" 2.1. Crearea sau deschiderea unui registru

Au fost prezentate noiiuni elementare despre salvarea ai `nchiderea unui registru. Cu aceast\ ocazie a fost creat un fiaier registru gol, denumit Primul_registru, salvat `n "Folderul meu de lucru". In acest prim paragraf al Leciiei 2 vor fi prezentate noiiuni suplimentare de lucru cu registre, din punctul de vedere al imaginii acestora pe suportul de stocare permanent\.

# 2.1.1. Crearea unui registru nou

O metod\ de creare a unui registru nou a fost prezentat\ `n Leciia 1: atunci cand Excel este lansat `n execuiie utilizand una din cele patru metodele ilustrate `n leciia anterioar\, `n fereastra de aplicaiie este deschis un registru nou, f\r\ nici un fel de date. Metoda aceasta este puiin eficient\. Deschiderea aplicaiiei Excel poate dura destul de mult. Crearea unui registru nou este o operaiiune mult mai rapid\. In general, pe parcursul unei sesiuni de lucru (care poate dura `ntreaga zi de munc\) este nevoie de a deschide ai `nchide de mai multe ori registre, aaa cum se `ntampl\ ai `n activitatea de birou necomputerizat\. Timpul de lucru este negativ influeniat dac\, pentru fiecare registru nou creat, este nevoie de `nchiderea aplicaiiei ai relansarea sa. Prin urmare, Excel pune la dispoziiie un mecanism mult mai simplu de a crea un registru nou.

Inainte de a merge mai departe, lansaii `n execuiie Excel folosind una dintre metodele descrise `n seciiunile leciiei anterioare. Pentru moment este bine s\ ignoraii faptul c\ exist\ un registru nou ai f\r\ date `n fereastra aplicaiiei. Reiineii doar c\ acesta se numeate Book1, imediat dup\ `nceperea sesiunii de lucru.

Pentru a crea un registru Excel nou se pot folosi trei mecanisme: bara de meniuri, tastatura sau un buton de pe bara de unelte. Vor fi explicate, pe rand, aceste variante.

Crearea unui registru nou folosind meniul

Selectaii File din bara de meniuri, apoi selectaii opiiunea New, aaa cum este indicat `n Fig. 2.1.

Fig. 2.1. Pentru a crea un registru nou se selecteaz\ opiiunea New din meniul File.

Not\: In Fig. 2.1. se poate observa c\, dup\ cuvantul New (ai nu numai) exist\ 3 puncte (...), precum ai un

text care simbolizeaz\ o combinaiie de taste (Ctrl+N). Cele trei puncte, atunci cand apar al\turi de textul unei opiiuni de meniu, indic\ faptul c\ selectarea acesteia va deschide o fereastr\ de dialog `n care utilizatorul trebuie s\ furnizeze informaiii suplimentare pentru derularea corect\ a opiiunii. Combinaiia de taste este o "scurt\tur\" pentru realizarea prin intermediul tastelor a funciionalit\iii respectivei opiiuni de meniu. Nu `ncercaii deocamdat\ combinaiia de taste Ctrl+N pentru a crea un nou registru.

In urma select\rii opiiunii New se va deschide o fereastr\ (Fig. 2.2.) `n care veii primi invitaiia de a selecta o machet\ (template, `n limba englez\) pentru registrul nou.

In termeni specifici Excel, o machet\ este un aablon pe baza c\ruia se va crea fie un registru nou, fie o foaie de calcul nou\ `ntr-un registru existent. Chiar ai un registru aparent gol, cum este Book1, este generat pe baza unei machete. O machet\ stocheaz\ `n general informaiie de configurare (de exemplu, `ntr-o machet\ se poate specifica num\rul de foi cu care este creat un registru nou), dar poate coniine ai anumite date ai formule predefinite (de exemplu, macheta pentru o foaie de calcul `n care se realizeaz\ pontajul lunar poate avea deja `nscrise numele salariaiilor). Dac\ se realizeaz\ un paralelism cu lumea real\, o machet\ poate fi, de exemplu, un registru standard cump\rat de la magazinul de papet\rie

reguli. O machet\ Excel este p\strat\ pe un suport de stocare permanent\ sub forma unui fiaier cu extensia .xlt. Prezentul

curs nu detaliaz\ mai mult noiiunea de machet\. Din aceast\ cauz\, toate registrele noi care vor fi create mai departe folosesc ceea ce se numeate macheta implicit\ (default workbook template, `n limba englez\)

Revenind la Fig. 2.2., alegerea opiiunii New din meniul File va deschide fereastra "New". Selectaii, aaa cum este indicat `n figur\, Workbook, ai ap\saii butonul "OK". Aceast\ operaiiune va crea un registru nou bazat pe macheta de registru implicit\ a Excel. Acesta este, de fapt, registrul "gol" pe care l-aii `ntalnit anterior. Acest registru nu coniine date.

Fig. 2.2. Selectarea machetei implicite pentru a crea un registru nou

Observaii bara de titlu a Excel. Dac\ anterior numele registrului "gol" era Book1, acum numele noului registru este Book2.

Fig. 2.3. Numele noului registru este Book2

Inainte de a comenta acest fapt, vom crea registre noi folosind alte metode (buton, tastatur\).

Crearea unui registru nou folosind combinaiia de taste Ctrl+N

L\saii Book2 aaa cum este. Ap\saii tasta Ctrl (oricare dintre cele dou\ situate simetric pe tastatur\) ai, f\r\ a o elibera, ap\saii tasta N.

Not\: aceast\ procedur\ reprezint\ ap\sarea simultan\ a tastelor Ctrl ai N. In cele ce vor urma, ori de cate ori va fi folosit\ sintagma "ap\saii simultan tastele X ai Y", veii folosi aceast\ metod\, unde X ai Y vor fi `nlocuite cu tastele specificate.

In urma ap\s\rii simultane a tastelor Ctrl ai N, bara de titlu va trebui s\ arate astfel:

Fig. 2.4. Combinaiia de taste Ctrl+N a creat un nou registru, denumit Book3

Aceasta indic\ faptul c\ a fost creat un registru nou, denumit implicit Book3. Remarcaii c\ procesul s-a derulat f\r\ a mai fi deschis\ fereastra de dialog New (Fig. 2.2). Registrul a fost creat automat folosind macheta implicit\.

L\saii registrul Book3 aaa cum este ai ap\saii butonul de pe bara de unelte a Excel. Bara de titlu a aplicaiiei se va schimba, indicand numele registrului curent ca fiind Book4. Aceasta `nseamn\ c\ ap\sarea butonului a creat un registru nou, f\r\ solicitarea de a selecta macheta (a fost folosit\, de asemenea, macheta implicit\).

In urma efectu\rii acestor operaiiuni, se pot trage mai multe concluzii: Concluzia 1. In mediu Excel, un registru nou poate fi creat `n trei moduri:

a) Meniul File/New

b) Combinaiia de taste Ctrl+N

c) Butonul de pe bara de unelte.

Dintre aceste trei metode, prima solicit\ alegerea unei machete pentru noul registru, iar celelalte dou\ folosesc

automat macheta implicit\.

Concluzia 2: In cadrul unei sesiuni de lucru, Excel poate genera mai multe registre noi, denumindu-le `n mod

implicit Book, urmat de un num\r `n ordine cresc\toare, `ncepand cu 1. In cadrul acestei seciiuni au fost create 4 registre noi: primul la deschiderea sesiunii (Book1), iar urm\toarele folosind pe rand cele trei metode descrise (Book2, Book3, Book4). Num\r\toarea serial\ a registrelor va continua atata timp cat sesiunea de lucru curent\ nu a fost `nchis\. Dup\ `nchiderea sesiunii ai deschiderea din nou a Excel, num\r\toarea va re`ncepe de la 1 (`ntotdeauna la lansarea `n execuiie a Excel va fi creat Book1).

Concluzia 3: Pe tot parcursul seciiunii 2.1.1. nu a fost salvat sau `nchis vreun registru dintre cele create. Prin urmare, Excel poate lucra cu mai multe registre deschise simultan, dintre care unul singur este `n mod curent activ. Aceasta `nseamn\ c\ se pot realiza prelucr\ri `ntr-un singur registru la un moment dat. Prin analogie cu lumea real\, pe birou pot fi deschise simultan mai multe dosare, aaezate al\turi sau unul peste cel\lalt, dar nu se poate scrie decat `ntr-unul la un moment dat.

Deoarece `n mod normal `n fereastra de aplicaiie este vizibil un singur registru (cel curent activ), chiar dac\ sunt deschise simultan mai multe, Excel pune la dispoziiie un mecanism simplu de a vedea ce registre sunt deschise ai de a comuta `ntre ele.

Selectaii opiiunea de meniu Windows. Meniul derulat va ar\ta ca `n Fig. 2.5. observaii `n partea inferioar\ a acestuia o list\ coniinand toate cele 4 nume de registre curent deschise. Se poate, de asemenea, observa c\ Book4 este bifat. Aceasta indic\ faptul c\ Book4 este registrul curent (cel aflat "deasupra"). Selectaii din aceast\ list\ numele registrului care doriii s\ devin\ curent ai ap\saii butonul stang al mouse-ului. Aaa cum este indicat `n Fig. 2.5., `n urma ap\s\rii butonului, regitrul Book2 devine curent. El va trece "deasupra", iar bara de titlu va indica schimbarea. Incercaii.

Fig. 2.5. Meniul Windows indic\ registrele deschise `n mediu Excel

ai permite comutarea `ntre ele.

Exerciiiul 2-1: Comutaii `ntre cele patru registre deschise, f\cand pe fiecare dintre ele curent la un moment dat. Incheiaii operaiiunea aducand din nou Book4 deasupra.

# 2.1.2. Inchiderea unui registru care nu coniine date, nesalvat

Inchideii registrul Book4 folosind una dintre cele dou\ metode `nv\iate `n Leciia 1. Dac\ aii respectat `ntocmai cele indicate `n seciiunea 2.1.1. trebuia ca registrul s\ dispar\ din mediul Excel f\r\ nici o `ntrebare suplimentar\. Aceasta `nseamn\ c\, deai nu a fost salvat, registrul a putut fi `nchis.

Deosebirea fai\ de succesiunea prezentat\ `n Leciia 1 este aceea c\ acum nu a fost creat un fiaier .xls pe hard disk (nu aii `ntalnit fereastra Save As, care apare obligatoriu atunci cand se salveaz\ pentru prima oar\ un regsitru). Prin urmare, un registru nou, care nu a fost salvat `n mod explicit, nu va exista ca fiaier stocat pe disc.

Din acest exemplu se poate concluziona c\ simpla creare a unui registru `n mediu Excel nu este automat urmat\ de crearea fizic\ a unui fiaier .xls. Numai operaiiunea de salvare realizeaz\ aceasta. Exerciiiul 2-2: `nchideii, pe rand, toate registrele aflate `n mediul de lucru: Book3, Book2, Book1.

In urma efectu\rii acestui exerciiiu, fereastra de aplicaiii trebuia s\ nu mai coniin\ nici un registru `n zona de lucru, iar bara de titlu trebuie s\ coniin\ doar numele aplicaiiei: Microsoft Excel.

# 2.1.3. Deschiderea unui registru existent

O metod\ de deschidere a unui registru existent a fost prezentat\ `n Leciia 1: atunci cand se deschide o sesiune de lucru Excel, `n fereastra de aplicaiie este deschis registrul prin intermediul c\ruia a fost lansat Excel (cel pe pictograma c\ruia s-a dat dublu clic).

In termeni generali, deschiderea unui registru `nseamn\ aducerea acestuia `n mediu Excel, `n vederea prelucr\rii. Un fiaier Excel nu poate fi prelucrat `n afara mediului Excel.

A fost deja explicat de ce metoda de a crea un fiaier nou doar prin deschiderea unei sesiuni Excel este nepractic\. In mod similar, de multe ori este necesar de a deschide registre existente, `n timpul unei sesiuni de lucru, ai ar fi total ineficient s\ lans\m o sesiune Excel ori de cate ori este nevoie s\ deschidem un registru existent.

Pentru deschiderea unui registru existent, Excel pune la dispoziiie trei metode: a) Prin meniu; b) Prin combinaiie de taste;

c) Prin buton de pe bara de unelte.

Deschiderea unui registru existent folosind meniul

Selectaii File din bara de meniuri, apoi selectaii opiiunea Open, aaa cum este indicat `n Fig. 2.6.

Fig. 2.6. Pentru a deschide un registru existent se selecteaz\ opiiunea Open din meniul File.

Remarcaii cele trei puncte, care indic\ deschiderea unei casete de dialog, precum ai combinaiia de taste Ctrl+O, care va realiza deschiderea registrului folosind tastatura.

Alegerea acestei opiiuni va deschide fereastra "Open".

Fig. 2.7. Seleciia opiiunii Open din meniul File va deschide fereastra "Open".

Ne propunem s\ deschidem registrul creat `n Leciia 1, ai anume Primul_registru.xls, situat `n "Folderul meu de lucru". Modul de manevrare a listei tip combo-box din fereastr\, `n vederea localiz\rii folderului "Folderul meu de lucru", a fost explicat `n leciia anterioar\. Procedaii `n maniera descris\ acolo pentru a aduce `n zona de seleciie a locaiiei fiaierului (Look in) "Folderul meu de lucru". In acest fel, fereastra de dedesubt va reflecta coniinutul folderului de lucru, ca `n Fig. 2.8.

Fig. 2.8. "Folderul meu de lucru" a fost localizat `n fereastra "Open"

Duceii cursorul mouse-ului deasupra numelui de fiaier dorit (`n cazul nostru, "Primul_registru.xls" ai daii dublu clic cu butonul din stanga.

Not\: Dac\ aveii probleme cu efectuarea unui dublu clic, puteii proceda astfel: duceii cursorul mouse-ului desupra numelui de fiaier ai daii un singur clic. Numele va fi selectat, aaa cum este indicat `n Fig. 2.8. Ap\saii apoi butonul "Open".

Registrul indicat va fi deschis `n zona de lucru a ferestrei de aplicaiie, lucru ce va fi indicat de bara de titlu.

Fig. 2.9. Meniul Windows dup\ deschiderea registrului Primul_registru.xls

Deschiderea unui registru folosind combinaiia de taste Ctrl+O

Ca alternativ\ la folosirea meniului, puteii ap\sa simultan tastele Ctrl ai O. Aceasta va avea ca efect deschiderea ferestrei "Open", dup\ care veii proceda ca la punctul anterior.

Exerciiiul 2-3: Utilizand aceast\ metod\, deschideii registrul "Lista personal.xls" de pe discheta intitulat\ Exemple. Dup\ ce l-aii deschis, `nchideii fiaierul.

Deschiderea unui registru folosind butonul Open de pe bara de unelte a Excel

Ca alternativ\ la folosirea meniului sau a combinaiiei de taste Ctrl+O, ap\saii butonul de pe bara de unelte a Excel. Aceasta va avea ca efect deschiderea ferestrei "Open", dup\ care veii proceda ca la punctele anterioare.

Exerciiiul 2-4: Utilizand aceast\ metod\, deschideii registrul "Oferte vanzare.xls" de pe discheta intitulat\ Exemple. Dup\ ce l-aii deschis, `nchideii fiaierul.

Exerciiiul 2-5: Din exerciiiile anterioare, trebuie s\ aveii registrul "Primul_registru.xls" deja deschis. Incercaii una dintre metodele indicate mai `inaite pentru a deschide acelaai fiaier. Verificaii apoi opiiunea de meniu Windows. R\spuns: Meniul derulat la opiiunea de meniu Windows va fi identic cu cel ilustrat `n Fig. 2.9. Deoarece nu au fost f\cute nici un fel de modific\ri asupra registrului curent, acesta nu a mai fost deschis `nc\ o dat\. In concluzie, Excel nu va deschide 2 copii identice ale aceluiaai registru. Mai tarziu, cand veii `nv\ia s\ lucraii `n registru ai veii face modific\ri asupra sa, veii vedea c\, la tentativa de a deschide un registru de pe disc `n timp ce acesta este deja `n lucru ai a suferit modific\ri fai\ de ultima salvare, sistemul va ateniiona asupra acestui fapt ai va l\sa utilizatorul s\ decid\ asupra aciiunii de urmat.

s3r8rm
" 2.2. Introducerea de date

# 2.2.1. Introducerea datelor

Inainte de `nceperea acestei seciiuni, asiguraii-v\ ce aveii fiaierul Primul_registru deschis `n mediu Excel.

Not\: In cele ce urmeaz\, prin editare va fi `nieleas\ introducerea sau modificare unei informaiii. Atergerea este un caz particular de modificare.

`ngroaat, avand `n coliul din dreapta jos un marcaj. Acest chenar indic\ faptul c\ celula A3 este "selectat\", adic\ devine

activ\ pentru editare. O celul\ nu poate fi editat\ `nainte de a fi selectat\.

Fig. 2-10. Celula A3 este selectat\

Reamintire: In general, `n mediul Windows 95/98, seleciia unui obiect cu ajutorul mouse-ului implic\ dou\ aciiuni: deplasarea cursorului mouse-ului deasupra obiectului ai ap\sarea butonului stang. Simpla deplasare a cursorului desupra obiectului nu `nseamn\ seleciia lui. Excepiie de la aceast\ regul\ fac opiiunile meniurilor autoderulante (pop-up) ai butoanele de pe barele de unelte, care prin clic cu mouse-ul nu sunt doar selectate, ci declanaeaz\ ai aciiunea lor specific\.

In cele ce urmeaz\, prin sintagma "selectaii celula XY" se va `nielege ducerea cursorului deasupra ei ai ap\sarea, o sigur\ dat\, a butonului stang al mouse-ului (pe scurt, clic cu mouse-ul pe celul\).

Observaii forma cursorului mouse-ului atunci cand este deplasat deasupra celulelor din foaia de lucru. Dac\ se deplaseaz\ cursorul suficient de lent deasupra ai `n apropierea celulei selectate, forma cursorului se schimb\.

a) b) (c)

Fig. 2-11. Forma cursorului se schimb\ `n funciie de poziiia sa deasupra sau `n apropierea celulei selectate

Not\: In Excel, forma cursorului este strict legat\ de posibilit\iile de aciiune la un moment dat. Pe parcursul prezentului curs va fi precizat de fiecare dat\, cand este nevoie, `n ce fel se schimb\ forma cursorului, `n vederea execut\rii unei aciiuni anume. In acest moment al desf\aur\rii cursului reiineii c\, `n momentul seleciiei unei celule, forma cursorului este cea indicat\ `n Fig. 2-11 (a).

Dup\ ce aii selectat celula A3 (Fig. 2-10), tastaii cuvantul Text, aaa cum este indicat `n Fig. 2-12. Informaiia tastat\ apare atat `n celula curent\, cat ai `n bara pentru formule (Fig. 2-13). Bara pentru formule este o caset\ de introducere text tipic\ Windows, care `n Excel are o funciionalitate aparte: `n cadrul ei apare ai poate fi editat\ informaiia din celula curent\. Denumirea va fi ai mai bine justificat\ `n momentul `n care vor fi introduse noiiuni referitoare la scrierea formulelor `n Excel.

Bara pentru formule

Celula curent\

se lucreaz\, `n timp ce bara pentru formule indic\ coniinutul acestei locaiii.

Dup\ ce aii tastat ultimul caracter din cuvantul Text, ap\saii tasta Enter. Editarea celulei curente se `ncheie ai seleciia se mut\ automat pe celula de dedesubt (A4), aaa cum indic\ Fig. 2-13.

Fig. 2-13. Editarea celulei A3 s-a `ncheiat prin ap\sarea tastei Enter

Scrieii num\rul 234 `n celula A4. Dup\ ce aii tastat ultima cifr\ a num\rului 234 `n celula A4, ap\saii tastat Tab. Din cele de mai sus ai observand Fig. 2-12., Fig. 2-13 ai Fig 2-14, se pot trage mai multe concluzii:

1. Informaiia introdus\ `ntr-o celul\ este scris\ ai `n bara pentru formule (Fig. 2-12);

Fig. 2-14. Editarea celulei A4 s-a `ncheiat prin ap\sarea tastei Tab

2. Incheierea edit\rii unei celule se poate face prin utilizarea tastelor Enter sau Tab. In funciie de tasta utilizat\, seleciia se mut\ pe celula de dedesubt (Enter) sau pe celula situat\ imediat `n dreapta (Tab) celulei `n care s-a editat.

3. Dup\ `ncheierea edit\rii, informaiia de tip text (cuvantul Text) este automat "lipit\" de marginea din stanga a celulei, `n timp ce informaiia numeric\ (num\rul 234) este "lipit\" de marginea din dreapta a celulei. Se spune c\ informaiia de tip text este aliniat\ implicit la stanga, iar informaiia de tip numeric este aliniat\ implicit la dreapta.

Exerciiiul 2-6: Selectaii celula D4 ai scrieii cuvantul D4I7. Dup\ ultimul caracter al cuvantului indicat, ap\saii simultan tastele Shift ai Enter. Comentaii rezultatul.

R\spuns: Combinaiia de taste Shift ai Enter `ncheie editarea celulei, ca ai tasta Enter, cu diferenia c\ seleciia se mut\ automat pe celula de deasupra. Deai are `n componeni\ ai caractere numerice (cifre), cuvantul indicat este aliniat la stanga, adic\ este considerat informaiie de tip text.

Fig. 2-15. Text coniinand caractere alfanumerice (litere ai cifre); editarea a fost `ncheiat\ cu

Shift+Enter

Exerciiiul 2-7: Selectaii celula D4 ai scrieii Text1. Dup\ ultimul caracter al cuvantului indicat, ap\saii simultan

tastele Shift ai Tab. Comentaii rezultatul.

R\spuns: Combinaiia de taste Shift ai Tab `ncheie editarea celulei, ca ai tasta Tab, cu diferenia c\ seleciia se mut\ automat pe celula din stanga.

Fig. 2-16. Text coniinand caractere alfanumerice (litere ai cifre); editarea a fost `ncheiat\ cu

Shift+Tab

In concluzie:

Editarea celulei curente se `ncheie prin Seleciia se mut\ automat pe:

ap\sarea tastei (combinaiiei de taste):

Enter Celula de dedesubt

Shift + Enter Celula de deasupra (dac\ nu exist\ o celul\ deasupra - linia 1 - seleciia r\mane pe celula care s-a editat);
Tab Celula din dreapta
Shift + Tab Celula din stanga (dac\ nu exist\ o celul\ `n stanga - coloana A - seleciia r\mane pe celula care s-a editat);

# 2.2.2. Salvarea unui registru dup\ modifcarea coniinutului s\u

Pentru a p\stra modific\rile realizate `n registrul curent (Primul_registru.xls), acesta trebuie salvat. In leciia anterioar\ a fost descris\ procedura de salvare a unui registru nou (prima salvare a unui registru). Odat\ salvat, registrul are un nume ai o locaiie ("Folderul meu de lucru"\Primul_registru.xls). Salv\rile ulterioare vor folosi aceast\ informaiie ai nu o vor mai solicita.

Un registru modificat (ulterior primei salv\ri) poate fi salvat prin 3 metode: a) Folosirea meniului File, opiiunea Save;

b) Folosirea unei combinaiiei de taste Ctrl+S; c) Butonul Save de pe bara de unelte a Excel.

Salvarea unui registru modificat prin utilizarea meniului

Selectaii meniul File de pe bara de meniuri, apoi opiiunea Save.

Fig. 2-17. Meniul Save, utilizat pentru salvarea registrului curent

In timpul salv\rii, pe bara de stare a aplicaiiei este indicat progresul procesului.

Saving Primul_registru.xls

Fig. 2- 18. Bara de stare a aplicaiiei indic\ progresul procesului de salvare

Not\: Deai a fost selectat\ aceeaai opiiune de meniu ca ai la prima salvare a registrului (seciiunea 1.7.2.), comportamentul aplicaiiei a fost altul. Acest lucru este normal, deoarece acum informaiia de localizare ai numele registrului sunt cunoscute.

Salvarea unui registru modificat prin utilizarea combinaiiei de taste Ctrl+S

Ap\saii simultan tastele Ctrl ai S ori de cate ori doriii salvarea unui registru. Progresul operaiiunii de salvare a informaiiilor din memoria calculatorului pe suportul permanent este indicat pe bara de stare a aplicaiiei (Fig. 2-18).

Exerciiiul 2-8: In celula A1 din foaia de lucru curent\ a registrului Primul_registru introduceii numele Dvs. Salvaii utilizand combinaiia de taste CTRL-S. Observaii c\ registrul curent nu este `nchis, ci are loc numai operaiia de salvare.

Salvarea unui registru modificat prin utilizarea butonului Save de pe bara de unelte a Excel

Ap\saii butonul de pe bara de unelte a Excel ori de cate ori doriii salvarea unui registru. Progresul operaiiunii de salvare a informaiiilor din memoria calculatorului pe suportul permanent este indicat pe bara de stare a aplicaiiei (Fig.

2-18).

Exerciiiul 2-9: In celula B1 din foaia de lucru curent\ a registrului Primul_registru introduceii prenumele Dvs. Salvaii utilizand butonul aferent din bara de unelte.

" 2.3. Tipuri de date

# 2.3.1. Consideraiii teoretice asupra principalelor tipuri de date utilizate de Excel

Fundamental, Excel utilizeaz\ trei tipuri principale de date: numeric, text ai logic.

Prin definiiie, o dat\ de tip numeric este acea informaiie care poate fi utilizat\ `n operaiii matematice. Datele de

tip logic au doar dou\ valori posibile (TRUE - adev\rat ai FALSE -fals) ai sunt utilizate `n expresii logice. Datele de tip text sunt acele date care nu sunt de tip numeric sau logic ai includ toate caracterele, cifrele ai simbolurile speciale.

Exemplu de date de tip text: Maria

Lista personalului

Bilani Contabil: 01.20.1998

Situaiia veniturile & cheltuielilor Exemplu de date de tip numeric:

123

14.56

Exemplu de date de tip logic:

TRUE, true, True

FALSE, false, False

• Dac\ acestea sunt recunoscute ca o secveni\ care poate reprezenta un num\r, `n sensul definiiiei precedente,

atunci sunt reiinute ca dat\ de tip numeric ai pot fi ulterior folosite `n expresii matematice;

Dac\ sunt recunoscute ca o valoare logic\, vor putea fi utilizate ulterior `n expresii logice;

Dac\ nu vor fi recunoscute ca num\r sau valoare logic\, atunci vor fi reiinute ai interpretate ulterior ca text. Datele de tip text nu vor putea fi utilizate `n formule matematice, dar pot fi folosite, de exemplu, `n operaiii cu airuri de caractere (de exemplu, poate fi c\utat un subair `n cadrul valorii respective sau poate fi inserat un subair la o anumit\ poziiie).

Not\: datele de tip text pot fi folosite `n expresii logice (de exemplu: airul "ABCD" este identic cu airul

"ABCDE" este o expresie logic\ care are valoarea fals), dar rezultatul evalu\rii unei asemenea expresii va fi `ntotdeauna de tip logic.

Funciie de interpretarea pe care o d\ Excel unei anumite valori editate `ntr-o celul\, aceasta va fi aliniat\ conform regulii implicite descoperite pariial `n seciiunea precedent\.

Regula de aliniere implicit\ a datelor `n celul\ este: • stanga pentru text;

• dreapta pentru numere;

• centrat pentru tip logic (centrat `nseamn\ c\ valoarea respectiv\ va fi aaezat\ `n celul\ egal distaniat\ de marginile din dreapta ai stanga).

Pe parcursul prezentului curs veii vedea c\ datele pot fi foriate s\ nu respecte regula implicit\. Deocamdat\, `ntrucat nu au fost prezentate noiiunile necesare, se consider\ c\ datele introduse se supun regulii implicite de aliniere.

# 2.3.2. Consideraiii privind configur\ri cu caracter regional

Inainte de intra `n detalii privind datele de tip numeric, trebuie f\cut\ o incursiune `n mediul Windows ai reamintite cateva noiiuni privind configuraiia informaiiilor cu caracter regional.

Exist\ o serie de informaiii cu care se lucreaz\ `n mod curent, dar care sunt exprimate `n scris `ntr-o manier\ specific\ unei anumite i\ri. Asemenea informaiii sunt, de exemplu, modul `n care este scris\ data calendaristic\. Pentru romani de exemplu, este uzual s\ afiaeze data ca 20-08-98, dar poate fi afiaat\ ai ca 20/08/1998, sau 20.08.98 sau 20 august 1998. Tot caracter regional are ai moneda naiional\, ca ai locul unde este scris\ aceasta fai\ de valoarea numeric\ b\neasc\. De exemplu, romanii scriu 250 LEI, `n timp ce americanii scriu $250.

Sistemul de operare Windows 95/98 atie s\ utilizeze configur\ri regionale, pentru un num\r mare de i\ri, printre care ai Romania. Aceste informaiii sunt gestionate de o aplicaiie din grupul Control Panel, denumit\ Regional Settings.

Fig. 2-19. Aplicaiia Regional settings din grupul Control

Panel

din Windows, opiiunea Settings, subopiiunea Control Panel.

Informaiiile care pot fi configurate folosind Regional Settings se refer\ la modul `n care sunt scrise `n mod uzual numerele (separatorul zecimal, separatorul pentru grupe de cifre `n cazul numerelor mari, modul de scriere a numerelor negative etc.), formatul datei calendaristice ai al orei (inclusiv data la care se face schimbarea orei prim\vara ai toamna), semnul utilizat pentru moneda naiional\ ai poziiia acestuia fai\ de valoare.

Executaii dublu clic pe pictograma aplicaiiei Regional Settings `n Control Panel, aaa cum indic\ Fig. 2-19. Aceasta va deschide fereastra Regional Settings Properties, prezentat\ `n Fig. 2-20.

Fig. 2-20. Din fereastra Regional Settings Properties poate fi aleas\ configuraiie specific\ pentru Romania

In caseta de tip combo-box existent\ `n cadrul ferestrei, este prezent iniiial numele i\rii pentru care sunt configurate informaiiile regionale `n momentul deschiderii aplicaiiei. Dac\ se doreate alegerea unei alte i\ri, se deruleaz\ lista combo-box, prin ap\sarea butonului s\geat\ din dreapta, ai se selecteaz\ numele i\rii respective.

Deoarece `n cele ce urmeaz\ vom folosi configuraiia regional\ pentru Romania, `n Fig.2-20 este selectat Romanian. Dac\ `n acest moment optaii pentru o alt\ configurare regioanal\, vor exista zone din prezentul curs `n care afiaajul de pe ecran nu va coincide cu cele prezentate `n scris.

Dup\ alegerea i\rii dorite, se apas\ butonul "OK".

Ateniie: Schimbarea numelui de iar\, `n vederea modific\rii informaiiilor cu caracter regional, necesit\ restartarea Windows. Nu restartaii sistemul `nainte de a v\ asigura c\ aii `nchis `n mod corespunz\tor toate aplicaiiile active.

Informaiiile cu caracter regional configurate `n urma alegerii numelui Romanian `n procedura de mai sus sunt:

Pentru numere:

Separator zecimal: caracterul virgul\ (,); exemplu: 255,50
Separator pentru grupe de cifre `n cadrul numerelor mari: caracterul punct (.);
Num\rul de cifre din grup\: 3; din acest motiv, sepratorul de mai sus va fi numit `n continuare separatorul grupelor de mii; exemplu:

255.000,56

Sistemul de unit\ii de m\sur\: metric

Pentru simbolul mondei naiionale:

Simbol LEI

Poziiie Dup\ valoare; exemplu: 236 LEI

Pentru data calendaristic\:

Format scurt dd-MM-yy; exemplu: 28-08-98

Format lung dd MMMM yy; Aceasta `nseamn\ c\ data calendaristic\ poate fi utilizat\ ai `n formatul 28 august 98, furnizand

explicit numele lunii `n litere.

Separator pentru dat\ caracterul minus (-);

Pentru or\:

Format hh:mm:ss; exemplu: 15:05:36

Separator pentru or\ caracterul dou\ puncte (:);

Aceste informaiii vor fi considerate ca implicite pentru tot restul expunerii.

# 2.3.3. Preciz\ri privind datele de tip numeric

Selectaii iniiial celula B1 ai dup\ aceea scrieii, una sub alta, urm\toarele date: • B1: 2%

• B2: 223.56

• B3: 223,56

• B4: 2,356.00

• B5: 2.356,00

In urma scrierii acestor date `n celule, coloana B va ar\ta ca `n Fig. 2-21. Considerand ca singur indiciu modul `n

care Excel aliniaz\ implicit datele introduse `n celule, constat\m urm\toarele:

Fig. 2-21. Separatorii numerici uzuali pentru Romania

1. Valoarea 2%, care `n mod uzual desemneaz\ un procent, a fost interpretat\ ca un num\r, fapt indicat de alinierea la dreapta `n celul\.

2. Valorile 223,56 ai 2.356,00 (celulele B3 ai B5), avand separatorii zecimali `n conformitate cu configurarea regional\ pentru Romania prezentat\ `n seciiunea 2.3.2, au fost corect `nielese de Excel ca numere ai aliniate la dreapta. Celelalte 2 valori (celulele B2 ai B4), deai pentru un utilizator obianuit cu sistemul american de notare pot p\rea numere, pentru Excel sunt de ne`nieles ca atare ai, prin urmare le aliniaz\ la stanga.

Not\: Dac\ ceea ce este afiaat pe ecranul dumneavoastr\ difer\ de ceea ce este prezentat `n Fig. 2-21 `nseamn\ c\ aveii alte configuraiii cu caracter regional decat cele pentru Romania.

Observaiie: Din cele prezentate mai sus, `n cadrul prezentei seciiunii, se poate observa c\ Excel consider\

configuraiia cu caracter regional implicit\ ca fiind cea determinat\ prin utilizarea aplicaiiei Regional Settings (seciiunea 2.3.2). Nu exist\ o metod\ de a schimba separatorii impliciii din interiorul mediului Excel, ci doar prin intermediul aplicaiiei Regional Settings. Orice modificare veii face acolo, ea nu va fi preluat\ de Excel decat dup\ ce veii `nchide sesiunea de lucru Excel curent\ ai veii lansa o alta. Dac\ doriii s\ faceii acest lucru, asiguraii-v\ c\ informaiia coniinut\ `n registrele de lucru deschise este salvat\. Aceast\ not\ este valabil\ pentru orice informaiie cu caracter regional pe care o veii mai `ntalni `n continuare.

In urma constat\rilor de mai sus, referitoare la interpretarea sau nu ca numere a unei succesiuni de caractere, se poate deduce c\ forma `n care apar datele este foarte important\ `n Excel. Ea poate determina modul `n care Excel "`nielege" ai ulterior foloseate informaiia din celule.

In Excel se defineate noiiunea de format al datelor ca totalitatea caracteristicilor care definesc modul `n care acea dat\ este vizibil\ pe ecran sau pe hartie. Formatul poate cuprinde aspectul caracterului (form\, culoare, apariiie - `nclinat, `ngroaat, subliniat), alinierea informaiiei `n cadrul celulei (stanga, dreapta, la baz\, la varf etc), culoarea de fond sau eventuale chenare. Tot informaiie de format este ai modul `n care este afiaat\ valoarea datei `nscris\ `n celul\: ca text, ca num\r, ca valoare procentual\, num\r `nsoiit de simbol de moned\ naiional\, ca dat\ calendaristic\ etc.

In consecini\, formatul are dou\ laturi principale: una estetic\ (referitoare la caracterele ai aspectul grafic al celulei), iar alta funciional\ (legat\ de exprimarea valorii `ntr-o form\ util\).

Informaiiile de format implicite sunt p\strate `n macheta implicit\ Workbook (vezi seciiunea 2.1.1). De exemplu, regula implicit\ de aliniere a datelor `n celule este memorat\ `n aceast\ machet\.

Aciiunea prin care se atribuie unei informaiii caracteristici de format se numeate formatare. Detalii privind formatarea datelor din celule vor fi prezentate `n Leciia 5. In cadrul Leiiei 2 vor fi date doar infomaiii sumare.

Ateniie: formatarea nu schimb\ valoarea datei coniinut\ `n celul\, ci doar modul `n care aceasta este afiaat\, pentru uaurarea interpret\rii. De exemplu, 2% este acelaai lucru cu 0,02 sau cu 1/50. Nu difer\ valoarea numeric\ (aceea care va interveni `n eventuale calcule), ci doar modul `n care este ea afiaat\ pentru utilizatorul uman.

Deosebit de important este num\rul de zecimale cu care este afiaat un num\r. Afiaarea folosind un num\r de zecimale mai mic decat cel real poate naate uneori interpret\ri eronate ale datelor afiaate. Exemplu: fie numerele 400,45 ai 400,40. Afiaarea lor f\r\ zecimale va produce 400, respectiv 400 (se realizeaz\, `n afiaaj, o rotunjire la cel mai apropiat `ntreg). O eventual\ adunare a celor dou\ numere d\ rezultatul 800,85, care afiaat f\r\ zecimale va fi 801. Se ajunge, `n acest fel, la afiaarea informaiiei 400+400=801! Rezultatul este corect, dar alegerea modului de afiaare f\r\ zecimale produce `n acest caz o aparent\ eroare. Acest exemplu va fi reluat ulterior.

# 2.3.4. Exprimarea sumelor de bani `nsoiit\ de simbolul de moned\

Scrieii, `ncepand din celula B8, una sub alta, urm\toarele valori: • B8: 255 LEI

• B9: 255 lei

• B10: 255LEI

Dup\ scrierea acestor date, coloana B va ar\ta astfel:

Fig. 2-22. Valorile numerice, `nsoiite de simbolul monedei naiionale, sunt aliniate la

dreapta. Ceea ce Excel nu "`nielege" este afiaat implicit la stanga, ca un text oarecare.

mici, nu are semnificaiie de simbol de moned\ naiional\ (currency, `n limba englez\). Din acest motiv, valoarea

numeric\ 255, urmat\ de un air de caractere oarecare (cel puiin din punctul de vedere al Excel) nu este considerat\ un num\r.

In ceea ce priveate coniinutul celulei B10, chiar dac\ `ntre valoarea numeric\ ai simbolul de moned\ nu s-a tastat spaiiu, Excel `nielege c\ este vorba de o valoare b\neasc\ ai automat aliniaz\ la dreapta ai pune un spaiiu `ntre valoare ai simbolul de moned\. Pentru datele din celulele B8 ai B10, Excel memoreaz\ ai foloseate valoarea numeric\ 255, `n timp ce caracterele care apar afiaate (spaiiu, L, E, I) nu exist\ decat pe ecran!

Pentru valaorea din celula B9, Excel memoreaz\ fiecare caracter (7 caractere) ai va trata aceast\ informaiie ca un air de caractere. Nu veii putea face calcule folosind 255 lei, dar veii putea face calcule cu valoarea 255, memorat\ `n celulele B8 ai B10.

# 2.3.5. Date de tip logic

Scrieii, `n celulele E1 ai E2, urm\toarele valori: • E1: true

• E2: false

Dup\ `ncheierea acestei operaiii, celulele E1 ai E2 trebuie s\ arate ca `n Fig. 2-23.

Fig. 2-23. Date de tip logic `n Excel

Aceasta `nseamn\ c\ Excel a interpretat aceste date ca fiind de tip logic, TRUE ai FALSE fiind singurele dou\ valori posibile. Datele au fost automat scrise cu majuscule, indiferent cum au fost scrise, ai aliniate centrat, conform regulii implicite `n Excel. Acest tip de date este atribuit expresiilor logice (de exemplu, expresia 2>5 are ca rezultat valoarea logic\ FALSE).

# 2.3.6. Exprimarea datelor calendaristice ai a informaiiilor de timp `n Excel

Scrieii, `ncepand cu celula F1, una sub alta, urm\toarele informaiii: • F1: 28-08-98

• F2: 22-08-1998

• F3: 22 august 98

• F4: 22 Aug 98

• F5: 22.08.98

Dup\ `ncheierea acestor operaiiuni, coloana F va ar\ta astfel (Fig. 2-24):

Fig. 2-24. Date calendaristice `n Excel

v\ reamintiii care sunt informaiiile cu caracter regional pentru dat\ calendaristic\ specifice Romaniei (vezi seciiunea

2.3.2).

Exist\ un format scurt (dd-MM-yy) ai, `n baza acestuia, valoarea din celula F1 a fost interpretat\ ca dat\ calendaristic\ ai afiaat\ ca atare. Remarcaii, de asemenea, alinierea automat\ la dreapta, ca pentru un num\r.

Valoarea introdus\ `n celula F2, chiar dac\ a avut anul din 4 cifre, este totuai o valoare corect\ `n context regional, dar a fost afiaat\ (formatat\) la fel ca prima.

Urm\toarele dou\ valori sunt recunoscute ca format lung pentru dat\ calendaristic\ (corecte) ai afiaate conform unui format implicit al Excel.

Remarcaii, `n toate aceste patru cazuri alinierea implicit\ la dreapta ai utilizarea separatorului specific pentru dat\, conform cofiguraiiei regionale pentru Romania.

Valoarea din celula F5, deai pentru un utilizator uman poate reprezenta o dat\ calendaristic\, Excel nu o `nielege ca atare (separatorul utilizat nu este cel specific configurat prin Regional Settings). Intrucat nici alt gen de num\r nu este, iar valoare logic\ nici atat, Excel o interpreteaz\ ca text ai o aliniaz\ la stanga. Acest gen de valoare nu va putea fi utilizat `n operaiii matematice pentru c\ valoarea din celula F5 este de tip text (de exemplu, nu se va putea sc\dea valoarea din celula F5 din valoarea din celula F1 pentru a afla c\ num\rul de zile scurse este 0).

In acest moment, putem trage urm\toarele concluzii:

1. Modul `n care se introduc date calendaristice `n Excel este foarte variat;

2. Datele calendaristice sunt automat afiaate `n forma scurt\ (celulele F1, F2) sau forma lung\ (celulele F3, F4), indiferent de cum au fost introduse, cu condiiia ca informaiia s\ se supun\ configuraiiei regionale curent valabile `n sistem; validitatea unui air de caractere introdus pe post de dat\ calendaristic\ poate fi determinat\ din modul implicit de aliniere (o dat\ calendaristic\ valid\ va fi aliniat\ la drepta). Atunci cand vor fi prezentate noiiuni de formatare a valorilor introduse `n celule, se va vedea c\ acest lucru este doar `n general valabil, ai anume atunci cand celula foloseate formatarea implicit\ (cea memorat\ `n macheta Workbook).

3. Datele calendaristice sunt numere (alinierea implicit\ la dreapta o dovedeate);

Plaja de valori admisibile pentru data calendaristic\ `n Excel este cuprins\ `ntre 1 ianuarie 1900 ai 31 decembrie 9999. Mai mult decat suficient pentru aplicaiiile uzuale! Puteii verifica acest lucru astfel: scrieii `ntr-o celul\ liber\ valoarea 31-12-1899, iar `n alt\ celul\ liber\ valoarea 01-01-10000. Datele vor fi aliniate la stanga, ceea ce `nseamn\ c\, deai respect\ formatul regional pentru dat\, ne`ncadrarea `ntre limitele permise le descalific\ `n acest sens.

Fig. 2-25. Datele calendaristice `n afara domeniului 01-01-1900 ai 31-12-9999 nu sunt valabile `n Excel

Valorile de tip dat\ calendaristic\ sunt memorate ca numere `ntregi pozitive, reprezentand a cata zi de la 1 ianuarie 1900 este data respectiv\. In felul acesta Excel poate utiliza datele calendaristice `n expresii matematice.

De exemplu, valoarea 22-08-98 din celula F1 este memorat\ ca num\rul 36029, adic\ 22 august 1998 este a 36029-a zi de la 1 ianuarie 1900. Tot ca 36029 vor fi memorate ai utilizate `n calcule ai informaiiile din celulele F2, F3 ai F4, deai arat\ diferit.

Scrieii, pe rand `ncepand cu celula F9, urm\toarele valori: • F9: 22-08-98 1:30

• F10: 22-08-98 1:30 pm

• F11: 22:35:06

• F12: 25:00:00

• F14: 3:00:45 AM

In urma acestor operaiiuni, `n coloana F vor fi afiaate urm\toarele:

Fig. 2-26. Informaiii de timp (or\) `n Excel.

Toate valorile introduse sunt corecte ca informaiii de timp, dovad\ fiind alinierea lor la dreapta. Ceea ce difer\ este coniinutul informaiiei.

Informaiia din celula F9 cuprinde data calendaristic\, dar ai ora `n cadrul acelei zile. Aceast\ informaiie se refer\ la ziua de 22 august 1998, ora 1:30 AM. Celula F10 coniine aceeaai informaiie de zi, dar cu 12 ore mai tarziu (ora este 1:30 PM, adic\ 13:30).

Celula F11 coniine doar informaiie temporal\, `n cadrul zilei. Nu face referire la nici o dat\ calendaristic\ anume. Deai aparent este o aberaiie, aaa cum consider\ Excel ai data de 1 ianuraie 10000, totuai informaiia din celula F12

este corect\ (are sens) din punctul de vedere Excel. Aceast\ informaiie include ai data calendaristic\, `ntr-o form\ mai puiin evident\ decat celulele F9 ai F10. De fapt, aceast\ informaiie reprezint\ data de 1 ianuarie 1900, ora 1:00 AM. Vezi modul de memorare intern al datelor de tip or\ ai dat\ calendaristic\ (mai jos, `n aceast\ seciiune) pentru a `nielege acest format.

Exerciiiul 2-10: Selectaii celula F12 (chiar dac\ acum coniine date, procedaii ca `n seciiune 2.2. Introducerea de date). Observaii bara pentru formule. Acolo este "tradus\" informaiia de dat\ ai timp atat de criptic exprimat\ de celula `n cauz\. Pentru a nu modifica accidental valoarea din celula F12, deselectaii-o, prin selectarea unei celule goale (de exemplu F15).

Celulele F13 ai F14 prezint\ alte moduri valide de a exprima ora `n cadrul zilei, indicand ora cu valori cuprinse `ntre 1 ai 12, cu precizarea AM sau PM. Nu conteaz\ dac\ scrieii cu majusule sau cu litere mici, dar trebuie obligatoriu un spaiiu `ntre or\ ai indicativul AM, respctiv PM.

Excel memoreaz\ informaiia de or\ ca num\r real pozitiv subunitar, reprezentand ora proporiional fai\ de 1. De exemplu, ora 12:00:00 va fi memorat\ ca 0,5. Informaiia de tipul celei din celula F12 va fi memorat\ ca num\r real pozitiv supraunitar, `n care partea `ntreag\ este num\rul zilei fai\ de 1 ianuarie 1900, iar parte fraciionar\ este ora raportat\ la `ntreg. De exemplu, 36:00:00, care `nseamn\ 1 ianuarie 1900, ora 12:00:00, va fi memorat ca 1,5.

Not\: In aceast\ seciiune a fost pus foarte mult accent pe regula de aliniere implicit\ pentru datele din celulele Excel. Aceasta nu este cea mai bun\ metod\ de identificare pentru tipul unei anumite valori dintr-o celul\. Regula implicit\ este valabil\, ai d\ `ntr-adev\r rezultatele indicate `n aceast\ seciiune, dac\ nu a fost schimbat `n vreun fel formatul implicit al celulelor. Schimbarea formatului unei celule va fi sumar explicat\ `n aceast\ leciie ai detaliat\ `n Leciia 5. Exist\ metode mai precise de determinare a a tipului unei date, metode care vor fi descoperite pe parcusrul acestui curs.

" 2.4. Modificarea datelor din celule

# 2.4.1. Salvarea unei copii a registrului curent

Inainte de a trece mai departe, registrul curent de lucru va fi salvat cu un alt nume, dar la aceeaai locaiie ("Folderul meu de lucru"\Primul_registru.xls va fi copiat `n "Folderul meu de lucru"\Al_doilea_registru.xls).

Pan\ acum au fost prezentate dou\ situaiii distincte: • salvarea unui registru nou (cand i se atribuie pentru prima oar\ un nume ai o locaiie);

salvate, dar nu se mai solicit\ informaiie pentru localizare, aceasta fiind cunoscut\ de la prima

salvare; vezi 2.2.2).

Excel permite, de asemenea, salvarea unei copii a registrului curent cu alt nume sau `n alt\ locaiie. In cazul

prezentului curs vom p\stra registrul Primul_registru aaa cum este dup\ `ncheierea seciiunii 2.3.6, iar toate modific\rile care vor fi f\cute mai departe vor fi realizate `n copia Al_doilea_registru, pornind de la acelaai coniinut iniiial.

Mai `ntai, salvaii registrul Primul_registru folosind una dintre metodele de la 2.2.2. In acest fel v\ asiguraii c\ acesta p\streaz\ tot ceea ce aii scris `n Leciia 2 pan\ acum. Dup\ salvarea "pe loc" a registrului Primul_registru, realizaii o copie a acestuia cu numele Al_doilea_registru, procedand astfel:

Se activeaz\ meniul File ai se selecteaz\ opiiunea Save As.

Fig. 2-27. Opiiunea Save As va salva registrul curent cu alt nume ai/sau alt\ locaiie

Aceast\ alegere va deschide o fereastr\ pe care aii mai `ntalnit-o ai anume fereastra Save As. In principiu, operaiiunile pe care trebuie s\ le realizaii acum sunt similare cu ceea ce a fost descris acolo, cu cateva preciz\ri:

• "punctul de plecare" este informaiia deja existent\ pentru registrul de lucru: locaiia "Folderul meu de lucru" , numele Primul_registruI. Acest lucru este vizibil `n fereastr\.

Punctul de plecare

Fig. 2-28. Fereastra Save As pentru realizarea unei copii a registrului curent

• Numele fiaierului curent este scris `n caseta pentru nume ai este selectat (are o alt\ culoare). Faptul c\ este selectat elimin\ o operaiiune necesar\, ai anume atergerea textului din aceast\ caset\ pentru a fi `nlocuit cu un altul. Cat timp textul este selectat, este suficient s\ `ncepeii s\ scrieii, pentru c\ prima liter\ scris\ va aterge mai `ntai textul selectat ai apoi va apare `n caset\.

Not\: Acesta este un comportament des `ntalnit `n aplicaiiile Windows. Dac\ un text este selectat, orice tast\ caracter va fi ap\sat\ va aterge textul selectat, `nlocuindu-l cu propria sa imagine.

Fig. 2-29. Noul nume al fiaierului

Ap\saii butonul "Save" ai operaiiunea de salvare a copiei se `ncheie. Puteii verifica existenia a dou\ fiaere .xls `n registrul "Folderul meu de lucru".

Not\: Dac\ aii ap\sat din greaeal\ butonul mouse-ului, cat timp textul era selectat, acesta se deselecteaz\, adic\ revine la culoarea normal\ ai pierde comportamentul descris mai sus. Pentru a sc\pa de numele existent `n caseta de nume, `n scopul scrierii numelui nou, puteii proceda ca `n seciiunea 1.7.2, cand au fost aterse manual caracterele. Ca alternativ\, puteii selecta din nou textul, astfel: puneii cursorul mouse-ului dup\ ultimul caracter din caseta de nume. Cu butonul stang al mouse-ului ap\sat, trageii mouse-ul peste text, pan\

ce schimbarea de culoare "acoper\" tot textul care se doreate a fi selectat .

Observaii bara de titlu a Excel. Aceasta indic\ faptul c\ mai departe se va lucra `n Al_doilea_registru.xls.

Not\: Salvarea "pe loc" a registrului iniiial este necesar\ dac\ se doreate ca ambele registre s\ fie identice `n momentul salv\rii copiei. Dac\ omiteii acest pas, Primul_registru nu va coniine modific\rile f\cute `ntre ultimul Save ai acest Save As, acestea fiind salvate doar `n Al_doilea _registru.

# 2.4.2. Modificarea datelor existente `ntr-o celul\

Selectaii celula D4. Aceasta trebuie s\ coniin\ acum valoarea D4I7 (informaiie de tip text, aliniat\ la stanga), pe care aii introdus-o acolo `n seciiunea 2.2.1. Observaii bara pentru formule. Acolo este deja `nscris\ informaiia coniinut\ `n celul\.

Reamintire: Pentru editarea de text `n mediu Windows sunt valabile urm\toarele: cursorul are forma unei bare verticale, care apare ai dispare (blinking cursor). Poziiia cursorului este poziiia `n care va fi inserat caracterul tastat. In urma tast\rii unui caracter, caracterele care urmeaz\ cursorului vor fi deplasate spre dreapta cu o poziiie. Pentru a poziiiona cursorul `n poziiia `n care trebuie inserat caracterul nou, se pot folosi tastele s\geii sau se poate da clic cu butonul stang al mouse-ului `n poziiia de inserare.

Scrieii 35 ai ap\saii tasta Enter, pentru a `ncheia editarea.

Aplicand `ntocmai procedura de mai sus se pot remarca dou\ lucruri:

1. Coniinutul curent al celulei a fost complet `nlocuit de noua valoare; acest lucru este explicabil prin aceea c\ celula era "selectat\" `n `ntregime ai prima tast\ ap\sat\ a `nlocuit complet coniinutul existent. Este o comportare similar\ celei descrise `n seciiunea precedent\, atunci cand numele fiaierului, selectat fiind, a fost aters la prima ap\sare de tast\. In concluzie, selectarea celulei implic\ selectarea `n `ntregime a coniinutului s\u.

2. Noul coniinut al celulei este un num\r, ceea ce a dus la alinierea acestuia la dreapta. In concluzie, modificarea unei celule implic\ schimbarea valorii memorate `n celul\, iar uneori aceasta poate `nsemna schimbarea tipului datei de acolo. Deci, tipul datelor nu este legat de celula `n care sunt `nscrise, ci de valoarea acelor date.

Metoda de modificare a datelor descris\ mai sus `nlocuieate tot coniinutul celulei. Dac\ se doreate modificare pariial\ a valorii unei celule, trebuie apelat la bara pentru formule.

Selectaii celula D3, `n care este `nscris Text1.

Fig. 2-30. Celula D3 a fost selectat\

inclusiv cele care deja exist\. Pentru a evita scrierea inutil\, procedaii astfel:

In timp ce celula D3 este selectat\, duceii cursorul `n bara pentru formule ai poziiionaii-l dup\ ultimul caracter al informaiiei prezente acolo (caracterul 1). Forma cursorului s-a schimbat, transformandu-se `n cursor tipic pentru introducere de caractere (o bar\ vertical\, aceeaai pe care aii v\zut-o `n caseta pentru nume, `n fereastra Save As). Odat\ adus cursorul `n poziiia dorit\ (Fig. 2-31), ap\saii butonul stang.

Fig. 2-31. In bara pentru formule, cursorul are forma specific\ pentru introducerea de caractere

Not\: Atunci cand cursorul ajunge `n apropierea barei pentru formule, apare pe ecran o etichet\ informativ\, pe care scrie Formula Bar. In felul acesta, utilizatorul este informat pe scurt asupra semnificaiiei zonei "atinse". Acest mecanism este foarte popular `n aplicaiiile Microsoft. L-aii `ntalnit `n Leciia 1, referitoare la navigarea `n foaia de calcul, atunci cand aii utilizat barele de navigare. Butoanele ai anumite zone semnificative ale zonei de lucru prezint\ asemenea etichete atunci cand sunt "atinse" de cursor, astfel `ncat utilizatorul primeate informaiii utile asupra aciiunii pe care o desf\aoar\.

Cat timp cursorul text este prezent `n bara pentru formule poate fi deplasat, prin aciionarea tastelor s\geii, la stanga sau la dreapta.

Ap\saii o dat\ tasta s\geat\ stanga, pan\ aduceii cursorul dup\ carcaterul t .

Scrieii ul ai apoi ap\saii tasta Enter. Valoarea din celula D3 s-a modificat `n consecini\.

Fig. 2-32. Valoarea din celula D3 s-a modificat.

Cele dou\ mecanisme descrise sunt generale ai oricand aplicabile pentru modificarea datelor din celule. Exist\ un al treilea mecanism, deosebit de comod pentru editarea unei celule, dar care poate fi dezactivat sau activat dup\ dorini\. Este vorba despre editarea direct `n celul\.

. Pe bara pentru formule scrie doar 255, adic\ valoarea numeric\ (vezi seciiunea 2.3.4). Simbolul de moned\ naiional\ este o informaiie de format, iar pe bara pentru formule apare valoarea real\ a celulei. Acesta este un mecanism mult mai precis pentru determinarea valorii ai tipului unei date, decat utilizarea regulii implicite de aliniere. Selectaii celula B8, cea care coniine 255 LEI

In timp ce este selectat\ celula B8, ap\saii tasta F2. Celula se transform\ `ntr-o caset\ pentru introducere de

text. In acest moment se poate lucra pentru modificare direct `n celul\, `ntr-o manier\ similar\ celei `n care editaii valoarea pe bara pentru formule.

Not\: dac\ la ap\sarea tastei F2 celula nu devine editabil\, aaa cum a fost indicat mai sus, `nseamn\ c\ facilitatea de editare direct `n celul\ este dezactivat\. Pentru a activa aceast\ facilitate, selectaii meniul Tools, opiiunea Options.

Fig. 2-33. Pentru a activa editarea direct `n celul\, se utilizeaz\ opiiunea Options.

In fereastra Options, care se deschide, selectaii grupul Edit, aaa cum este indicat `n Fig. 2-34. Bifaii caseta Edit directly in cell pentru activarea facilit\iii de editare direct `n celul\ ai ap\saii butonul "OK".

Grupul Edit

Bifaii pentru activarea facilit\iii de editare

direct `n celul\

Fig. 2-34. Activarea facilit\iii de editare direct `n celul\

In celula B8 scrieii 35025 `n locul valorii existente. Cand aii terminat de modificat valoarea ap\saii tasta Enter.

Observaii c\ Excel a modificat doar valoarea, p\strand acelaai format al datei (simbolul de moned\ naiional\ este o informaiie de format!).

Selectaii celula B10. Modificaii valoarea de acolo cus litere. Celula va ar\ta astfel:

In concluzie, informaiia de format este asociat\ mai degrab\ cu celula, decat cu valoarea din celul\, dar se

modific\ atunci cand devine incompatibil\ cu noua valoare. Atunci cand latura funciional\ a formatului (vezi pag. 50) devine inconsistent\ cu noua valoare, data `nscris\ `n celul\ va fi afiaat\ conform formatului implicit (cel memorat `n macheta folosit\ pentru crearea registrului). Aspectele estetice ale formatului nu au leg\tur\ cu valoarea, prin urmare ele nu se schimb\.

" 2.5. Introducerea de texte lungi

Pan\ acum au fost prezentate exemple de modificare a unor date a c\ror scriere implic\ puiine caractere, neexistand probleme referitoare la `ncadrarea `ntre limitele stanga/dreapta ale celulei.

Fig. 2-35. Modificarea valorii nu a schimbat formatul

Inainte de a continua, salvaii registrul curent, folosind una dintre metodele indicate la 2.2.2.

Pan\ `n prezent, datele au fost introduse `n foaia de calcul Sheet1. Acest lucru este vizibil `n partea inferioar\ a

zonei de lucru a ferestrei de aplicaiie (Fig. 1-25), acolo unde apar etichetele foilor de lucru. Intrucat Sheet1 este foaia de lucru curent\, eticheta ei apare altfel decat a celelorlalte.

Fig. 2-36. Dac\ tipul datei s-a schimbat ai nu mai corespunde cu formatul, este aplicat formatul implicit pentru noul tip de dat\.

Ceea ce se va lucra `n continuare va fi `nscris `n foaia de lucru Sheet2. Pentru a schimba foaia de lucru curent\ este suficient s\ selectaii eticheta noii foi din zona de etichete. Prin urmare, daii clic cu mouse-ul pe numele Sheet2.

Fig. 2-37. Sheet2 devine foaia de lucru curent\

Clic aici pentru selectarea foii de lucru Sheet2.

Aceasta este momentan alb\ (goal\). Scrieii, `ncepand cu celula A4, una sub alta, urm\toarele informaiii: • A4: Ionescu Petre

• A5: Dumitrescu Vasile

• A6: Popa Eugen

• A7: Teodorescu Emilian

• A8: Vasilescu Toma Eugen

• B4: elev

• B5: student

• B6: elev

• B7: elev

• B8: student

Informaiia va ar\ta ca `n Fig. 2-39.

Fig. 2-38. Texte lungi `n coloana A Fig. 2-39. Textele lungi din coloana A sunt acoperite de datele din coloana B

Din cele dou\ figuri de mai sus se observ\:

1. Textele lungi sunt scrise implicit pe un singur rand, chiar dac\ sunt mai mari decat permite l\iimea celulei; 2. Cat timp celulele al\turate sunt libere, textul este vizibil `n `ntregime. 3. Dac\ celulele de al\turi primesc date, atunci textul lung "dispare" sub acestea.

Pentru rezolvarea acestei probleme Excel pune la dispoziiie trei metode:

1. Redimensionarea celulei, astfel `ncat s\ poat\ cuprinde informaiia `n totalitate, pe un rand;

2. Foriarea trecerii pe un rand nou, `n cadrul aceleiaai celule, atunci cand textul nu mai `ncape pe un singur rand. 3. Unirea mai multor celule, astfel `ncat l\iimea celulei obiinute s\ fie suficient\.

# 2.5.1. Redimensionarea celulei pentru a cuprinde textul

Dimensiunea celulei este o informaiie de format. Aceasta este prima operaiiune de formatare care se execut\ `n cadrul prezentului curs.

Forma cursorului se schimb\, aaa cum este indicat `n Fig. 2-40.

Cursorul pentru redimensionarea Fig. 2-40. Cursorul pe linia de demarcaiie `ntre

l\iimii coloanei

etichetele coloanelor A ai B

Acest cursor indic\ posibilitatea de a "trage" de linia de demarcaiie, astfel `ncat s\ se modifice l\iimea coloanei. Cat timp cursorul are forma indicat\ de Fig. 2-40, ap\saii butonul stang al mouse-ului ai trageii stanga/dreapta.

Fig. 2-41. Modificarea l\iimii coloanei A este indicat\ `n mod dinamic, cat timp butonul mouse-ului este

ap\sat.

Veii observa o bar\ fin\ vertical\, care indic\ `n mod dinamic l\iimea coloanei din stanga (A, `n cazul dat), `n timp ce deasupra cursorului este indicat\ valoarea `n cm a acesteia (12,29, `n Fig. 2-41). Cand l\iimea indicat\ este cea dorit\, relaxaii butonul mouse-ului. Coloana A are acum o nou\ l\iime, dar l\iimea coloanei urm\toare (B) nu s-a modificat. Pur ai simplu a fost mutat\ mai `n dreapta.

In felul acesta l\iimea coloanei este modificat\ dup\ dorini\.

Dac\ se doreate modificarea l\iimii coloanei astfel `ncat datele din fiecare celul\ a coloanei respective s\ `ncap\

perfect, se poate realiza o modificare rapid\ a l\iimii, l\sand la latitudinea Excel s\ "descopere" care este l\iimea optim\. Pentru a realiza acest lucru, atunci cand aveii cursorul ca `n Fig. 2-40, daii dublu clic cu butonul din stanga al mouse-ului. L\iimea coloanei va fi automat ajustat\ astfel `ncat datele vor intra pe un singur rand, f\r\ a l\sa spaiiu lateral fai\ de coloanele `nconjur\toare. Dac\ aii procedat astfel, ecranul va ar\ta astfel:

Fig. 2-42. Ajustarea automat\ a l\iimii coloanei A

Not\: prin aceast\ metod\ este ajustat\ l\iimea `ntregii coloane, nu celule particulare. In alii termeni, metoda este utilizat\ pentru un domeniu particular de celule, ai anume o coloan\.

# 2.5.2. Foriarea trecerii textului pe rand nou, `n cadrul aceleiaai celule

Scrieii `n celula C4 urm\torul air de caractere, reprezentand adresa: Strada Brumarelelor nr.2, Bucuresti. Dup\ ce aii `ncheiat editarea, selectaii din nou celula C4.

Fig. 2-43. Celul\ selectat\, care coniine un text lung

Not\: Deai textul este aparent ext