3.1 Resursele materiale in cadrul proiectelor. Notiuni generale

Unul dintre cele mai importante capitole in cadrul unui proiect (indiferent de tipul acestuia), il reprezinta prin insasi structura sa resursele materiale. Datorita multitudinii acestora, precum si a cerintelor complexe pe care acestea trebuie sa le indeplineasca acestea, trebuie adoptata o strategie manageriala coerenta, ce va constitui obiectul de studiu al acestui capitol. j7s16ss
Managementul administrarii resurselor materiale nu reprezinta doar o insumare mecanica a diferitelor etape prin care se realizeaza un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o imbinare fructuoasa a activitatilor realizate de departamentul de aprovizionare. Privita ca un mini-proiect, achizitionarea include o serie de activitati principale, asa cum rezulta si din diagrama urmatoare:

Utilizator
(cerere)

Receptia la magazie

Selectare
Furnizor
(pret,

Inspectie interna a produselo

Departament
Aprovizionare

Pregatire comanda

Livrare
(si facturare)

Receptie la furnizor

Expediere

Figura 3.1 Ciclul de aprovizionare al unui proiect

-cererea de aprovizionare, formulata de catre utilizator pe baza necesarului acestuia de materii prime sau componente. Initierea unei astfel de cereri are la origine un control al stocurilor, al magaziilor sau spatiilor de depozitare, o analiza a proiectelor tehnologice sau a controlului productiei, in functie de tipul produselor si organizarea firmei. O data identificat necesarul de materiale, se purcede la intocmirea unei cereri adresata departamentului de aprovizionare prin care se solicita reinnoirea stocurilor, folosindu-se anumite documente, cum ar fi: formularul de solicitare de aprovizionare, o lista completa a necesarului de materiale, care sa cuprinda detalii referitoare la produsele ce vor fi achizitionate, cantitatile necesare, precum si o cerere de reinnoire a stocului.
O atentie deosebita trebuie sa acorde achizitorul acelor produse care necesita un timp mai indelungat de achizitie si sa ia toate masurile necesare ca instructiunile de comandare sa fie predate departamentului de achizitii cat mai repede posibil.
-selectarea furnizorului priveste cea de-a doua etapa a procesului de aprovizionare si presupune o alegere a sursei de achizitie bazata pe cotatii de preturi, conditii de livrare, reputatia privind standardele de calitate, performantele la livrare si situatia comerciala. Sursa de aprovizionare poate consta intr-un singur furnizor sau mai multi, in functie de necesarul de materiale solicitat. O mare amploare a luat in ultimele decenii un sistem japonez de aprovizionare si productie, constand in reducerea stocurilor la zero, bazandu-se pe furnizori sa livreze marfurile direct la locul de munca si

“exact la timpul potrivit”.
-emiterea comenzii de achizitie este partea cea mai rutinanta a unui proces de achizitie, constand ori in dactilografierea comenzii, semnarea si expedierea ei prin posta ori in schimb electronic de date.Problemele ce se pot ivi in aceasta etapa privesc consumul de timp, in sensul ca aceasta activitate, desi simpla si obisnuita, poate dura cateva zile sau saptamani, ceea ce poate duce la o marire a timpului alocat proiectului. Se mai are in vedere si faptul ca orice comanda de achizitie defineste conditii comerciale, de regula standardizate si tiparite pe spatele formularelor de comanda, care il obliga pe achizitor sa accepte toate costurile necesare si implicatiile legale. Obligatiile comerciale prevazute de comanda de achizitie sunt in fapt obligatii contractuale referitoare la conditiile de plata, la pret, fixat pe durata contractului, nefiind supus cresterii din nici un motiv, daca nu s-a dispus altfel, termenul de livrare, calitatea si descrierea produselor ce urmeaza a fi livrate, la modul de despagubire in cazul marfii necorespunzatoare din punct de vedere al proiectarii sau al executiei, proprietate intelectuala, pierdere sau deteriorare. Odata contractat produsul, vanzatorul nu mai are nici un drept in a-l modifica sau a-l adaugi, decat printr-o autorizare explicita data de companie pe un formular oficial de modificare.

In situatia in care sunt impuse anumite schimbari in orice aspect al comenzii de aprovizionare, se poate emite un amendament la comanda initiala, cu acordul prealabil al furnizorului, determinand efectele asupra pretului si livrarii. Acestea sunt redactate pe formulare oficiale, avand parte de aceeasi circulatie ca si comanda initiala careia ii corespunde. Daca insa amendamentul pericliteaza incheierea corespunzatoare a aprovizionarii oricarui alt articol din comanda pana la data de livrare stabilita, se recomanda emitereaunei noi comenzi de achizitie.
Vanzatorul are dreptul de a contracta subantreprenori (subfurnizori), cu conditia ca acestia sa fie cunoscuti de catre cumparator oricand doreste, si cu asigurarea accesului personalului care se ocupa de urgentarea aprovizionarii din cadrul companiei la birourile sau atelierele acestora. Un alt aspect legat de conditiile comerciale se refera la dreptul cumparatorului de a refuza produsele livrate invocand faptul ca acestea sunt necorespunzatoare sau daca vanzatorul comite o incalcare a comenzii. Orice disputa referitoare la contract se va solutiona cu ajutorul unui arbitru ales cu acordul partilor, sau daca nu, in instanta.
-confirmarea comenzii, reprezinta raspunsul furnizorului la comanda de achizitie, in cazul in care el este pozitiv, inregistrandu-se un contract legal, supus legilor in vigoare. In aceasta etapa, revine furnizorului obligatia de a returna o confirmare a acceptarii conditiilor sau cel putin confirmarea detaliilor privind cantitatea, specificatiile, pretul si conditiile de livrare.
-urgentarea aprovizionarii este o masura preventiva prin care se incearca preintampinarea intarzierii livrarii, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie, solicitand informarea din timp despre orice dificultati pe care le-ar putea intampina furnizorul.
Desi in unele organizatii mai mici achizitorul indeplineste si rolul celui ce urgenteaza aprovizionarea, regula este ca acest rol sa revina unei persoane special insarcinate din cadrul departamentului de aprovizionare. Odata plasate toate comenzile, achizitionarea la timp a marfurilor devine o problema primordiala. Urgentarea aprovizionarii nu reprezinta doar un proces de urmarire a marfurilor intarziate, ci mai degraba incearca sa prevada problemele ce apar pe parcursul productiei si livrarii, preintampinand intarzierea livrarii.
Daca insa acest proces de rutina nu pare sa isi atinga scopul, persoana insarcinata cu urgentarea aprovizionarii poate apela la metode mai puternice de urgentare, cum ar fi oferta de a colecta marfurile chiar de la sediul furnizorului, o notificare prin care sunt explicate pe larg motivele urgentarii, sau orice alte metode licite ce duc la atingerea scopului.
-expedierea -; trebuie avut in vedere faptul ca inaintea parasirii locului de productie al furnizorului, transportul sa fie marcat corespunzator, prin aplicarea unei stampile usor de recunoscut a

furnizorului pe lazile de ambalaj, astfel incat fiecare articol sa poata fi identificat in toate etapele calatoriei, precum si la destinatia finala.
-livrare si facturare -; facturile insotesc actele de trimitere a marfurilor si se deconteaza de catre solicitantul marfii in momentul receptionarii acesteia.
-inspectie interna a produselor -; realizata de catre factorii de control abilitati din interiorul organizatiei.
-receptia produselor, este ultima etapa a ciclului aprovizionarii si consta intr-o examinare amanuntita pentru verificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greseli referitoare la natura marfurilor sau cantitatea solicitata. Daca marfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde se procedeaza si la o evidenta a stocurilor.Apoi, dupa un timp, se pregateste un nou ciclu de aprovizionare.
In cazul in care transportul nu este receptionat in conditii satisfacatoare, se poate cere respingerea acestuia, fiind returnat impreuna cu o nota de respingere, solicitantul fiind exonerat de plata facturilor

Compania: Adresa: Tel:
Fax:

COMANDA DE ACHIZITIE

(Exemplu demonstrativ)

MENTIONATI ACEST NUMAR DE COMANDA IN TOATA CORESPONDENTA
……….

Furnizor: Adresa de livrare
(daca este diferita)

Data comenzii: Data de livrare: Ref. cotatia dvs:

Va rugam furnizati urmatoarele, in conformitate cu conditiile generale de achizitie

TVA,unde se aplica, nu este inclus in nici unul din preturile prezentate mai sus

Articole Sarcina/Proiect si alocare

Intocmit de

Aprobat de:

Semnatura autorizata

Figura 3. 2 Exemplu de borderou de comanda de achizitie

3.2 Importanta managementului administrarii resurselor materiale (mangementul aprovizionarii)
Conceptualizarea notiunii de management al administrarii resurselor materiale ale unui proiect, ca teorie si practica a conducerii vizeaza in primul rand o eficienta in aprovizionare, in ordinea evitarii intarzierilor, a achizitionarii bunurilor potrivite scopului urmarit, ca si incadrarea intr-un anumit buget.
Sporirea caracterului anticipativ al conducerii, reflectat de accentuarea importantei managementului aprovizionarii, datorat in principal presiunii exercitate de progresul tehnic si tehnologic, caruia trebuie sa-I faca fata in mod corespunzator, determina profesionalizarea functiei de manager al aprovizionarii, determinata atat de aptitudinile si calitatile pe care le impune o asemenea functie, cat si de valoarea cunostintelor si deprinderilor pe care le reclama aplicarea ei cu rezultate de succes. Functia de management al aprovizionarii priveste capacitatea de a conduce , de a adopta decizii corecte, juste si performante, care se concretizeaza in practica in emiterea comenzilor de achizitie, asigurarea transportului, a depozitarii, ca si a tuturor aspectelor legate de formalitati comerciale, portuare si vamale in conditiile operatiunilor la nivel international.
In adoptarea deciziilor, considerentele de ordin economic au avut intotdeauna un rol preponderent, asa incat managerul unui proiect de aprovizionare trebuie sa aiba in vedere costurile bunurilor si serviciilor achizitionate, luand in considerare faptul ca acestea reprezinta peste jumatate din costurile totale ale unui proiect de aprovizionare. Prin urmare, aprovizionarea competitiva determina succesul financiar al unui proiect.
Demersurile intreprinse de managerul unui proiect de administrare a resurselor constau, intr- o analiza a conditiilor concrete, interne si internationale, legate de problema plasamentelor capitalului, de fundamentarea costurilor aferente realizarii fiecarui obiectiv al proiectului si urmarirea sistematica a incadrarii cheltuielilor efective in nivelul planificat al costurilor.
Importanta plasarii eficiente a capitalului rezida in faptul ca o gestionare adecvata a resurselor poate determina gradul de rentabilitate al unui proiect de achizitie.
Astfel, fondurile blocate prin achizitionari premature de materiale nu mai aduc profit, ba mai mult, daca aceste fonduri provin din capital imprumutat, aduc o pierdere ce echivaleaza cu o dobanda, sau cu niste cheltuieli fara acoperire. Pe de alta parte insa, intarzierile cauzate cu achizitionarea pot avea consecinte dezastruoase, provenind din faptul ca lipsa materialelor poate duce la intreruperea lucrului, determinand o depasire a numarului de ore estimat, in conditiile in care proiectul continua sa inregistreze salarii si costuri fara acoperire. Per ansamblu, intregul proiect are de suferit, punand in pericol profitabilitatea lui.

3.3 Strategii manageriale utilizate in administrarea resurselor materiale ale proiectului.

3.3.1 Etapele procesului de administrare a resurselor materiale
Managementul aprovizionarii in cadrul proiectelor include procedeele necesare in vederea achizitionarii de bunuri si servicii, in vederea atingerii scopului proiectului, dintre care cele mai importante sunt:

-planificarea aprovizionarii -; ilustreaza produsele ce vor fi procurate, precum si data la care vor intra in posesia solicitantului
-planificarea solicitarii -; documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor ce se doresc achizitionate si identificarea potentialilor furnizori

-solicitarea -; analiza ofertelor furnizorilor pe baza de pret, conditii de livrare, reputatie

-selectia sursei -; selectarea furnizorului dintre ofertanti
-administrarea contractului -; conditiile contractuale survenite intre solicitant si furnizorul de bunuri si servicii
-incheierea contractului -; finalizarea contractului, livrarea produselor, rezolvarea posibilelor diferende aparute pe parcursul derularii contractului
Toate aceste procedee interactioneaza intre ele, creand un tot unitar, aprovizionarea functionand ca un serviciu centralizat.
De retinut este faptul ca relatia vanzator-cumparator poate exista la mai multe niveluri in cadrul unui proiect.

Planificarea aprovizionarii

Planificarea solicitarii

Solicitarea

Selectia sursei

Administrarea contractului

Finalizarea contractului

Figura 3.3 Schema de principiu a managementului administrarii resurselor materiale

Toate aceste etape descrise succint in cadrul graficului precedent, prezinta o desfasurare complexa

in cadrul unui proiect, fiecare dintre acestea continand : date de intrare,metode si tehnici particulare de abordare a fiecarui proces precum si rezultatele etapei ce sunt prezentate sub forma unor date de iesire.
In continuare, prezentam in detaliu fiecare etapa in parte, analizate la nivelul componentelor constituente.

3.3.1.1 Planificarea aprovizionarii

Este un proces al identificarii primelor date referitoare la genul de produse ce trebuie procurate, cantitatea necesara, timpul de achizitie, precum si descoperirea primelor informatii vizavi de posibilii furnizori.
In aceasta etapa, echipa manageriala poate intra in contact cu specialisti in contracte si aprovizionare, incluzandu-i apoi in echipa proiectului.

DATE DE INTRARE:
-Scopul proiectului -vizeaza o descriere a limitelor proiectului si furnizeaza o serie de informatii importante despre necesitatile proiectului si strategiile care trebuie aplicate pe parcursul derularii lui.
-Descrierea produsului - cuprinde detalierea din punct de vedere tehnic (caracteristicile) al al tuturor bunurilor ce urmeaza a fi achizitionate

-Resursele achizitionarii, ca si expertiza, trebuie sustinute de catre echipa proiectului
-Conditiile de piata -se refera la o analiza a bunurilor si serviciilor existente pe piata in acel moment, care sunt produsele cele mai cautate, de unde se procura acestea si in ce conditii
-Analiza proiectului -; priveste unele costuri preliminare, planuri manageriale de calitate, fluxul banesc in cadrul proiectului, identificarea riscurilor sau personalul planificat
-Constrangerile sunt factorii ce limiteaza optiunile cumparatorului, una dintre cele mai cunoscute constrangeri pentru proiecte fiind disponibilitatile banesti.
-Presupunerile sunt factorii ce in viziunea scopurilor planificate sunt considerati a fi adevarati, reali si siguri.

METODE SI TEHNICI PENTRU PLANUL APROVIZIONARII
-Analiza producerii sau cumpararii este o tehica manageriala prin care se definesc o serie de conditii financiare (atat costuri directe, cat si costuri indirecte) in vederea deciderii daca un anumit bun renteaza a fi produs sau cumparat.
-Parerea expertului va fi adesea necesara in cadrul unui proiect, fie ca este asigurata de un singur individ sau de un grup de persoane specializate, sau provenind din surse diferite, cum ar fi: alte unitati din cadrul organizatiei, consultanti, asociati profesionali sau tehnici, grupuri industriale
-Alegerea tipului de contract se face in functie de nevoile proiectului, selectand pe acela care indeplineste scopurile urmarite.Principalele categorii de contracte sunt:
-contractul avand preturi fixe sau de tip lump sum - aceasta categorie vizeaza fixarea unui pret total pentru un produs bine definit. Neindeplinirea acestei conditii duce la riscuri atit pentru cumparator, care nu primeste produsul dorit, cat si pentru vanzator, care suporta cheltuieli masi mari cu procurarea lui.
-contractul cu costuri rambursabile -; include pe langa costurile de productie ale unui bun si un profit al vanzatorului. Se are in vedere si faptul ca de obicei costurile sunt clasificate in costuri directe, ca de exemplu cele necesare pentru profitul exclusiv al unui proiect, si costuri indirecte, calculate ca un procent din costurile directe, vizand salariile executivilor, largirea obiectivelor proiectului, denumite pe scurt “costurile de a incheia afaceri”.
-contractul de tip timp si materiale -este un gen de contract care reuneste preturile fixe cu costurile rambursabile

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Planul managerial de aprovizionare priveste modul in care vor fi gestionate celelalte procese de aprovizionare ramase, cum ar fi: alegerea tipului de contract, pregatirea estimarilor independente, procurarea documentelor oficiale standardizate, relatiile cu furnizorii, coordonarea altor aspecte ale proiectului.
-Declaratia de lucru (Statement of work) -descrie in detaliu bunurile ce se doresc achizitionate, in vederea stabilirii furnizorilor care sunt capabili a le procura in conditiile cele mai avantajoase. Numarul sau caracteristicile detaliilor pot varia in functie de natura produselor, nevoile cumparatorului sau de forma contractului utilizat, sau pot fi redefinite, revazute pe parcursul procesului de aprovizionare.In vederea receptionarii de catre furnizori, o asemenea declaratie ar trebui sa fie cat se poate de clara, completa sau concisa, cuprinzand si o descriere a serviciilor colaterale, cum ar fi raportul performantelor sau suportul operational postproiect pentru produsul procurat.

3.3.1.2 Planificarea solicitarii
Este procesul care implica o pregatire minutioasa a documentelor necesare pentru a sustine solicitarea.

DATE DE INTRARE

-Planul managerial de aprovizionare

-Declaratia de lucru
-Alte date de iesire planificate - cuprinde o revizuire a riscurilor, a costurilor preliminare, stabilite in planificarea aprovizionarii, care s-au modificat de la o etapa la alta, luate acum in considerare ca parte a solicitarii.

METODE SI TEHNICI PENTRU PLANUL SOLICITARII
-Formele standard se refera la contractele standard, descrierile standard ale bunurilor ce fac obiectul proiectului sau la versiunile standardizate ale unei parti sau a intregului set de documente necesare.

-Parerea expertului este necesara si in aceasta etapa a proiectului.

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
- Documentele aprovizionarii sunt folosite in vederea solicitarii propunerilor posibililor furnizori, selectati mai tarziu potrivit criteriilor cunoscute. Aceste documente trebuie structurate in asemenea maniera incat sa faciliteze acuratetea raspunsurilor din partea eventualilor furnizori, incluzand descrierea formei dorite de raspuns sau orice alte previziuni contractuale, copii ale modelului de contract
- Criteriile de evaluare pot fi obiective sau subiective, bazate pe talentul sau experienta managerului de proiect, si fac adesea parte din documentele de achizitionare. In conditiile unor produse similare, unul dintre cele mai cunoscute criterii de evaluare este pretul, insa nu si cel mai concludent. Alte criterii importante vizeaza intelegerea nevoilor, asa cum reiese din propunerea vanzatorului, costul per total, capabilitatile tehnice si cunostintele, abordarea manageriala, capacitatile financiare.

-Revizuirea unor declaratii de munca survine si pe parcursul planului de solicitare.

3.3.1.3 Solicitarea
Solicitarea implica un proces de obtinere a ofertelor din partea furnizorilor, ce vor fi analizate, concluziile rezultate pe baza criteriilor de evaluare fiind concretizate in alegerea celui sau celor mai buni furnizori, in conformitete cu obiectivele proiectului.

DATE DE INTRARE

-Documentele aprovizionarii sunt trimise potentialilor furnizori
-Lista furnizorilor calificati contine informatiidespre fiecare furnizor in parte, respectiv despre experienta acestuia, despre reputatia privind standardele de calitate, performante sau alte caracteristici specifice.

METODE SI TEHNICI PENTRU SOLICITARE
-Conferinta vanzarii consta intr-o serie de intalniri la care participa toti potentialii furnizori in vederea stabilirii exacte a ofertelor, a conditiilor contractuale, a cerintelor tehnice, etc.
-Publicitatea este un mod in care lista furnizorilor poate fi completata prin atragerea altora noi prin intermediul mass-mediei. Pentru unele produse, publicitatea este necesara, cum ar fi subcontractarea unor proiecte guvernamentale.

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Propunerile reprezinta raspunsurile scrise ale furnizorilor la documentele aprovizionarii, prin care acestia descriu abilitatile si conditiile de procurare pentru bunurile vizate.Asemenea propuneri scrise pot fi secondate si de prezentari orale.

3.3.1.4 Selectia Sursei
Alegerea sursei implica receptarea propunerilor furnizorilor, aplicarea criteriilor de evaluare, si in final, decizia de a contracta cu cel mai in masura a asigura necesitatile prevazute in proiect. Chiar daca pretul este un determinant de prim ordin, asta nu inseamna ca este si singurul temei al alegerii furnizorului, un exemplu concludent in acest sens fiind dat si de faptul ca cel mai mic pret propus s- ar putea sa nu fie si cel mai mic cost daca furnizorul se dovedeste a fi pus in situatia de a nu putea livra bunurile la timpul stabilit in contract, ceea ce duce la o intarziere a intregului proiect, provocand cresterea costurilor totale.Se are in vedere si natura bunurilor cerute, in functie de aceasta, putand fi selectati unul sau mai multi furnizori, semnand un contract standard sau unul negociat.

DATE DE INTRARE

-Propunerile- realizate in cadrul fazei anterioare

-Criterii de evaluare- prezentarile scrise si orale ale ofertei furnizorilor pot fi secondate si de unele monstre ale produselor fabricate anterior, in vederea unei mai bune evaluari a calitatii si capabilitatilor

-Politici organizationale -; practicate de catre conducerea organizatiei investigate

METODE SI TEHNICI PENTRU SELECTIA SURSEI
-Negocierea contractului reprezinta metoda care implica clarificarea clauzelor contractuale si a acordurilot tacite, structura contractului, drepturile si obligatiile partilor, acoperind in general responsabilitatile si autoritatea, finantarea contractului, pretul, etc.

-Sistemul de incarcare -; ce se determina in functie de caracteristicile produsului
-Sistemul scanarii -; presupune cerintele minimale de performanta pentru unul sau mai multe criterii de evaluare
-Estimari independente -; pentru cele mai multe produse se cere ca echipa de achizitie sa intocmeasca o evaluare independenta fata de cea propusa de potentialii furnizori, ca un mijloc de verificare

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Contractul -; este un acord de vointa, o intelegere legala care obliga furnizorul la procurarea produselor specificate in schimbul unui pret. Un asemenea contract poate fi simplu sau complex, in functie sau nu de natura produselor ce constituie obiectul lui.

3.3.1. 5 Administrarea contractului
Administrarea proiectului semnifica procesul prin care este asigurata concordanta dintre performantele furnizorului si intelegerea contractuala. Avand in vedere caracterul legal al relatiei contractuale, echipa manageriala trebuie sa cunoasca implicatiile asumate in administrarea unui contract. Administrarea contractului presupune si o aplicare a proceselor manageriale la relatia contractuala, cum ar fi: executia planului proiectului, raportarea performantei, controlul calitatii, controlul schimbarilor si integrarea acestora in managementul proiectului. Modalitatea si conditiile de plata trebuie de asemenea bine definite in cadrul unui contract, creand o balanta intre progresul realizat de vanzator si ratele de plata.

DATE DE INTRARE

-Contract

-Rezultatele muncii -; fac parte din planul proiectului de executie
-Modificari solicitate -; pe parcursul derularii contractului pot surveni diferite modificari legate de termenii contractuali ori de produsele sau serviciile ce trebuie procurate. O alta modificare se refera la cazul in care se produce rezilierea contractului din culpa furnizorului, acesta nerespectandu-si obligatiile contractuale, munca acestuia fiind etichetata ca necorespunzatoare.

-Facturile vanzatorului -; furnizorul are dreptul si totodata obligatia ca din cand in cand sa emita

facturi in vederea remunerarii muncii prestate pana la acel moment.

METODE SI TEHNICI MANAGERIALE PENTRU ADMINISTRAREA CONTRACTULUI
-Controlul sistemului de modificare a contractului -; defineste procesul prin care contractul poate fi modificat, incluzand birocratia, procedurile de rezolvare a disputelor, aprobarile necesare pentru autorizarea modificarii

-Raportarea performantelor -; priveste modul in care furnizorul isi respecta clauzele contractuale
-Sistemul de plata -; de regula se utilizeaza sistemul platii prin conturi, insa la proiectele de mai mare anvergura se poate crea un nou sistem.

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Corespondenta -; termenii contractuali adesea solicita documentatie scrisa asupra unor aspecte ale comunicarii dintre cumparator si furnizor, ca de exemplu avertismente legate de calitatea nesatisfacatoare a produselor livrate, clarificari sau modificari ale contractului.

-Modificarile contractului

-Plata -; se va face in conformitate cu prevederile contractului

3.3.1.6 . Finalizarea contractului
Receptia produselor cerute, verificarea lor, incasarea pretului, rezolvarea diferendelor, toateacestea duc la finalizarea contractului.

DATE DE INTRARE
-Documentatia contractului -; include, dar nu se limiteaza laaceasta, insusi contractul, secondat de toate anexele sau notele explicative la modificarile facute contractului, documentatia tehnica realizata de catre furnizor, documentele financiare, statele de plata, facturile.

METODE SI TEHNICI PENTRU INCHEIEREA CONTRACTULUI
-Auditul aprovizionarii -; consta intr-o revizuire a procesului de achizitie incepand cu etapa planificarii solicitarii pana la administrarea contractului, in vederea identificarii succeselor, ca si a greselilor aparute pe parcurs.

REZULTATE (DATE DE IESIRE)
-Dosarul contractului -; inainte de indosariere, toate documentele trebuie inseriate si numerotate, aranjate intr-o succesiune logica si usor de retinut, dupa numarul specificatiilor ori dupa numerele de cod ale proiectului.
-Acceptarea formala si inchiderea -; la incheierea unui ciclude aprovizionare, administratorul are obligatia de a notifica in scris furnizorul despre terminarea contractului. Acceptarea formala din partea furnizorului se face in modalitatea stipulata in contract.

3.4 Managementul stocurilor de materiale in cadrul proiectelor

3.4.1 Interventia din partea managerului de proiect
In vederea urgentarii aprovizionarii, un rol determinant il poate avea managerul de proiect, care intervine in acest proces prin inaintarea de note explicative furnizorilor sau prin luarea unor masuri de urgenta, daca acestea par justificate.
O alta problema intalnita in cadrul unui proiect se refera la crizele de materiale, aparute din cauza intarzierilor, erorilor de aprovizionare, deteriorarii, furturilor, nivelurilor inadecvate ale stocurilor generale, solutia gasindu-se in emiterea unor liste de materiale deficitare. Cerintele intocmirii unei asemenea liste privesc descrierea materialelor, tipul si cantitatea, furnizarea de informatii clare si precise persoanei responsabile de achizitie, indicarea gradului de urgenta, permiterea feedback-ului informatiei. Odata completata lista, ea este trimisa de urgenta achizitorului prin cel mai rapid mijloc posibil
Un astfel de borderou pentru identificarea materialelor deficitare, este prezentat in cadrul tabelului urmator:

(Exemplu demonstrativ)

LIPSA MATERIALELOR DEFICITARE

In atentia managerului de aprovizionare

Articolele sunt critice pentru desfasurarea productiei

Rugam expediati si raportati de urgenta

Proiect:

Departament:

Data emiterii:

Emis de :

Numarul comenzii de aprovizionare

Descrierea materialelor sau echipamentelor

Cantitatea necesara

Cand este nevoie de ele

Raspunsul managerului de aprovizionare

Figura 3.4 Exemplu de borderou pentru identificarea materialelor deficitare

Acest tabel ofera o trecere in revista a principalelor materiale deficitare implicat intr-un proces de aprovizionare, fiind un exemplu complet aplicativ pentru managementul prin exceptare.

3.4.2 Metode moderne de management ale stocurilor de materiale in proiecte

1. Principiul Pareto si managementul stocurilor
Vilfredo Pareto (1848-1923), de origine italiana, de profesie sociolog si economist, a elaborat celebra teorie a distribuirii bogatiei in cadrul populatiei generale, care inainteaza ideea ca 80% din bogatia totala este distribuita de regula la numai 20% din populatie. Concluziile sale au dus la acceptarea si folosirea generala a “principiului Pareto”, cunoscut si sub numele de “legea lui Pareto” sau regula “80/20”. De aici reiese si ipoteza ca dintr-un ansamblu de articole, 80% din valoarea sau efectul lor apartin doar la 20% din articole, denumite “putine, dar semnificative”.

Aplicand aceasta teorie la controlul stocurilor, rezulta ca 80% din articolele achizitionate sau

tinute in stoc reprezinta probabil doar 20% din valoarea inventarului.

2. Varianta ABC
Varianta cea mai utilizata in practica controlului managerial asupra stocurilor, denumita varianta ABC priveste impartirea stocului in trei parti, denumind fiecare grupa de articole A, B si C, in care acestea se incadreaza astfel: in grupa A, cele mai valoroase 10% din articole, in grupa B, 20% dintre articolele de valoare moderata, in grupa C cele mai cele mai valoroase 70% dintre articole.
Datorita faptului ca articolele din grupa A sunt si cele mai valoroase, eliberarea lor din stoc trebuie autorizata in mod corespunzator, fiecare noua comanda de achizitie fiind vizata de un manager superior. In ceea ce priveste articolele din categoria B, comenzile de reinnoire a stocului se declanseaza in momentul in care inregistrarile arata ca stocul a scazut sub un nivel predeterminat, iar cantitatea care se comanda din nou este calculata pentru a restabili nivelul stocului la un maxim predeterminat. Cum articolele din categoria C sunt articole minore, consumabile, eliberarea lor din stoc este mai putin riguros controlata, reinnoindu-se comanda de achizitie la epuizarea unei anumite parti, de exemplu jumatate.

Exista situatii in care pentru derularea unui proiect se folosesc integral materiale din stoc, fara a fi nevoie de un proiect special de achizitionare. Acest lucru se intalneste la firmele mari, capabile sa pastreze stocuri ample din toate materialele, dat fiind faptul ca un asemenea mod de aprovizionare din stoc atrage dupa sine costuri ridicate pentru companie pentru pastrarea lor in magazie, dar ofera avantaje locale de costuri din punctul de vedere al managerului de proiect. Avantaje decurg si din faptul ca materialele se pot achizitiona in loturi economice, astfel incat costurile standard ale materialelor folosite in cadrul proiectului pot parea scazute.De asemenea, depozitarea materialelor nu mai constituie o problema.
Cea mai mare parte a proiectelor vizeaza firme ce nu pastreaza stocuri de materiale in magazie, drept pentru care trebuie comandat fiecare articol necesar. Un asemenea mod de lucru prezinta o serie de avantaje incontestabile, insa si dezavantaje, asa cum ar fi situatia in care compania desfasoara mai multe proiecte in acelasi timp si in aceleasi ateliere, cand pentru procurarea comenzilor nu se mai fac reduceri de preturi datorita cantitatilor relativ mici achizitionate. Unele achizitii pot duce la cresterea inventarului total al companiei, si implicit al costurilor acestuia. Aprovizionarea pe proiecte permite o mai buna analiza a costurilor si a bugetului.
De exemplu, prealocarea materialelor ce urmeaza a fi folosite intr-un proiect, realizata prin retragerea acestora din stocul general si plasarea intr-un stoc separat, destinat proiectului, reprezinta unul dintre avantajele nete ale aprovizionarii pe proiect.
Proiectele care implica siguranta nationala impun achizitionarea tuturor articolelor numai cu conditia certificarii conformitatii pentru utilizare, aplicabile atat materiilor prime, cat si produselor finite. In acest sens, se desemneazaun organism extern de inspectie care sa aprobe procedurile de calitate, atat la sediul antreprenorului, cat si la sediile furnizorilor. Bunurile inspectate se inmagazineaza in locuri special amenajate, numai pe baza unui certificat de autorizare specific lotului respectiv, eliberat de catre comisia de inspectie. Stocurile astfel infiintate sunt stocuri
“rezervate” in care sunt pastrate doar materialele destinate unui anume proiect separat de cele pentru utilizari generale, constituind o metoda eficienta de prealocare.
Pe langa faptul mentionat mai sus, furnizorii bunurilor implicate in asemenea proiecte trebuie sa asigure si posibilitatea de “urmarire” a acestora, care consta in identificarea sursei si a lotului din care provine un anume produs. Analizand aceste conditii, se ajunge la concluzia ca alegerea unuia dintre cele doua sisteme de aprovizionare -; pe proiect sau din stoc- nu este la latitudinea antreprenorului, ci achizitiile peproiect devin in fapt o conditie contractuala.
Managementul stocurilor presupune in fapt rezolvarea problemelor ridicate de depozitarea fizica a marfurilor, care pot fi impartite in cateva categorii bine definite:
-spatiul -; vizeaza locul exact in care sunt depozitate materialele, fiind o resursa in proiect, in aceeasi masura ca si forta de munca:
-etichetarea -; este o conditie esentiala a depozitarii, in ordinea evitarii confuziunilor. Se recomanda ca produsele depozitate sa primeasca numere sau coduri, respectiv coduri de culoare pentru materialele folosite frecvent
-localizarea -; este o problema proportionala cu marimea depozitului si cu modul de amplasare a materialelor. Procedura uzuala in orice depozit bine administrat cere ca fiecare raft sau lada sa poarte o adresa de identificare, un simplu cod alfanumeric.
-conservarea -; se refera la anumite conditii de depozitare a materialelor predispuse in mod deosebit deteriorarii din cauza socurilor mecanice, caldurii, frigului, umiditatii, contaminarii reciproce.
-metodele si echipamentul de manipulare -; datorita fragilitatii, se recomanda ca unele materiale sa fie transportate cu ajutorul echipamentelor speciale de manipulare
-asigurarea sanatatii si sigurantei -; realizate prin intermediul politicilor practicate de catre organizatie promotoare si managerul de proiect.

-proceduri de birou de rutina -; vizeaza manuale sau computerizatele
-securitate - se impune ca in ordinea prevenirii furturilor, ca si a reducerii la minim a iesirilor neregulamentare sau neinregistrate accesul la depozitele de materiale sa fie permisa doar personalului autorizat. De asemenea, este necesara o asigurare a pazei in afara orelor de program
-sisteme de inregistrare a stocurilor si sisteme informationale -; cuprind intrarile si iesirile materialelor, controlul stocurilor, contabilitatea costurilor. Intrarile de materiale in depozit trebuie insotite de documente adecvate, iar iesirile, autorizate si insotite de comenzi de marfuri, liste de materiale, schemele de iesire din magazie sau listele de piese.

3.5 Proceduri de aprovizionare pentru proiecte

Sistemul aprovizionarii pentru proiectele de investitii, desi respecta structura generala, se deosebeste de aceasta printr-o serie de elementele organizatorice. Astfel, agentul de aprovizionare poate fi o organizatie independenta, departamentul de aprovizionare al contractorului, departamentul de aprovizionare al clientului, sau dintr-o combinatie a acestor variante. In cadrul unui proiect international, seful serviciului de aprovizionare al contractorului are posibilitatea contractarii cu antreprenori locali, ori daca conditiile pietei o cer, cu furnizori din orice parte a lumii, in functie de rentabilitate, de amplasarea lor, de nivelul calitatii, etc.
Materialele si echipamentele necesare derularii proiectului sunt controlate de catre inginerul de proiect in cadrul unui borderou de urmarire a achizitiilor, in vederea codificarii seriale a acestora. Unele dintre aceste borderouri sunt realizate electronic, cuprinzand si informatii referitoare la costuri si planificare. Pentru a simplifica controlul achizitiei fiecarui articol, borderoul ar trebui sa mentioneze fiecare etapa importanta si termenele la care se desfasoara ea.Din timp in timp se cere o reunire a borderourilor de control prin intermediul unui program global de control al aprovizionarii pentru intregul proiect. La incheierea proiectului, borderourile se arhiveaza, ele reprezentand in fapto parte integranta a documentatiei proiectului.
Un manager competent cunoaste ca una dintre cheile succesului unui proiect este pregatirea documentatiei care sa cuprinda caracteristicile bunurilor ce se doresc achizitionate. In acest sens, in pregatirea specificatiilor de achizitie, se contureaza doua etape:
- etapa cererii de oferta -; specificatia pentru cererea de oferta este depusa de distribuita de aprovizionare catre posibilii furnizori
- etapa de comanda de achizitie -; specificatiile pentru cererea de oferta sunt inlocuite cu specificatiile de achizitie dupa discutiile cu furnizorul ales.
Firmele cu experienta in managementul de proiect stiu sa evite eforturile repetate si riscurile greselilor prin dezvoltarea unei biblioteci pentru specificatii ori prin pastrarea documentelor sub forma de fisiere in calculator, ce pot fi folosite ca atare sau modificate ori de cate ori este nevoie sa se intocmeasca o noua specificatie.
Producerea oricarui echipament care intra in componenta unui proiect reprezinta ea insasi un proiect de productie, impunand aceleasi tehnici manageriale ca si proiectul cadru, chiar daca la o scara mai mica.
In ceea ce-l priveste pe agentul de achizitionare, perioada care urmeaza dupa emiterea unei comenzi de achizitie inseamna asteptare si trebuie sa conteze foarte mult pe faptul ca furnizorul isi va respecta obligatia, de aceea poate organiza vizite la locul de productie al furnizorului pentru a urmari stadiul si evolutia lucrarii. Agentul de aprovizionare are de regula obligatia de a-l tine la curent pe managerul de proiect cu stadiul tuturor detaliilor referitoare la acest proces.
Dupa finalizarea acestei etape, totul decurge conform sistemului general, respectiv se procedeaza la transportul bunurilor achizitionate la depozitele cumparatorului si se face receptia marfii, incheindu- se astfel si proiectul.
Ceea ce au in comun toate proiectele este aceeasi caracteristica: proiectarea ideilor si activitatilor si transformarea lor in noi realizari.Elementul de risc si de incertitudine mereu prezent arata ca evenimentele si sarcinile necesare pentru realizarea proiectului nu pot fi niciodata prevazute cu o acuratete absoluta.
Scopul managementului de proiect este de a preveni sau prezice cat mai multe dintre pericolele si problemele ce apar si de a planifica, organiza si controla activitatile, astfel incat proiectul sa poata fi finalizat cat mai bine posibil, in pofida tuturor riscurilor existente.