Cunoasterea starii mentale a auditoriului este importanta pentru transmiterea eficienta a unui mesaj. Auditoriul se poate imparti in doua grupe: cei ce cauta activ informatii si cei ce proceseaza pasiv

informatiile. Cum este de asteptat, obiectivele comunicarii sunt mai usor de atins atunci cand auditoriul e activ. Acesta este dispus sa primeasca mesajul si ii va acorda atentie. Auditoriul pasiv nu cauta informatii si in general, va face prea putin pentru a intelege mesajul. Auditoriului pasiv i se poate face cunoscut un mesaj doar prin informatii scurte, caracterizate de creativitate si stil; schimbarea de atitudine sau de comportament apare rareori la auditoriile pasive. t2e2ey
Sugeram doua tactici de atacare a auditoriului: cercetarea atitudinilor sale (care pot oferi date referitoare la interesul sau apatia cu privire la o idee noua) ori modificarea mesajelor (pentru a se adapta satisfacerii caracteristicilor si nevoilor comune cu ale emitatorului). Se pot folosi urmatoarele cai: acceptarea indusa (mesajul incepe cu probleme cu care receptorul este de acord, creind un raspuns initial pozitiv; odata ce a fost stabilit un acord asupra premizelor initiale, receptorul va fi mult mai inclinat sa accepte dezvoltarea logica a rationamentului si implicit - concluzia logica a acestuia) alegerea structurata (oferirea de optiuni si obligarea receptorului sa faca o alegere; oamenii folosesc deseori aceasta - oferind receptorului si cerandu-i sa aleaga intre alternative) acceptarea partiala (acceptarea de catre receptor a unei parti a mesajului, ceea ce lasa libera posibilitatea de a accepta ulterior opiniile ramase; astfel, receptorului nu i se cere o decizie instantanee - ci acceptarea amanarii ei) negocierea (care implica acceptarea unui rezultat inferior rezultatului maxim scontat; pentru aceasta trebuie stabilite 3 coordonate: nivelul maxim pe care il poti obtine / oferi, nivelul minim sub care nu poti cobori si nivelul cu care ai fi multumit sa se incheie)
Un mesaj poate include doar un punct de vedere sau poate include mai multe; mesajele prezentand un singur punct de vedere sunt mai eficiente pentru un receptor favorabil mesajului, pe cand cele care prezinta mai multe puncte de vedere sunt mai eficiente in fata unui receptor care s-ar putea opune mesajului. Mentionand toate punctele de vedere, emitatorul indeplineste 3 obiective: este perceput ca fiind obiectiv, aceasta reflectandu-se printr-o imbunatatire a credibilitatii si o reducere a susceptibilitatii receptorului cu privire la motivatiile emitatorului trateaza receptorul ca matur, responsabil si inteligent incluzand contra-argumente in mesaj, emitatorul are posibilitatea controlarii modului de structurare al acestora
Inceputul si sfarsitul mesajului sunt cele mai importante - atat pentru emitator, cat si pentru receptor. De exemplu: in discutiile in grup sau mesele rotunde, ultima persoana care ia cuvantul intr-o serie de vorbitori are posibilitatea cea mai mare de a modifica atitudinile auditoriului; de asemenea, primul vorbitor da tonul discutiei si este tinut minte mai mult timp. (Prima sau ultima pozitie intr-o serie de vorbitori este cea care confera impact maxim mesajului). De aceea, formula de compunere a mesajelor (mai ales persuasive) este prin unii pasi caracteristici: atrag atentia prezinta o nevoie satisfac nevoia prezinta avantajele cer o actiune
Analiza receptorului, credibilitatea emitatorului, motivarea, discursul, claritatea, continutul si structura mesajului sunt elemente esentiale intr-o comunicare eficienta: analiza (cunoasterea atitudinilor si opiniilor receptorului, pentru a permite adaptarea mesajului nevoilor sale) credibilitatea (bazata pe experienta, sinceritatea, siguranta si competenta emitatorului mesajului) motivarea (apelul la interese - bazat pe ierarhizarea nevoilor, incepand de la cele fundamentale si urcand spre cele mai elaborate)

discursul (transmiterea mesajului care informeaza si convinge; trebuie sa spuna ceva semnificativ, sa aiba o tema centrala, sa se concentreze pe informatia ce-i exemplifica scopul cel mai bine, cu stil corespunzator nivelului de intelegere si asteptarilor receptorului - construit in blocuri, unificat prin tranzitii) claritatea (continutul mesajului sa nu fie prea complex, ci direct, exprimat simplu, chiar daca se impun termeni tehnici ori academici, functie de receptor - deci nu simplist; de exemplu, spusa: daca nu poti sa-ti scrii ideea pe spatele cartii mele de vizita, inseamna ca nu ai o idee clara) continutul (folosirea de date obiective si importante in mesaj, insa nu excesiv, ci cu atentie si in mod selectiv) structura (dramatizarea prin ilustrare pentru a atrage interesul si exemplificarea cu ce este mai semnificativ pentru receptor)
Atunci cand un emitator se adreseaza receptorului, el realizeaza o comunicare unidirectionala. Receptorul primeste mesajul si - fie ca il accepta sau nu - poate sa nu reactioneze si nu initiaza vreun dialog. Emitatorul este stapan pe situatie. Exceptia apare atunci cand emitatorul accepta sa primeasca raspunsul
(conexiunea inversa) - practica pe care unii emitatori o folosesc iar de care altii se tem, realizand ca nu sunt capabili sa reactioneze spontan.
In cazul comunicarii bidirectionale, se permite diseminarea rapida si larga a informatiilor si opiniilor. Problema principala este a emitatorului, a carui pozitie poate fi defensiva sau ofensiva. Atitudinea defensiva
- desi neplacuta uneori - este solutia de preferat decat ridicarii unui “zid” de tacere; tactica “zidului” lasa loc interpretarilor si supozitiilor si poate cauza mult mai mult rau decat expunerea onesta si clara.
Conflictele nu sunt planificate totdeauna dar comunicarea ar putea fi - mai ales daca este dorita ca eficienta si nu ca o irosire de timp. O forma efemera de comunicare interpersonala este zvonul, dificil de izolat si de evaluat - dar cu un impact major asupra formarii opiniilor. Zvonul poate fi definit ca mesajul continand informatii ce nu pot fi confirmate sau verificate prin propria experienta; el apare atunci cand asupra unui subiect planeaza o combinatie de incertitudine si anxietate iar sursele oficiale sunt incomplete sau lipsesc. Zvonul este totdeauna parte a conflictului. Pentru combatere sunt 3 cai: informare (mai ales a receptorului - care totdeauna este foarte sensibil la situatii care il influenteaza direct; adevarul e necesar integral, pentru ca jumatatea de masura provoaca alte zvonuri) atentie (mai ales a emitatorului - zvonurile ofera informatii despre problemele si interesele receptorului) actiune (confirmare sau infirmare prompta - deoarece cu cat trece timpul, cu atat devin mai greu de controlat si de anihilat)