Initierea si planificarea realizarii unui sistem informatic

In cadrul acestui capitol vor fi prezentate o serie de aspecte privind primele activitati desfasurate in vederea realizarii sistemelor informatice, activitati definite in literatura de specialitate sub numele de microanaliza sistemelor, componenta preluata din managementul proiectelor si care are in vedere modalitatile de identificare a proiectelor de dezvoltare a sistemelor informationale, precum si modul in care au loc initierea si planificarea acestora, in stransa legatura cu planul strategic organizational.

1. Identificarea, selectia, initierea si planificarea proiectelor

Identificarea si selectia proiectelor de dezvoltare a sistemelor informationale reprezinta prima etapa din ciclul de viata a dezvoltarii sistemelor care, impreuna cu initierea si planificarea proiectelor, constituie microanaliza, componenta preluata din managementul proiectelor. Evidentierea acestor activitati in cadrul modelului cascada de derulare a fazelor sau etapelor ciclului de viata a sistemului este reprezentata in figura 4.1 [1].

Figura 1 Ciclul de viata al  dezvoltarii sistemelor [1]

Din modelul prezentat rezulta ca orice etapa se descompune in activitati, ceea ce pentru identificarea si selectia proiectelor inseamna  [1]:

identificarea potentialelor proiecte de d ezvoltare;

clasificarea si ierarhizarea lor;

selectia.

Identificarea potentialelor proiecte de d ezvoltare

Problema esentiala a activitatii de identificare a potentialelor proiecte de dezvoltare a sistemului consta in nominalizarea celor ce pot fi abilitati sa faca propuneri pertinente. Acestia pot fi: top-managerii, comitetul de initiativa, departamentul utilizatorilor, grupul de dezvoltare. Caracteristicile esentiale ale variantelor de proiecte propuse in cele patru situatii sunt prezentate tabelul 1.

Tabel 1-variante de proiecte [1]

Selectia proiectelor de dezvoltare a sistemelor informationale

Datorita efectelor diferite si a amplitudinii lor, se recomanda evidentierea distincta a proiectelor pe termen lung si a celor pe termen scurt. Dintre ele se selecteaza cele ce ating obiectivele organizatiei. De asemenea, se va urmari modul in care proiectele se aliniaza dinamicii unitatii.

Initierea si planificarea proiectelor

Pentru realizarea acestei faze este nevoie de comunicarea efectiva dintre partile implicate( analisti, clienti - manageri, utilizator).

Initierea proiectului

Din momentul selectiei lui, proiectul trece in faza de initiere, ceea ce presupune desfasurarea unei activitati laborioase, prestata de un responsabil, cunoscut in practica sub numele de  manager de proiect, care raspunde de [1]:

Elaborarea unor studii de fezabilitate generala;

Elaborarea planurilor detaliate ale proiectelor;

Gasirea celor mai buni membri ai echipei proiectului.

Managerul de proiect trebuie sa dea dovada de multe calitati pentru a putea jongla cu elemente cum sunt:

Schimbarile tehnologice;

Ciclul de viata al sistemelor;

Contractori si furnizori;

Managementul resurselor umane;

Metodologie si instrumente de lucru diferite;

Restrictii de timp si resurse;

Documentare si comunicare;

Asteptarile managerilor si clientilor.

Activitatile efectuate in faza initierii proiectului sunt:

stabilirea echipei de initiere a proiectului;

stabilirea bunelor relatii cu beneficiarii;

stabilirea planului initierii proiectului;

stabilirea procedurilor manageriale;

stabilirea cadrului de desfasurare a proiectului si a manualului de operare al acestuia.

Planificarea proiectului

Planificarea proiectului va cuprinde o evaluare a cerintelor informationale ale sistemului la nivelul intregii organizatii.

Planificarea proiectului este procesul prin care are loc definirea clara a activitatilor si a eforturilor necesare infaptuirii lor in cadrul fiecarui proiect.

Tipurile activitatilor executate in cadrul planificarii proiectului cuprind [1]:

Descrierea ariei de intindere, a variantelor si fezabilitatii proiectului

Descompunerea  proiectului in activitati usor executabile si controlabile

Estimarea resurselor si crearea unui plan al resurselor

Realizarea unei prime planificari calendaristice

Realizarea unui plan al comunicarilor

Determinarea standardelor si procedurilor proiectului

Identificarea si evaluarea riscului

Crearea unui buget preliminar

Intocmirea rapoartelor de activitate

Definitivarea planului de baza al proiectului

Analizele de fezabilitate

Elaborarea unui sistem informatic poate costa milioane de dolari si se poate realiza pe parcursul a trei pana la sase ani pentru a fi complet. Din aceste motive, este normal ca factorii de conducere sa demareze proiectarea unui nou sistem dupa ce se efectueaza studii de fezabilitate.

Un studiu de fezabilitate are rolul de a asigura informatiile obiective necesare pentru a cunoaste daca un proiect poate fi demarat sau nu, sau daca un proiect deja inceput mai poate fi continuat. Proportiile si durata studiilor de fezabilitate variaza, in functie de marimea si natura sistemului implementat. In cazul sistemelor bazate pe calculatoare mari, studiul are cu totul alte dimensiuni fata de varianta utilizarii microcalculatoarelor  [1].

Totusi, fezabilitatea proiectului poate fi studiata in orice faza a elaborarii lui, dar studiile, de regula, se efectueaza in momente certe. Cand este propus un proiect, se efectueaza un studiu preliminar de fezabilitate pentru a se stabili daca proiectul atinge obiectivele propuse de unitate. Analiza, in prima ei faza, poate fi oricat de subiectiva, intrucat proiectul nu este reprezentat cu lux de amanunte. Insa, indata ce se obtine o situatie mai clara despre sistem, despre natura problemei de rezolvat, precum si despre doleantele utilizatorilor, masurarea preliminara a fezabilitatii poate fi determinata odata cu faza de analiza a sistemului. Cand proiectantii ofera doua sau trei variante de elaborare a sistemului, numai studiile de fezabilitate o pot scoate in relief pe cea optima.

Dupa ce a avut loc proiectarea primara a sistemului, pot fi determinate in detaliu elementele de cost ale proiectarii, implementarii si exploatarii. Este ultima sansa a unitatilor de a mai putea renunta la sistem, inaintea implementarii lui.

Pe parcurs, odata cu progresul inregistrat in dezvoltarea sistemului informatic, se obtin informatii din ce in ce mai certe, oferindu-se posibilitatea unor analize de fezabilitate mult mai concludente, ceea ce atrage studierea fezabilitatii in diverse faze ale ciclului de viata al sistemelor. De fiecare data, studiile de fezabilitate trebuie sa aiba la baza o foarte buna documentatie. Aceasta va contine [1]:

Definirea problemei ( o scurta descriere a proiectului si explicarea a ceea ce-si propune el sa realizeze);

Descrierea cerintelor sistemului;

Descrierea solutiilor sistemului propus;

Explicatia critica a motivarii studiului intreprins;

Cuantificarea tuturor costurilor materiale si beneficiilor aferente;

O lista a costurilor si beneficiilor necuantificabile.

3. Tehnici de reprezentare a planurilor si programarea calendaristica

Managerul proiectului dispune de o mare varietate de tehnici pentru reprezentarea si descrierea planurilor proiectelor.

Documentatia planificarii poate fi alcatuita din:

rapoarte grafice - cele mai folosite (fig. 2 )

rapoarte sub forma de text.

O diagrama Gantt este o modalitate de reprezentare grafica a proiectului. Cu ajutorul barelor orizontale sunt prezentate activitatile planificate. Lungimea barelor este proportionala cu timpul alocat activitatilor reprezentate. Se pot folosi diferite culori, umbre sau forme pentru a scoate in relief anumite activitati. Ceea ce s-a planificat si realizat, de asemenea, pot fi evidentiate prin bare paralele de culori, forme sau umbre diferite.

Diagramele Gantt nu indica ordinea activitatilor (precedenta lor), ci indica data inceperii si pe cea a finalizarii.

Se recomanda pentru descrierea proiectelor simple sau a unor componente ale proiectelor mari, sau a activitatilor prestate doar de o singura persoana, precum si pentru monitorizarea modului in care se efectueaza activitatile in comparatie cu cele planificate (ca data) .

Figura Diagrama Gantt pentru descrierea planului proiectului [1]