Despre registrele societatii si despre situatiile financiare anuale

Registrele comerciale

A. Consideratii generale

Comerciantii au obligatia sa tina anumite registre comerciale (de contabilitate) in care sa consemneze operatiunile cu caracter patrimonial efectuate.

Codul Comercial -Cartea I, Titlul IV intitulat 'Despre registrele comerciantilor' si Legea contabilitatii nr. 82/1991 constituie cadrul legal privind evidenta activitatii comerciale.

Registre si categorii de operatii inregistrate. Art. 22 C. com. precizeaza ca registrele obligatorii[3] pentru comercianti sunt: registrul jurnal, registrul inventar si registrul copier.

Astfel:

-in registrul jurnal comerciantul trebuie sa inscrie pe fiecare zi ce are sa ia si ce are sa dea, operatiunile comertului sau, conventiile, acceptarile sau girurile efectelor comerciale si in general tot ceea ce primeste si plateste cu orice titlu, trecand la sfarsitul fiecarei luni sumele intrebuintate pentru cheltuielile casei (art. 23 C. com.);

- in registrul inventar comerciantul trebuie sa copieze inventarul patrimoniului (averea mobila si imobila) si bilantul cuvenit pe care este obligat sa le efectueze la inceputul activitatii comerciale si in fiecare an (art. 24 C. com.);

- in registrul copier, comerciantul trebuie sa copieze dupa ordinea zilei toate scrisorile pe care le trimite (art. 25 C. com.).

Principalele registre folosite in contabilitate. Art. 20 din Legea nr. 82/1991 prevede ca principalele registre ce se folosesc in contabilitate sunt: registru jurnal, registrul inventar si cartea mare[5]; Regulamentul de aplicare a Legii nr. 82/1991 prevede ce trebuie sa cuprinda aceste registre .

Legea nr. 82/1991 neabrogand nici expres, nici tacit dispozitiile din Codul Comercial referitoare la registrele comerciantilor, inseamna ca aceste dispozitii se vor aplica in continuare in masura in care nu contravin dispozitiilor Legii nr. 82/1991 .

Alte registre. In afara de registrele de contabilitate prevazute de Legea nr. 82/1991, societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni au obligatia potrivit art. 177 din Legea 31/1990 sa tina urmatoarele registre :

a) un registru al actionarilor;

b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;

c) un registru al sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie;

d) un registru al sedintelor si deliberarilor comitetului de directie;

e) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului lor; si,

f) un registru al obligatiunilor.

B. Forta probanta a registrelor comerciale

I. Preliminarii

Precizari de ordin general. Art. 50-54 C.com. reglementeaza forta probanta a registrelor comerciale in raporturile dintre comercianti .

Conform art. 50 alin.1 C. com. 'Registrele comerciantilor, tinute in regula, pot face proba in justitie intre comercianti pentru fapte si chestiuni de comert'; asadar, forta probanta a registrelor comerciale este diferita dupa cum acestea sunt sau nu legal tinute.

II. Registre

Registrele comerciale legal tinute. Din dispozitiile art. 50 alin.1 C. com. rezulta ca registrele comerciale tinute regulat pot fi folosite ca mijloc de proba atat in contra comerciantului care tine registrele, cat si in favoarea lui.

In ceea ce priveste folosirea registrelor comerciale in contra comerciantului care le tine, aceasta este o aplicare a principiului, conform caruia inscrisurile fac dovada impotriva celui de la care emana, mentiunile din registre avand valoarea unei marturisiri .

Cu privire la folosirea registrelor comerciale in favoarea comerciantului care le tine, Codul comercial consacra o exceptie de la principiul conform caruia un inscris nu poate fi folosit ca mijloc de proba in favoarea celui ce l-a intocmit (nemo sibi titulum constituire potest).

Forta probanta. Astfel, registrele comerciale au forta probanta in favoarea celui care le-a intocmit daca fac parte din categoria registrelor obligatorii, sunt legal tinute, litigiul priveste operatiuni sau acte juridice care constituie fapte de comert iar partile sunt comercianti ; registrele sunt regulat tinute daca operatiunile sunt trecute in mod real si sincer si fara stersaturi, adaugiri si omisiuni.

Valoarea probatorie a registrelor comerciale este lasata la aprecierea instantelor. Instanta judecatoreasca are posibilitatea sa aprecieze valoarea probatorie a registrelor comerciale si eventual sa le respinga; acest drept al instantei judecatoresti rezulta din dispozitiile art. 50 alin.1 C. com. conform carora registrele 'pot face' proba in justitie si art. 54 C. com. care precizeaza ca instanta de judecata este in drept a aprecia daca se poate atribui continutului registrelor unui comerciant un caracter de validitate mai mult sau mai putin mare, daca trebuie sa renunte la aceasta proba in cazul in care registrele comerciale ale partilor nu concorda sau cand urmeaza a se acorda o credinta mai mare registrelor unei din parti; admiterea ori respingerea registrelor ca mijloc de proba trebuie motivata .

Registrele comerciale nelegal tinute. Registrele obligatorii care sunt nelegale tinute fac proba in contra comerciantului caruia ii apartin (art. 52 C. com.) nu si in favoarea sa (art. 51 C. com.) .

Comerciantul care foloseste ca mijloc de proba registre nelegal tinute nu poate sa scindeze continutul mentiunilor din registru invocand pe cele care ii sunt favorabile si omitand pe cele ce-i sunt nefavorabile (art. 52 C. com.); in cauza legiuitorul a facut o aplicare a principiului indivizibilitatii marturisirii prevazut de art. 1206 alin. 2 C. civ..

C. Folosirea registrelor comerciale ca mijloc de proba

Modalitate de folosire. Codul comercial prevede in art. 31-33 doua mijloace de folosire a registrelor comerciale ca mijloc de proba: comunicarea si infatisarea:

a) comunicarea registrelor comerciale este o masura exceptionala ce consta in punerea la dispozitia partii adverse a registrelor comerciale cu scopul de a fi examinate. Comunicarea poate fi ordonata de instanta judecatoreasca la solicitarea partii interesate decat in afaceri de succesiune comunitati de bunuri, societati si in caz de faliment (art. 31 C. com.).

b) infatisarea registrelor comerciale consta in prezentarea registrelor la cererea uneia din parti sau chiar din oficiu, pentru a se extrage din ele numai ceea ce se refera la litigiul dintre parti (art. 32 C. com.); in cazul infatisarii examinarea se face numai de instanta, expert ori partea adversa, intr-un loc determinat si numai asupra pactului constatat .

Comisie rogatorie. Cand registrele oferite, cerute sau ordonate a se infatisa se afla in raza altei instante decat cea care solutioneaza litigiul, administrarea probei se va face prin comisia rogatorie care va lua cunostinta de continutul acelor registre, il va consemna intr-un proces-verbal si il va trimite instantei unde cauza este pendinte (art. 33 C. com.).

Comerciantii au obligatia sa pastreze registrele timp de 10 ani (art. 25 din Legea nr. 82/1991).

In cazul in care un comerciant nu prezinta registrele cand instanta a ordonat comunicarea si infatisarea lor pe motiv ca lipsesc , acesta va trebuie sa dovedeasca acest lucru in caz contrar putandu-se trage concluzia ca pretentiile partilor adverse sunt intemeiate.