic pe butonul CenterAcrossColumns din bara de instrumente.

Schimbarea fonturilor.

1. Selectati celula sau domeniul.

2. Efectuati clic pe butonul· din dreapta casetei Font din bara de instrumente.Apare o lista a fonturilor instalata in Windows.

3. Reglati bara de defilare pentru a vedea mai multe nume de fonturi.

4. Efectuati clic pe numele fontului dorit si inchideti caseta Font.

Schimbarea atributelor fontului.Puteti mari dimensiunea fontului (inaltimea caracterelor) - FontSize si adauga Bold,Italic.

Schimbarea culorii textului.In cazul cind dispunem de o imprimanta color putem schimba culoarea textului:

1. Selectati textul.

2. Efectuati clic pe butonul ·din caseta FontColor. Va aparea o paleta de culori.

3. Efectuati clic pe coluarea dorita si inchideti paleta.

Selectarea unui contur de celula.:

1. Selectati domeniul

2. In bara de instrumente efectuati clic pe butonul·aflat in dreapta butonului Borders.Va aparea o varietate de linii de contur din care va puteti alege una.

Selectarea efectului de umbrire a celulei.

1. Selectati domeniul

2. Efectuati clic pe butonul ·al instrumentului Color din bara de instrumente. Va aparea o caseta de culori. Selectati o culoare.

3. Efectuati clic pe orice celula din afara selectiei pentru a elimina marcajul luminos si a vedea efectul de umbrire.

Modificarea unor date existente se poate face daca:

1. Executati dublu clic asupra celulei al carei continut doriti sa-l modificati sau tastati F2.

2. Exacutati un clic Confirm pentru a stabili punctul de inserare a noilor date

3. Introduceti noile date

4. Executati clic pe ideograma Confirm sau apasati testa Enter.

ªtergerea partiala a unei date existente:

1. Executati un dublu clic asupra celulei al carei continut doriti sa-l modificati.

2. Executati un clic, si asa apasat, deplasati mouse-ul pentru a evidentia portiunea pe care doriti sa o stergeti.

3. Apasati tasta Delete.

4. Executati un clic pe confirm sau apasati Enter.

ªtergerea completa a datelor dintr-o celula cere ca sa:

1. Evedentiati grupul de celule al caror continut doriti sa-l stergeti

2. Executati un clic cu butonul din dreapta asupra grupului selectat.

3. Selectati comanda ClearContents din meniul contextual ce va aparea.

ªtergerea coloanelor, rindurilor si a celulelor:

1. Executati un clic cu butonul din dreapta asupra numelui coloanei (rindului).

2. Selectati optiunea Delete.

Inserarea unui rind sau coloane:Daca se insereaza un grup de celule puteti alege deplasarea celulelor existente catre dreapta sau in jos.

1. Se executa un clic pe numele coloanei sau rindului unde doreste ca sa apara o alta noua, utilizind butonul din dreapta al mouse-lui.

2. Se selecteaza optiunea Insert.

Inserarea unui grup de celule:

1. Selectati grupul de celule pe care doriti sa le inserati.

2. Executati clic asupra grupului de celule selectate, folosind butonul din dreapta al mouse-lui.

3. Selectati optiunea Insert.

4. Alegeti directia in care se vor deplasa celulele existente.

5. Ok.

Ascunderea coloanelor si a rindurilor.

1. Execztati un clic cu butonul din dreapta asupra titlului coloanei (rindului) pe care doriti sa o (il) ascundeti.

2. Selectati optiunea Hide.

Copierea si mutarea datelor cu Drag and Drop:

1. Selectati datele pe care doriti sa copiati.

2. Pozitionati indicatorul mouse -lui pe marginea grupui selectat.

3. Mentineti apasata tasta Ctrl, apasati pe butonul sting al mouse-lui si 'trageti' grupul spre zona noua.

4. Eliberati butonul mouse-lui.

Utilizind comenzile Copy si Paste:

1. Selectati datele pe care doriti sa le copiati.

2. Executati clic asupra butonului Copy din bara de instrumente.

3. Selectati prima celula din grupul de celule destinatie.

4. Executati clic asupra butonului Paste sau apasati Enter.

Mutarea se efectueaza in acelasi mod numai ca in loc de Copy utilizati butonul Cut din bara de instrumente.

Crearea diagramelor:

1. Selectati datele pe care doriti sa le reprezentati grafic.

2. Executati clic asupra butonului ChartWizard.

3. Selectati tipul diagramei si tastati Next.

4. Stabiliti sursa datelor si tastati Next.

5. Stabiliti optiunile diagramei si tastati Next.

6. Stabiliti foaia de calcul, unde se va afla diagrama si tastati Finish.

Sortarea:

1. Selectati zona care va fi ordonata. Pentru a ordona intreaga lista de date selectati toate celulile din lista.

2. Deschideti meniul Data si alegeti Sort.Va aparea caseta de dialog Sort.

3. Utilizati lista derulanta Sort by la selectia primei coloane dupa care vreti sa ordonati, dupa ce executati clic pe Ascending sau Descending pentru a indica modalitatea de ordonare.

4. Pentru a ordona dupa alte coloane, repetati pasul 3 pentru prima si a doua lista derulanta Then by.

5. Executati clic pe OK sau apasati tasta Enter.

Filtrarea:AutoFilter va permite sa afisati rapid numai un rup selectat de inregistrari ale bazei dvs de date:

1. Selectati intrega baza de date, inclusiv rindul utilizat la la titluri.

2. Deschideti meniul Data>Filter>AutoFilter.Excel va afisa in fiecare celula in partea de sus a bazei dvs de date butonul cu sageata al listei derulante.

3. Executati clic pe butonul listei derulante din rubrica pe care vreti sa o utilizati la filtrarea listei.

4. Selectati data pe care vreti sa o utilizati pentru a reduce lista dvs. La derularea listei puteti utiliza tastele cu sageti directionale sau puteti introduce primul caracter al numelui datei introduse pentru a va deplasa la ea.Actionati tasta Enter sau executati clic pe data cu ajutorul mouse-lui.

SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE - Realizarea aplicatiilor

O aplicatie este un sistem de programe proiectat pentru a efectua un ansamblu determinat de operatii asupra bazelor de date. Ea se compune din:

- programele propriu-zise (program principal, coordonator, programe pentru meniuri, ecrane, interogari, indexari, actualizari, rapoarte);

- bazele de date.

Executarea aplicatiei se realizeaza la doua nivele:

Interpretativ - cand un program numit "interpreter" ia fiecare enunt al aplicatiei, il traduce in cod intern si face analiza erorilor, il executa, apoi trece la urmatorul enunt.

Compilativ - cand intreaga aplicatie este tradusa de programul compilator intr-un cod intermediar, memorat pe disc, numit cod obiect, care este supus unei prelucrari suplimentare de catre editorul de legaturi pentru a obtine forma finala, executabila a aplicatiei. Executia se face sub controlul sistemului de operare.

Realizarea unei baze de date presupune:

analiza sistemului pentru care se construieste baza de date;

proiectarea structurii bazei;

incarcarea datelor in baza de date;

exploatarea si intretinerea bazei de date.

Realizarea efectiva a unei aplicatii presupune:

stabilirea temei;

analiza temei;

proiectarea aplicatiei;

codificarea aplicatiei;

testarea modulelor;

implementarea aplicatiei;

intretinerea aplicatiei.

Stabilirea temei

Tema este stabilita de beneficiarul aplicatiei, in raport de activitatile ce urmeaza a fi modelate.

b) Analiza temei

Analiza presupune identificarea tipurilor de informatii, a legaturilor dintre ele, a operatiilor necesare pentru gestionarea lor.

Rezultatul analizei se presupune:

descrierea datelor de intrare;

descrierea datelor pastrate in baza de date;

lista prelucrarilor efectuate asupra datelor;

descrierea informatiilor din rapoarte.

c) Proiectarea aplicatiei

In aceasta etapa, se realizeaza proiectarea structurii datelor si a structurii programelor. Proiectarea structurii programelor presupune detalierea modulelor necesare realizarii aplicatiei: module pentru crearea fisierelor, pentru introducerea datelor, pentru prelucrarea si extragerea rezultatelor, pentru tratarea erorilor etc. Aceste module sunt controlate si coordonate de programul principal, care are urmatoarea structura:

program principal

declarare tablouri globale

initializare variabile globale

salvare stare mediu initializari generale

SET PROCEDURE TO subprograme_comune

deschide fisiere comune

sfarsit = false

Executa            DO WHILE .NOT. sfarsit initializare dialog

un bloc             CLEAR SCREEN

de comenzi afiseaza mesaje de dialog

in cadrul                       preia optiunile utilizatorului

unei bucle         DO CASE Executa intre 10 CASE si

conditionata                  CASE activitate 1 ENDCASE; blocurile de

de o expresie                DO modul 1 comenzi in ordine, daca

logica.                          CASE activitate 2 expresia logica asociata

DO modul 2                            este adevarata.

OTHER WISE

SAY "optiune invalida"

ENDCASE

ENDDO

inchide fisierele comune

reface mediul

CLEAR SCREEN actiuni de incheiere

RETURN

d) Codificarea aplicatiei

Daca la c) nivelul de detaliere este de tip pseudocod, in aceasta etapa se scrie aplicatia intr-un limbaj specializat, cu respectarea regulilor impuse de acesta.

e) Testarea modulelor

In aceasta etapa se verifica modulele, se detecteaza si corecteaza eventualele erori, se face analiza cazurilor extreme, se proiecteaza testele.

f) Implementarea aplicatiei

Se construieste forma finala a aplicatiei prin integrarea treptata a modulelor functionale testate.

g) Intretinerea aplicatiei

Se inlatura erorile semnalate de utilizator in perioada de garantie, se modernizeaza aplicatia si se actualizeaza.

Utilizatorii unei baze de date

Uitlizatorii unei baze de date pot fi:

Utilizatori nespecialisti (conversationali) care au la dispozitie o forma de comunicare cu baza de date apropiata de vorbirea curenta;

Utilizatori specialisti care cunosc structura bazei de date;

Administratorul bazei de date este un utilizator special, care defineste obiectivele exploatarii bazei, imparte drepturile de acces ale utilizatorilor, elaboreaza conceptia de proiectie a bazei de date, raspunde de toate activitatile si operatiile referitoare la baza de date, ajuta la definirea cerintelor utilizatorilor etc.

Limbaje pentru baze de date

In cadrul SGBD, functiile de declarare si de manipulare a datelor sunt realizate cu ajutorul unor limbaje diferite.

a) Limbaje pentru definirea datelor (LDD)

Functiile LDD sunt:

realizeaza definirea entitatilor si a atributelor acestora prin nume, forma de memorare, lungime;

precizeaza relatiile dintre date si strategiile de acces la ele;

stabileste criterii diferentiate de confidentialitate;

defineste criterii de validare automata a datelor utilizate.

b) Limbaje pentru manipularea datelor (LMD)

Operatiile pe baze de date solicita un limbaj specializat, in care comenzile se exprima prin fraze ce descriu actiuni asupra bazei.

O comanda are urmatoarea structura:

operatia, care poate fi calcul aritmetic sau logic, editare, extragere, deschidere-inchidere, manipulare (introducere, adaugare, stergere etc.);

criterii de selectie (for, while, where etc.);

mod de acces (secvential, indexat etc.);

forma de editare

c) Limbaje pentru controlul datelor (LCD)

Controlul unei baze de date presupune:

asigurarea confidentialitatii si integritatii datelor;

salvarea informatiei in cazul unor defectiuni;

obtinerea unor performante;

rezolvarea unor probleme de concurenta.

d) Limbaje universale

Un limbaj universal se utilizeaza rar pentru gestionarea unei baze de date.

Interfata dintre utilizator si SGBD se realizeaza in doua moduri:

Cu ajutorul unui mecanism de apel inserat in programul aplicatie. Acest mecanism poate fi un CALL sau un alt cuvant cheie. Un SGBD care permite acest tip de mecanism se numeste SGBD cu limbaj gazda;

Cu ajutorul unor comenzi speciale, utilizate independent. In acest caz, SGBD se numeste autonom. Exista, totusi, o interfata speciala, care este capabila sa interpreteze comenzile limbajului de cereri.

MICROSOFT EXCEL- Crearea unei foi de lucru in EXCEL

Microsoft EXCEL este o aplicatie de calcul tabelar alaturi de Lotus 1-2-3 si Quatro Pro, utilizat pentru:

stocarea si prelucrarea eficienta a foilor de calcul in registre de calcul;

efectuarea calculelor numerice;

crearea rapoartelor si a diagramelor;

tratarea datelor tabelei ca baza de date.

In Microsoft Excel mediul de lucru il constituie un fisier registru de calcul care contine una sau mai multe foi de calcul. Este implementat sub sistemele de operare WINDOWS 3.x, WINDOWS for Workgroups, WINDOWS 95, WINDOWS NT, OS2, Apple OS/Macintosh, OS-400, AS-400, MVSE, IBM 9370.

Versiunea 4.0 utilizeaza notiunea de foaie de calcul tabelar (speadsheet); in Excel 5.0 conceptul este inlocuit de agenda de lucru (Workbook), iar paginile sunt diferentiate astfel:

pagini pentru calcul tabelar (Worksheet);

pagini dedicate histogramelor (Charts);

pagini cu cod conceput in Visual Basic sau in macrocomenzi.

Microsoft EXCEL pentru WINDOWS 95 are urmatoarele functii noi: - - Help cu index interactiv si functiuni noi;

Distribuirea electronica a documentelor in retea;

Corectarea automata a greselilor cu AutoCorrect;

Introducerea de comentarii intr-o foaie de calcul utilizand Cell Tips (Spatii in celula);

Nume lungi de fisiere;

Facilitati ale ferestrei de dialog Open;

Asocierea de informatii succinte fisierelor.

Fereastra aplicatiei Excel

Programul Excel se poate lansa astfel:

a/ Alegand Start a New Document din bara de scurtaturi Office, apoi dublu clic pe Blank Workbook (Registru gol) din pagina General a casetei de dialog New.

b/ Start-Programs-Excel

c/ Start-Windows Explorer-Excel

Fereastra aplicatie Excel se compune din:

Bara de titlu cu butoane de minimizare, restaurare si inchidere;

Bara de meniuri;

Bare cu instrumentele standard;

Bara zonei de referinta si a continutului celulei (zona de editare a formulei);

Butonul control aplicatie;

Butoanele de inchidere, restaurare, respectiv minimizare;

Bare de derulare orizontala si verticala;

Zona de lucru alcatuita dintr-o retea de celule, rezultat al intersectiei liniilor cu coloanele (implicit ele sunt echidistante), celulele avand aceeasi dimensiune.

In Excel, fereastra document este denumita fereastra registru.

Bar meniul superior

Un registru Excel reprezinta un grup de foi de lucru unite sub un singur nume, iar pe bara de derulare orizontala se gasesc etichetele aferente paginilor.

Registrul contine coloane etichetate cu litere si randuri etichetate cu numere. Fiecare foaie de calcul contine 256 de coloane si 16.384 de randuri. Prin intersectia randurilor cu coloanele se formeaza CELULA ce poate fi denumita utilizand adresa celulei sau referinta celulei, adica litera coloanei si numarul randului.

Chiar sub barele de instrumente se afla caseta Name (Nume) care contine:       

- identificator pentru celula selectata;

elementul de diagrama sau obiectul desenat;

bara de formule.

Deplasarea in cadrul foii de calcul

In spatiul ferestrei foii de lucru, cursorul mouse-ului ia forma conturului exterior al unei cruci si se numeste indicator de celula. Exista patru moduri principale de a activa o celula:

utilizand mouse-ul;

utilizand tastatura;

utilizand caseta de nume;

utilizand tasta Go To.

Daca celula invocata nu este vizibila in fereastra foii de lucru, se pot utiliza barele de derulare pentru deplasarea in foaia de calcul.

Introducerea datelor

Exista doua tipuri de informatii ce pot fi introduse intr-o foaie de calcul:

- numere, asupra carora putem efectua calcule matematice;

- textul, care este folosit pentru a explica semnificatia numerelor.

Pentru a introduce informatii in EXCEL, se activeaza o celula, apoi se tasteaza textul sau numarul care apar in doua locuri:

in celula activa;

in baza de formule situata deasupra ferestrei foii de lucru.

In bara de formule apar si urmatoarele trei butoane:

- butonul de anulare - sterge informatiile introduse;

- butonul de introducere - introduce informatiile in celula activa;

- butonul de functii introduce functii si expresii de calcul.

Excel prezinta facilitatea numita AutoComplete (completare automata), care este initializata de fiecare data cand o celula este necompletata in coloana.

Editarea datelor

Editarea se poate efectua direct in celula sau in bara de formule. Deplasand cursorul mouse-ului in celula activata sau in bara de formule, acesta va deveni cursor de editare luand forma literei I. Pentru a elimina toate informatiile dintr-o celula, se activeaza celula, apoi se apasa tasta Delete.

Stabilirea unui nume pentru foaia de lucru si salvarea registrelor

Etichetele situate la baza ferestrei foii de lucru sunt folosite pentru deplasarea intre foile de lucru ale unui registru si pentru stabilirea numelor foilor de lucru. Implicit, foile de lucru se numesc Sheet 1, Sheet 2, , efectuand dublu clic pe eticheta unei foi apare o caseta de dialog in care se introduce numele paginii.

Un registru poate contine una sau mai multe foi de calcul si el reprezinta o entitate numita fisier.

Comanda de salvare poate fi lansata din bara de meniu (cu optiunea File) sau apasand butonul Save din bara de instrumente Standard.

Numele prestabilit de fisier este Book1.xls; ultimele trei litere reprezinta extensia, care este furnizata automat si asociaza fisierul respectiv cu aplicatia utilizata pentru crearea lui. Pentru a salva intr-un loc anume precizat, se utilizeaza optiunea Save In. Pe timpul salvarii, cursorul ia forma unei clepsidre, iar prompterul revine la dispozitie utilizatorului doar la incheierea operatiunii.

Selectarea unui domeniu de celule

Orice operatie care se efectueaza asupra unui grup de celule este precedata de selectarea acestora. Una sau mai multe celule selectate constituie un domeniu. Un domeniu de celule este descris astfel: A5:B10.

a)      Selectarea de celule se poate efectua astfel:

cu mouse-ul, prin tragere de la prima la ultima celula ce urmeaza a fi selectata;

cu tastatura, de la prima celula ce trebuie inclusa in domeniu, mentinand apasata tasta Shift deplasand cu sageti pana la ultima celula ce urmeaza a fi selectata.

b)      Selectarea de coloane, randuri si foi de lucru

Pentru a selecta toate celulele dintr-o coloana, se efectueaza un clic pe antetul de coloana.

Pentru a selecta intreaga foaie de lucru, se efectueaza clic pe butonul Select All, situat in coltul din stanga-sus al foii de lucru, la stanga antetului coloanei A.

c) Selectarea unor zone neadiacente

Se pot selecta si domenii de celule, randuri sau coloane neadiacente. Se incepe prin a selecta un domeniu de celule, apoi, prin mentinerea apasata a tastei CTRL, sunt selectate celelalte celule ce urmeaza sa fie adaugate.

Formatarea numerelor

Formatarea numerelor schimba aspectul acestora, nu valoarea. Se poate aplica o formatare simpla cu ajutorul barei de instrumente Formatting; daca aceasta nu este vizibila, se alege View, Toolbars, apoi se marcheaza caseta Formatting.

Exista mai multe posibilitati de formatare:

a) General       1008.7

b) Number 1,008.70

c) Currency (Valoarea monetara).

d) Accounting (Contabilitate) $ 1,008.70 (Valorile sunt

aliniate la punctul zecimal)

e) Percentage (Procent) 100870%

f) Scientific 1.01E+3

Formate pentru ora si data calendaristica

In afara tipurilor enumerate mai sus, exista inca sase categorii, una dintre acestea este categoria Date (Data calendaristica) ce poate sa fie prezentata in mai multe tipuri (Type).

Inchiderea si deschiderea registrelor

Deschiderea si inchiderea registrelor EXCEL sunt similare proceselor din Word. Pentru a inchide un registru se alege File - Close. Pentru a incepe lucrul cu un nou registru, se alege File - New si se efectueaza clic pe butonul New. Utilizand butonul New, este selectat automat un nou registru.

Excel a fost proiectat pentru manipularea expresiilor numerice, efectuand urmatoarele operatii:

- calcularea de sume pe linii si coloane cu instrumentul AutoSum;

- calcularea de totaluri pe linii si coloane;

- construirea de formule pentru efectuarea de calcule;

- copierea de formule cu AutoFile;

- efectuarea de calcule matematice: scaderi, impartiri, inmultiri si

ridicari la putere;

- modificarea latimii coloanelor;

- mutarea si copierea celulelor;

- inserarea si stergerea de randuri si coloane.

Utilizarea functiilor in EXCEL

O celula poate contine text, numere, formule sau functii predefinite, cu ajutorul carora se efectueaza calcule matematice si logice, prelucrari de text sau cautari de informatii.

Functiile sunt dependente de una sau mai multe variabile numite argumente, ce sunt separate prin virgula si marginite de paranteze. Argumentele pot fi optionale sau obligatorii si sunt de urmatoarele tipuri:

Exista doua zone de ecran de unde se pot genera functii:

bara de instrumente STANDARD;

bara de formule.

Tipurile de functii continute de EXCEL sunt:

a)      Functii referitoare la baze de date si administrarea listelor;

b)      Functii referitoare la data si timp;

c)      Functii financiare;

d)      Functii informationale;

e)      Functii logice;

f)        Functii de cautare si de referinta;

g)      Functii matematice-ingineresti;

h)      Functii statistice;

i)        Functii referitoare la text;

j)        Functii trigonometrice.

a)      Functii referitoare la baze de date si administrarea listelor

Argumentele acestor functii sunt: baza de date, camp si criteriu. Functii sunt:

b)      Functii pentru data si timp

Programul Excel inregistreaza valorile de tip data si ora ca numere seriale, avand posibilitatea sa numere zilele care au trecut de la inceputul anului 1900.

Argumentele de tip data si ora se pot introduce utilizand formatele (10/12/98 sau  9-Sep-98). Functiile uzuale pentru data si timp sunt:

c)      Functii financiare

d)      Functii informationale

e) Functii logice

f) Functii de cautare si referinta

g) Functii matematice

h) Functii statistice

i) Functii text

j) Functii trigonometrice