Convocarea A.G.A.

Convocarea de catre administratori. Adunarea generala va fi convocata de administratori de cate ori va fi nevoie (art. 117 alin. 1), in conformitate cu dispozitiile din actul constitutiv. Cum aceasta e ste regula, in doctrina[1] au fost considerate "convocari anormale" celelalte posibilitati de convocare (de catre instanta, de catre cenzori etc) avand un caracter exceptional si au fost prevazute de legiuitor pentru protejarea actionarilor minoritari.

In cazul consiliilor de administratie, decizia de convocare nu poate fi luata de un administrator in mod independent, ci trebuie luata in cadrul consiliului cu votul majoritatii. Un singur administrator sau chiar presedintele consiliului de administratie nu pot convoca adunarea generala a actionarilor.

Convocarea de catre cenzori. Mai au dreptul de a convoca adunarea cenzorii in conditiile art. 164 alin. 1 si 2. Cenzorii nu mai pot convoca adunarea generala in cazul in care administratorii nu convoaca adunarea, dispozitiile art. 163 alin. 4[2] fiind abrogate prin Legea nr. 441/2006.

Potrivit art. 164 alin. 1si 2, in cazul in care actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social (sau o cota mai mica daca se prevede in actul constitutiv) reclama cenzorilor anumite fapte, iar acestia din urma constata ca reclamatia este intemeiata si urgenta, vor convoca adunarea generala pentru a prezenta observatiile lor. Daca nu convoaca adunarea, cenzorii trebuie sa puna in discutie reclamatia la prima adunare, care va lua o hotarare asupra celor reclamate. Asadar, cenzorii pot convoca adunarea generala  numai in urma unei reclamatii a actionarilor ce detin minim 5% din capitalul social, reclamatia sa fie intemeiata si sa presupuna urgent convocarea. Adunarea generala ce se va convoca de catre cenzori in aceste conditii este cea ordinara.

Convocarea de catre instanta. Legea nr. 31/1990 a prevazut, cu scopul in laturarii eventualelor abuzuri ale administratorilor, posibilitatea convocarii adunarii generale de catre instanta de judecata[3].

Doua sunt cazurile in care instanta poate autoriza convocarea adunarii.

Un  prim caz este cel prevazut de art. 137 alin. 3 si priveste convocarea adunarii generale ordinare in caz de vacanta a unuia sau mai multor posturi de administrator sub minimul legal; daca administratorii ramasi nu isi indeplinesc obligatia de a convoca adunarea generala, orice parte interesata se poate adresa instantei de judecata pentru a desemna persoana insarcinata cu convocarea adunarii generale ordinare a actionarilor care sa faca numirile necesare. O dispozitie similara este si pentru membri consiliului de supraveghere (art. 153⁷), cand, in situatia scaderii numarului membrilor sub minimul legal, directoratul trebuie sa convoace fara intarziere adunarea generala pentru completarea locurilor vacante; daca directoratul nu convoaca adunarea, orice parte interesata se poate adresa instantei pentru a desemna persoana insarcinata cu convocarea adunarii generale ordinare a actionarilor, care sa faca numirile necesare.

Al doilea caz este prevazut de art. 119 potrivit caruia consiliul de administratie, respectiv directoratul, este obligat sa convoace de indata adunarea generala, la cererea actionarilor reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social sau o cota mai mica, daca in actul constitutiv se prevede astfel si daca cererea cuprinde dispozitii ce intra in atributiile adunarii.

Adunarea generala va fi convocata in termen de cel mult 30 de zile si se va intruni in termen de cel mult 60 de zile de la data primirii cererii

In cazul in care consiliul de administratie, respectiv directoratul, nu convoaca adunarea generala, instanta de la sediul societatii, cu citarea consiliului de administratie, respectiv a directoratului, va putea autoriza convocarea adunarii generale de catre actionarii care au formulat cererea. Prin aceeasi incheiere instanta aproba ordinea de zi, stabileste data de referinta prevazuta de art. 123 alin. 2, data tinerii adunarii generale si, dintre actionari, persoana care o va prezida.

Costurile convocarii adunarii generale, precum si cheltuielile de judecata, daca instanta aproba cererea sunt suportate de catre societate. Cu toate acestea, adunarea generala poate hotari in baza art. 155 alin. 1 ca sumele la care societatea a fost obligata sa fie suportate de catre administratori in baza art. 73 alin. 1 lit. e din Legea nr. 31/1990. La plata acestor sume nu vor fi obligati administratorii care au fost de acord cu solicitarea de convocare, acord consemnat in registrul deciziilor consiliului de administratie (art. 144² alin. 5).

Termenul de intrunire. Termenul de intrunire in nici un caz nu poate fi mai mic de 30 zile de la publicarea convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a (art. 117¹ alin. 2). Acest termen este de ordine publica, actionarii neputand sa prevada un termen mai mic de 30 zile.

Modalitatile de convocare. Regula. Convocarea va fi publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, si intr-unul dintre ziarele de larga raspandire din localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate[4].

Conditia publicarii este una cumulativa, astfel ca este obligatorie publicarea convocarii in Monitorul Oficial si intr-un ziar[5].

Modalitatile de convocare. Exceptii.

Daca toate actiunile societatii sunt nominative, convocarea poate fi facuta si numai prin scrisoare recomandata sau, daca actul constitutiv permite, prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, expediata cu cel putin 30 de zile inainte de data tinerii adunarii, la adresa actionarului, inscrisa in registrul actionarilor. Schimbarea adresei nu poate fi opusa societatii, daca nu i-a fost comunicata in scris de actionar.

Aceasta dispozitie este menita sa inlature dificultatile create de publicarea in Monitorul Oficial si intr-un ziar local, astfel ca atunci cand actiunile sunt nominative si exista un numar mic de actionari, este preferabila aceasta modalitate de convocare. Evident ca aceste doua modalitati, prin scrisoare recomandata sau scrisoare transmisa pe cale electronica, nu pot fi folosite daca sunt interzise prin actul constitutiv sau prin dispozitii legale.

Actionarii reprezentand intreg capitalul social vor putea, daca nici unul dintre ei nu se opune, sa tina o adunare generala si sa ia orice hotarare de competenta adunarii, fara respectarea formalitatilor cerute pentru convocarea ei.

Continutul convocarii. Convocarea va cuprinde locul si data tinerii adunarii[6], precum si ordinea de zi, cu mentionarea explicita a tuturor problemelor care vor face obiectul dezbaterilor adunarii.

Prin locul tinerii adunarii se intelege localitatea si nu locatia. Localitatea in care este convocata adunarea trebuie sa fie cea a sediului societatii, hotararea luata in urma convocarii in alta localitate fiind lovita de nulitate absoluta[7]. O anumita locatie pentru desfasurarea adunarii poate fi prevazuta expres in convocator, prin mentionarea corecta a adresei, insa fara ca prin aceasta sa se urmareasca impiedicarea participarii unor actionari; spre exemplu, se va considera legala convocarea si desfasurarea unei adunari la domiciliul unui administrator, in lipsa unui spatiu adecvat la sediul societatii si fara ca prin aceasta sa se ingreuneze ori impiedice accesul la adunare. Daca in convocator nu se prevede o anumita locatie, se prezuma ca adunarea se va desfasura la sediul societatii, adica la adresa mentionata in registrul comertului. Prin sediul societatii se intelege sediul social si nu sediul principal.

Data tinerii adunarii presupune mentionarea expresa a zilei si orei la care incepe adunarea.

Ordinea de zi. Obligatoriu in convocare trebuie prevazuta ordinea de zi cu mentionarea expresa a tuturor problemelor, astfel incat actionarii sa poata sa se pregateasca sa se informeze pentru a vota in cunostinta de cauza. Chiar textul precizeaza expres cu mentionarea tuturor problemelor, astfel ca nu este suficienta o simpla enumerare, ci, in functie de circumstante, se impune o explicare rezonabila a problemelor ce vor fi supuse dezbaterii.

Daca din dezbateri reiese necesitatea supunerii la vot a altor aspecte, adunarea poate include pe ordinea de zi acea problema si sa o voteze. Tot asa, in masura in care actionarii considera ca nu este oportuna dezbaterea unui anume punct de pe ordinea de zi, adunarea poate vota scoaterea de pe ordinea de zi a acestuia.

Prin exceptie, adunarea generala poate vota fara sa fi fost mentionat in convocator aspecte legate de raspunderea organelor de conducere; astfel, art. 155 alin 3 prevede ca atunci cand adunarea generala decide cu privire la situatia financiara anuala, poate lua o hotarare referitoare la raspunderea administratorilor sau directorilor, respectiv a membrilor directoratului si consiliului de supraveghere, chiar daca aceasta problema nu figureaza pe ordinea de zi.

In cazul in care pe ordinea de zi figureaza numirea administratorilor sau a membrilor consiliului de supraveghere, in convocare se va mentiona lista cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala ale persoanelor propuse pentru functia de administrator.

Cand in ordinea de zi figureaza propuneri pentru modificarea actului constitutiv, convocarea va trebui sa cuprinda textul integral al propunerilor.

Introducerea de noi puncte pe ordinea de zi. Au dreptul de a cere introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social.

Cererile se inainteaza consiliului de administratie, respectiv directoratului, in cel mult 15 zile de la publicarea convocarii, in vederea publicarii si aducerii acestora la cunostinta celorlalti actionari. In cazul in care

Actionarii societatilor de tip inchis pot face, in scris, propuneri adresate administratorilor pentru completarea ordinii de zi, cu exceptia cazului cand acestea se refera la modificarea actului constitutiv, cu cel putin 5 zile inainte de data adunarii, urmand ca propunerile sa fie inscrise pe ordinea de zi cu aprobarea adunarii generale.

A doua adunare. In instiintarea pentru prima adunare generala se va putea fixa ziua si ora pentru cea de-a doua adunare, cand cea dintai nu s-ar putea tine.

A doua adunare generala nu se poate intruni in chiar ziua fixata pentru prima adunare.

Daca ziua pentru a doua adunare generala nu este mentionata in instiintarea publicata pentru prima adunare, termenul prevazut la art. 117 va putea fi redus la 8 zile.

Locul tinerii adunarilor. Cand actul constitutiv nu dispune altfel, adunarile generale se vor tine la sediul societatii si in localul ce se va indica in convocare, asa cum am mentionat mai sus la aspectele privitoare continutul convocarii

Desfasurarea A.G.A.

Exercitarea dreptului de vot. Actionarii exercita dreptul lor de vot in adunarea generala, proportional cu numarul actiunilor pe care le poseda si in conformitate cu propria convingere.

Nu se poate admite inmatricularea unei societati pe actiuni daca prin actul constitutiv al acesteia se limiteaza dreptul la vot numai pentru actionarii care au un numar de minim 5 actiuni, deoarece daca s-ar admite o asemenea derogare ar fi actionari care ar fi exclusi de la orice control al administrarii societatii[8].

Conventii asupra votului

Potrivit art. 128 dreptul de vot nu poate fi cedat, in caz contrar, orice conventie privind exercitarea intr-un anumit fel a dreptului de vot este nula. Dreptul de vot nu poate fi transmis decat odata cu actiunea. Observam ca incalcarea acestei dispozitii atrage nulitatea conventiei nu si nulitatea hotararii adunarii generale a actionarilor. Totusi, sunt permise intelegerile ad-hoc, adica acele intelegeri realizate in cadrul adunarii, fara a exista o intelegere anterioara de a se vota intr-un anumit fel.

Exista anumite limitari ale dreptului de vot:

- cazul actionarilor care sunt in intarziere cu plata varsamintelor la capitalul social au exercitiul dreptului de vot suspendat in baza art. 101 alin. 3

- prin actul constitutiv dreptul de vot poate fi limitat pentru actionarii care poseda mai mult decat o actiune conform art. 101 alin. 2 la un numar mai mic decat cel ce ar rezulta in baza procentului ce-l detine din intreg capitalul social.

- actionarul care, intr-o anumita operatiune, are, fie personal, fie ca mandatar al unei alte persoane, un interes contrar aceluia al societatii, va trebui sa se abtina de la deliberarile privind acea operatiune; cel care contravine acestei dispozitii este raspunzator de daunele produse societatii, daca, fara votul sau, nu s-ar fi obtinut majoritatea ceruta.

Exercitarea dreptului de vot de face de catre titularul actiunilor sau mandatarul acestuia in cadrul sedintei, existand totusi diferente intre societatile ce au emis actiuni nominative sau la purtator.

Astfel, conform art. 122 in cazul societatilor inchise cu actiuni nominative, prin actul constitutiv se poate conveni tinerea adunarilor generale si prin corespondenta, astfel ca ideea de dezbatere este exclusa. Nu intra in aceasta categorie decat mijloacele de corespondenta care presupun un decalaj intre expeditorul actionar si dezbaterile din adunare. Nu intra sub incidenta acestui articol, exercitarea dreptului de catre unul sau mai multi actionari prin intermediul mijloacelor tehnice care dau posibilitatea unei comunicari directe care permite o comunicare directa intre mai multi actionari sau permite celui ce nu se afla in locatia respectiva sa observe in timp real desfasurarea adunarii si sa participe nemijlocit la aceasta (spre exemplu, comunicarea prin videotelefon).

Actionarii care poseda actiuni la purtator au drept de vot numai daca le-au depus la locurile aratate prin actul constitutiv sau prin instiintarea de convocare, cu cel putin 5 zile inainte de adunare. Cenzorii vor constata, printr-un proces-verbal, depunerea la timp a actiunilor. Actiunile vor ramane depuse pana dupa adunarea generala, dar nu vor putea fi retinute mai mult de 10 zile de la data acesteia.

Daca actiunile sunt grevate de un drept de uzufruct, dreptul de vot conferit de aceste actiuni apartine uzufructuarului in adunarile generale ordinare si nudului proprietar in adunarile generale extraordinare.

Daca asupra actiunilor sunt constituite garantii reale mobiliare, dreptul de vot apartine proprietarului.

Hotararile adunarilor generale se iau prin vot deschis. Oricare ar fi prevederile actului constitutiv, votul secret este obligatoriu pentru alegerea membrilor consiliului de administratie si a cenzorilor, pentru revocarea lor si pentru luarea hotararilor referitoare la raspunderea administratorilor.

Reguli de desfasurare a adunarii. In ziua si la ora aratate in convocare, sedinta adunarii se va deschide de catre presedintele consiliului de administratie sau de catre acela care ii tine locul. Adunarea generala poate alege dintre actionari un presedinte.

Asa cum am precizat, adunarea are loc in locatia mentionata in convocator sau, in lipsa acesteia, in cea specificata in registrul comertului. Indiferent de motive, spre exemplu atitudinea abuziva, violenta a unor actionari, nu se justifica tinerea adunarii in alta locatie.

Adunarea generala va alege, dintre actionarii prezenti, unul pana la trei secretari, care vor verifica lista de prezenta[9] a actionarilor, indicand capitalul social pe care il reprezinta fiecare, procesul-verbal intocmit de cenzori pentru constatarea numarului actiunilor depuse si indeplinirea tuturor formalitatilor cerute de lege si de actul constitutiv pentru tinerea adunarii generale. Daca dupa intocmirea listei si votarea unor puncte de pe ordinea de zi se mai prezinta alti actionari, se impune mentionarea si acestora pe lista de prezenta avand in vedere ca pot vota punctele de pe ordinea de zi ce au mai ramas de supus dezbaterii; acestia nu pot sa-si exprime votul privitor la problemele deja votate, cu exceptia cazului in care, spre exemplu avand in vedere importanta acelor actionari, adunarea hotaraste supunea acelei probleme la un nou vot; deci nu se hotaraste ca doar aceia sa-si exprime votul, ci adunarea decide exercitarea unui nou vot de catre toti actionarii prezenti.

Adunarea generala va putea hotari ca operatiunile de verificare a listei de prezenta si a celorlalte formalitati prealabile, sa fie supravegheate sau indeplinite de un notar public, pe cheltuiala societatii. De asemenea, presedintele va putea desemna, dintre functionarii societatii, unul sau mai multi secretari tehnici, care sa ia parte la executarea operatiunilor mai sus descrise.

Dupa constatarea indeplinirii cerintelor legale si a prevederilor actului constitutiv pentru tinerea adunarii generale, se intra in ordinea de zi.

Procesul-verbal al sedintei adunarii generale

Unul dintre secretari intocmeste procesul-verbal al sedintei adunarii generale.

Un proces-verbal, semnat de presedinte si secretar, va constata indeplinirea formalitatilor de convocare, data si locul adunarii generale, actionarii prezenti, numarul actiunilor, dezbaterile in rezumat, hotararile luate, iar la cererea actionarilor, declaratiile facute de ei in sedinta.

La procesul-verbal se vor anexa actele referitoare la convocare, precum si listele de prezenta a actionarilor.

Procesul-verbal va fi trecut in registrul adunarilor generale.

Sanctiuni penale privitoare adoptarea hotararilor AGA. Potrivit art. 274 Se pedepseste cu inchisoarea de la o luna la un an sau cu amenda administratorul, directorul, directorul executiv sau reprezentantul legal al societatii care

1. indeplineste hotararile adunarii generale referitoare la schimbarea formei juridice, la fuziunea ori divizarea acesteia sau la reducerea capitalului social, inainte de expirarea termenelor prevazute de lege sau indeplineste;

2. indeplineste hotararile adunarii generale referitoare la reducerea capitalului social, fara ca asociatii sa fi fost executati pentru efectuarea varsamantului datorat ori fara hotararea adunarii generale care ii scuteste de plata varsamintelor ulterioare.

Constituie infractiune fapta persoanei care a acceptat sau a pastrat insarcinarea de cenzor contrar dispozitiilor art. 161 alin. 2 sau persoana care a acceptat insarcinarea de expert cu incalcarea dispozitiilor art. 39.