" 3.1. Propriet\iile unui registru

Dac\ nu aii f\cut-o deja, deschideii Excel cu fiaierul Al_doilea _registru.xls `n zona de lucru. Un registru Excel are o imagine fiaier pe un suport de stocare permanent\ (hard disk, dischet\ etc.). Ca fiaier, el are anumite propriet\ii: locaiie, nume, extensie (sau tip), dimensiune, informaiii temporale privind crearea ai modificarea fiaierului. Acest gen de informaiii sunt caracteristice oric\rui fiaier aflat `n mediul Windows, indiferent de aplicaiia cu care a fost creat. Exist\ `ns\ un set de propriet\ii asociate cu un registru Excel care sunt proprii acestui tip de fiaiere. Aceste propriet\ii sunt `n mod direct modificabile din interiorul mediului Excel. In continuare, vor fi prezentate o parte dintre aceste propriet\ii, modul `n care pot fi modificate ai utilizarea acestora pentru a reg\si mai uaor un anumit registru.

Avand fiaierul Al_doilea _registru.xls `n zona de lucru, derulaii meniul File din bara de meniuri ai selectaii opiiunea Properties, aaa cum este indicat in Fig. 3-1.

Alegerea opiiunii Properties va deschide fereastra de propriet\ii asociate registrului curent aflat `n zona de lucru. Acest lucru este vizibil pe bara de titlu a acestei ferestre, care are indicat ai numele registrului curent: Al_doilea _registru.xls -;Properties. Fereastra de propriet\ii coniine mai multe grupe de caracteristici pentru fiaierul registru curent, dispuse `n pagini separate de configurare:

Fig. 3-1. Opiiunea Properties din meniul File permite vizualizarea ai modificarea propriet\iilor Fig. 3.2. Pagina de configurare Summary -; indic\ propriet\iile asociate registrului curent, adic\ informaiiile

registrului Excel

de sumar: titlul (poate fi diferit de numele fiaierului, ai mult mai explicit), subiectul (descrierea pe scurt a

coniinututlui registrului), numele ai prenumele autorului registrului, firma c\reia `i apariine registrul, categoria din

care face parte registrul, cuvintele cheie care definesc coniinutul (keywords), eventuale comentarii.

Pagina General: coniine informaiii privind fiaierul `n care este salvat registrul pe hard disk: nume, locaiie,

dimensiune etc. Aceste informaiii nu pot fi modificate direct din mediu Excel (indirect, aceste elemente sunt generate `n momentul salv\rii fiaierului).

numele ai extensia fiaierului

calea de acces (folderul unde este tipul fiaierului: este registru Excel

stocat pe disc)

dimensiune numele ai extensia MS-DOS pt. fiaier

data ai ora: creerii, ultimei

modific\ri ai ultimei acces\ri

Fig.3-3. Pagina cu descrierea fiaierului, intitulat\ General

Pagina Summary: coniine informaiii descriptive despre coniinutul registrului curent ai este prima pagin\ afiaat\ pe ecran `n momentul deschiderii ferestrei cu propriet\ii. Informaiiile de aici sunt direct editabile, fiind `nf\iiaate sub forma unor casete pentru culegere text. Din aceast\ categorie fac parte (urm\riii Fig. 3-2):

%$Title: reprezint\ titlul documentului: nu este obligatoriu s\ aib\ vreo leg\tur\ cu numele fiaierului salvat pe hard disk.

%$Subject: va coniine o scurt\ descriere a coniinutului registrului.

%$Author: reprezint\ numele ai prenumele celui care lucreaz\ `n registrul curent. Excel va pune implicit `n acest

loc numele celui pentru care a fost instalat\ copia curent\ a aplicaiiei Excel (numele utilizatorului). Dac\ doriii, puteii schimba oricand acest nume. Dac\ sunt mai mulii autori la acelaai document, pot fi trecuii aici.

%$Company: reprezint\ numele companiei pentru care este editat registrul curent. Excel va pune implicit `n acest loc numele companiei pentru care a fost instalat\ copia curent\ a aplicaiiei Excel. Dac\ doriii, puteii schimba oricand acest nume.

Aceste ultime dou\ propriet\ii sunt, dup\ cum vedeii, completate implicit. Numele utilizatorului a mai fost `ntalnit ca informaiie implicit\, atunci cand a fost prezentat modul `n care se poate insera un comentariu asociat celulei (vezi seciiunea 2.9.1). In cazul autorului, chiar dac\ implicit este completat cu numele utilizatorului care deiine licenia (la prima salvare a registrului), acesta poate fi oricand modificat. In cazul comentariului asociat unei celule, `ns\, nu se `ntampl\ la fel: nu puteii schimba numele celui care insereaz\ comentariul, chiar dac\ asupra aceluiaai registru lucreaz\ mai multe persoane, pe acealai calculator (ex: `n dou\ schimburi). Ideea ar fi s\ poat\ fi schimbat numele utilizatorului implicit. Modul `n care se poate face schimbarea utilizatorului implicit, din interiorul mediului Excel, va fi prezentat `n seciiunea 3.2., `mpreun\ cu o serie de alte propriet\ii ale registrului.

%$Manager: reprezint\ numele managerului companiei c\reia `i apariine registrul curent.

%$Category: reprezint\ categoria `n care este `ncadrat registrul; pentru exemplul considerat `n Fig.3-2, categoria

este Instruire, adic\ registrul curent este un registru folosit de dumneavoastr\ pentru propria instruire `n Excel. La locul de munc\ probabil veii folosi alt gen de categorii, apropiate obiectului de activitate.

%$Keywords: `n aceast\ rubric\ vor fi trecute cuvinte cheie asociate cu coniinutul registrului: pentru exemplul considerat mai sus, cuvintele cheie sunt: cursanti (registrul coniine lista participaniilor la curs), rechizite ai necesar (registrul se refer\ la rechizite, ai mai precis coniine un necesar de rechizite).

inserate la rubricile anterioare.

Pagina Statistics: informaiii statistice privind data cand a fost creat registrul, a ultimei salv\ri a registrului, timpul total cat acesta a fost deschis `n mediul Excel etc. (Fig. 3-4).

Fig. 3-5. Informaiii referitoare la coniinutul registrului

Fig. 3-4. Informaiii statistice despre registru.

Pagina Contents: informaiii statistice privind coniinutul registrului: titlul registrului ai numele foilor de lucru (Fig.3-5).

Pagina Custom: permite definirea unor propriet\ii particulare pentru fiaier, c\rora li se pot atribui valori particulare sau care pot fi legate de valoarea unei anumite celule dintr-o foaie de calcul a registrului curent. De exemplu, pentru registrele care p\streaz\ bilaniurile trimestriale pe ultimii 3 ani puteii defini o proprietate particular\ Total care s\ fie legat\ de celula care coniine valoarea profitului. Ulterior, veii putea reg\si toate fiaierele bilani pentru care valoarea profitului este mai mare decat o anumit\ valoare.

Fig.3-6. Pagina de configurare Custom

In concluzie, un registru are trei tipuri de propriet\ii:

1. Propriet\ii predefinite: acestea au nume predefinite, atribuirea valorilor fiind `n sarcina utilizatorului; din

aceast\ categorie fac parte: autorul, titlul, subiectul, numele companiei, categoria, cuvintele cheie etc.

2. Propriet\ii personalizate: pot fi definite propriet\ii noi pentru registru, c\rora s\ le fie date nume ai valori; 3. Propriet\ii actualizate automat: asupra acestora utilizatorul nu poate interveni `n mod direct: numele sunt

predefinite, iar valoarea este actualizat\ de mediul Windows atunci cand este cazul; acest gen de informaiii au caracter statistic ai sunt actualizate la salvarea fiaierului: m\rime, data ultimei modific\ri, data ultimei salv\ri etc.

propriet\iilor registrului curent prin intermediul Excel.

Revenind la fereastra de propriet\ii, pagina Summary, indicat\ `n Fig. 3-2, completaii propriet\iile registrului Al_doilea_registru.xls aaa cum este indicat `n aceast\ figur\, `nlocuind cu datele dumneavoastr\ casetele corespunz\toare autorului, respectiv companiei. Ap\saii butonul "OK". Salvaii ai `nchideii registrul curent.

Deschideii registrul Primul_registru.xls. Deschideii fereastra de propriet\ii ai completaii propriet\iile din pagina Summary `n mod asem\n\tor ca pentru Al_doile_registru.xls. In caseta Category scrieii tot cuvantul Instruire, iar `n caseta Keywords scrieii cuvintele: data numar text. Ap\saii butonul "OK" pentru a salva propriet\iile registrului. Salvaii registrul.

# 3.1.1. Solicitarea automat\ a propriet\iilor unui registru la prima salvare

Dincolo de aspectul ordonat pe care-l confer\ activit\iii dumneavoastr\ folosirea ai completarea corect\ a acestor propriet\ii, veii vedea c\ acestea sunt de un real folos pentru reg\sirea registrelor pe disc. Fiind atat de utile, Excel poate fi configurat s\ aduc\ aceast\ fereastr\ de propriet\ii la `ndemana utilizatorului, pentru a o completa, ori de cate ori este salvat un registru nou (prima salvare a unui registru).

Avand un registru deschis (de exemplu, Primul_registru.xls, r\mas deschis din seciiunea precedent\), selectaii meniul Tools, din bara de meniuri. Selectaii apoi opiiunea Options (Fig. 3-7).

Fig. 3-7. Meniul Tools, opiiunea Options Fig. 3-8. Fereastra Options, pagina General: permite configurarea celor mai generale opiiuni de lucru pentru mediul Excel.

Din fereastra Options, care se va deschide, selectaii pagina General, aaa cum este indicat `n Fig. 3-8.

Din pagina General puteii modifica cele mai generale opiiuni de lucru `n mediul Excel. Una dintre acestea este ai

cea prin care, la salvarea unui registru nou, apare fereastra de propriet\ii asociate registrului (Fig. 3-2). Fereastra apare imediat dup\ ap\sarea butonului "Save" din fereastra Save As.

Not\: Fereastra de propriet\ii apare `n mod automat doar la prima salvare a unui registru (nesalvat `nc\ - vezi prima leciie). Dup\ acest moment, ori de cate ori veii dori s\ accesaii fereastra de propriet\ii, va trebui s\ apelaii la meniul File/Properties.

Pentru ca Excel s\ aduc\ automat pe ecran fereastra de propriet\ii a registrului la prima sa salvare, bifaii opiiunea Prompt for workbook properties, aaa cum este indicat `n Fig. 3-8. Ap\saii butonul "OK".

Acum puteii `nchide registrul Primul_registru.xls, f\r\ a `nchide Excel.

Not\: Obianuiii-v\ s\ completaii propriet\iile registrului, chiar dac\ sunteii singurul utilizator al calculatorului pe care lucraii. Aceasta v\ creaz\ ulterior posibilit\ii multiple de reg\sire a documentului ai v\ poate oferi informaiii valoroase despre fiaier.

# 3.1.2. C\utarea registrelor pe baza propriet\iilor acestora

In cele ce urmeaz\, veii c\uta toate registrele din categoria Instruire, existente pe discul de lucru.

Asiguraii-v\ c\ nu exist\ nici un registru deschis `n zona de lucru a aplicaiiei. Ap\saii butonul de pe bara de

unelte Standard pentru a deschide fereastra Open. In caseta pentru locaiia fiaierului (Look in), deschideii r\d\cina discului de lucru (`n general C:).

R\d\cina discului de lucru este C:

Butonul “ Tools”, utilizat pt. c\utare

“ Folderul meu de lucru” este pe discul C

Fig. 3-9. Fereastra Open, localizat\ `n r\d\cina discului de lucru

Obiectivul enuniat la `nceputul seciiunii curente va fi `ndeplinit pornind de la aceast\ configuraiie a ferestrei Open. Asiguraii-v\ c\ `n caseta pentru tipul fiaierului este `nscris Microsoft Excel Files, aaa cum indic\ Fig. 3-9. Ap\saii apoi butonul Tools.

Se va deschide fereastra Find (c\utare). In cadrul acestei ferestre vor putea fi furnizate mai multe criterii pentru reg\sirea fiaierelor dorite. Primul criteriu este deja `nscris `n lista intitulat\ Find files that matches criteria (g\seate fiaierele care satisfac criteriile): fiaierele c\utate trebuie s\ fie tip Microsoft Excel (acest criteriu a fost stabilit deja `n fereastra anterioar\, Open).

Fig.3.10. Fereastra pt.c\utare permite stabilirea criteriilor de

c\utare a registrelor, bazate pe propriet\iile fiaierelor

Zona Define more criteria (defineate alte criterii) permite definirea unor criterii suplimentare pentru reg\sirea registrelor. Va trebui s\ definiii criteriul: Category=Instruire. Procedaii astfel:

Din lista autoderulant\ (combo-box) Property selectaii proprietatea Category.

Fig. 3-11. Lista autoderulant\ Property. Se selecteaz\ proprietatea Category.

In caseta Condition selectaii din lista autoderulant\ elementul includes words (include cuvintele), iar `n caseta Value scrieii Instruire (v\ amintiii c\ acesta este cuvantul pe care l-aii scris `n propriet\iile de sumar ale registrelor Primul_registru.xls ai Al_doilea_registru.xls.). Zona pentru definirea criteriilor trebuie s\ arate astfel:

Not\: Dac\ doriii s\ specificaii mai multe valori pentru o anumit\ proprietate, care trebuie s\ fie coniinute simultan (de exemplu, c\utaii toate registrele din categoriile Instruire ai Tema), atunci specificaii ambele criterii de c\utare ai aveii grij\ s\ fie bifat\ caseta And. Dac\ doriii s\ faceii o c\utare de tip "sau" (de exemplu, toate registrele care sunt `ntr-una din categoriile Instruire sau Training) atunci, la specificarea unui criteriu alternativ aveii grij\ s\ fie bifat\ caseta Or.

Fig. 3-12. Zona de definire a unui criteriu de c\utare

Pentru a ad\uga un criteriu de c\utare definit `n zona define more criteria `n lista de criterii, ap\saii butonul "Add to list" . Criteriul va fi ad\ugat la lista de criterii.

Fig. 3-13. Criteriul definit anterior a fost ad\ugat la lista de criterii de c\utare.

In felul acesta se pot defini criterii de c\utare suplimentare, care vor fi ad\ugate pe rand `n lista de criterii. Odat\ `ncheiat\ definirea criteriilor, mai verificaii o dat\ punctul de pornire al c\ut\rii (`n exemplul considerat, r\d\cina discului C:). Bifaii caseta Search subfolders, astfel `ncat procesul de c\utare s\ mearg\ ai pe subfolderele inferioare punctului de pornire.

Fig. 3-14. Caseta Search subfolders este bifat\, pentru a c\uta ai `n subfolderele discului C:

atribuite propriet\iilor aii folosit diacritice, atunci veii folosi diacritice ai pentru reg\sirea informaiiei.

Ap\saii butonul "Find Now". Fereastra Advanced Find se `nchide ai procesul de c\utare `ncepe. Pe tot parcursul procesului de c\utare utilizatorul are `n fai\ fereastra Open, pe a c\rei linie de stare este indicat `n permananeni\ progresul procesului de c\utare. Cat timp nu a fost g\sit nimic corespunz\tor listei de criterii specificate `n fereastra Advanced Find, pe linia de stare exist\ un mesaj ca `n Fig. 3-15.

Pe m\sur\ ce sunt g\site fiaiere care satisfac criteriile, acestea sunt afiaate `n zona de coniinut, iar bara de stare a ferestrei Open indic\ aceasta.

Fig. 3-15. Inc\ nu a fost g\sit nici un fiaier care s\ satisfac\ lista de criterii, dar procesul de c\utare continu\ (Searching).

Pe parcursul procesului de c\utare forma cursorului este specific\, avand ataaat\ o clepsidr\.

Fig. 3-16. Au fost g\site deja 2 fiaiere care satisfac lista de criterii, dar procesul de c\utare continu\ (Searching).

Cand procesul de c\utare a luat sfarait, este afiaat\ lista tuturor fiaierelor g\site, care satisfac criteriile de c\utare impuse. Lista este afiaat\ `n zona de coniinut a ferestre Open, iar fiaierele sunt grupate pe foldere.

Registrele astfel descoperite pot fi ulterior deschise normal, prin dublu clic pe numele fiaierului dorit.

Fig. 3-17. Au fost g\site dou\ registre care satisfac criteriile impuse. Procesul de c\utare a luat sfarait.

Daii dublu clic pe Al_doilea_registru.xls. Acesta va fi deschis `n zona de lucru a ferestrei Excel.

Not\: In funciie de puterea calculatorului pe care lucraii, de complexitatea criteriilor definite, de ramificaiia subfolderelor ai de num\rul de fiaiere care trebuie verificate pentru `ndeplinirea criteriilor, c\utarea poate dura foarte mult. Aveii r\bdare pan\ cand cuvatul Searching dispare de pe bara de stare, cand procesul de c\utare a luat sfarait.

Exerciiiul 3-1: C\utaii pe discheta intitulat\ Exemple toate fiaierele din categoria oferte.

In seciiunea precedent\ a fost prezentat modul `n care se poate configura Excel s\ aduc\ `n prim plan fereastra de propriet\ii a registrului atunci cand acesta este salvat pentru prima oar\. Aceast\ operaiiune a fost realizat\ prin intermediul ferestrei Options, accesibil\ din meniul Tools, opiiunea Options.

Not\: Opiiunea Options a meniului Tools nu este disponibil\ dac\ nu este deschis nici un registru `n zona de lucru a ferestrei de aplicaiie Excel (vezi Fig. 3-18 - Options este "gri", adic\ este inactiv\ pentru moment). Pentru a accesa aceast\ opiiune a meniului Tools asiguraii-v\ c\ exist\ un registru deschis `n mediu Excel.

Options este inactiv\, dac\ nu este deschis cel puiin un registru `n zona de lucru a ferestrei de aplicaiie Excel.

Fig. 3-18. Meniul Tools din bara de meniuri, `n lipsa a cel puiin un registru deschis `n zona de lucru a ferestrei de

aplicaiie Excel.

Selectaii Options din meniul Tools. Din fereastra Options, selectaii pagina General. Orice modificare a unei set\ri `n aceast\ fereastr\ va fi salvat\ (va deveni activ\, disponibil\) doar dup\ ap\sarea butonului "OK". Dac\ se doreate anularea modific\rilor de configurare f\cute, se va ap\sa butonul "Cancel".

Cele mai importante opiiuni de configurare accesibile `n aceast\ zon\ sunt:

Fig. 3-19. Pagina de opiiuni generale de configurare pentru Excel

%$R1C1 reference style: bifat\, schimb\ modul implicit de referire a celulelor `n Excel, din stilul A1 `n stilul

R1C1.

In stilul A1, coloanele sunt etichetate alfabetic, `n timp ce liniile sunt numerotate. Acesta este modul implicit de

referini\ pentru celule (vezi leciia 1). In modul de etichetare R1C1, atat liniile, cat ai coloanele sunt identificate prin numere, R fiind indicativul de linie (Row), iar C pentru coloan\ (Column). De exemplu, celula D4 va deveni R4C4.

Not\: folosind acest stil de numerotare (R1C1) puteii afla foarte uaor care este num\rul maxim de coloane admise `ntr-o foaie de calcul. Bifaii aceast\ opiiune ai ap\saii butonul "OK". Defilaii apoi orizontal fereastra pan\ cand veii vedea c\ `nspre dreapta nu mai "exist\" coloane (foaia "alb\" se termin\, fundalul este gri, nu mai exist\ etichete de coloane). Veii descoperi c\ Excel accept\ maximum 256 coloane `ntr-o foaie de calcul. Nu uitaii s\ reveniii ulterior la stilul de etichetare A1, acesta fiind implicit, mai comod ai utilizat `n restul prezentului curs.

%$Prompt for workbook properties: a fost discutat\ `n seciiunea precedent\;

%$Recently used file list: bifat\, permite Excel s\ afiaeze o list\ a celor mai recent editate fiaiere, la baza opiiunii de

meniu File. Num\rul maxim al registrelor cuprinse `n aceast\ list\ este 9. Scrieii num\rul de fiaiere care doriii s\ fie reiinute `n aceast\ list\ `n caseta aflat\ `n stanga acestei opiiuni. Fiaierele vor fi `nscrise `n aceast\ list\ pe m\sur\ ce sunt editate ai apoi `nchise (salvat sau nu) `n mediul Excel. Cel mai recent editat va fi trecut primul `n list\. Dac\ este editat un fiaier nou, din afara listei, acesta este trecut primul, iar ultimul este eliminat din list\, astfel `ncat aceasta va coniine `n permaneni\ acelaai num\r de fiaiere, cele mai recent editate. Prin intermediul acestei liste, un fiaier recent folosit poate fi deschis f\r\ a mai fi nevoie s\ fie `n prealabil localizat prin intermediul ferestrei Open (fiaierul este reiinut `n list\ prin locaiie, nume, tip). Executaii pur-ai-simplu clic pe numele s\u aflat `n lista celor mai recente fiaiere din meniul File, ai fiaierul se va deschide `n zona de lucru a aplicaiiei.

Fig. 3-21 . Meniul File, cu lista celor mai recent 9 fiaiere editate.

Lista celor mai recent 9 fiaiere editate `n mediu Excel. Cel mai

recent editat este cel cu num\rul 1, iar cel mai puiin recent este cel cu

num\rul 9. Fiaierul este reiinut ca locaiie, nume, tip.

Not\: Observaii c\, `n cazul utiliz\rii listei celor mai recent editate fiaiere, deschiderea unui fiaier este identic\ cu selectarea unei opiiuni de meniu! Aceasta este o alt\ metod\ de a deschide un fiaier, diferit\ de cele prezentate `n seciiunea 2.1.3, dar este aplicabil\ unui num\r mic de registre (cele mai recente <n>, unde <n> este valoarea indicat\ `n caseta corespunz\toare din fereastra Options, pagina General).

%$Sheets in new workbook: Aici veii trece num\rul de foi de calcul pe care `l va avea orice registru nou creat. Imediat

dup\ instalare aceast\ valoare este 3. De altfel, `n exemplele de pan\ acum a fost considerat acest num\r. Foile de calcul vor fi denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3 a.a.m.d., pan\ la acoperirea num\rului specificat `n cadrul acestei opiiuni. Precizaii num\rul implicit de foi de calcul `n caset\. Dup\ ap\sarea butonului "OK", orice registru nou veii crea, va avea acel num\r de foi (goale).

Not\: nu specificaii un num\r implicit de foi prea mare. Dac\ veii crea registre care necesit\ foi de calcul mai multe, puteii oricand ad\uga foi noi (vezi seciiunea 3.3.3). Un num\r de 3 sau 4 foi este suficient pentru multe din activit\iile curente.

%$Standard Font, Size: reprezint\ fontul implicit cu care vor fi scrise datele `n foaia de calcul, `mpreun\ cu m\rimea acestuia. Dac\ nu este precizat un alt font (vezi 2.7.2), sau dac\ este atears\ informaiia de format din celul\ (2.9.1) atunci datele respective vor fi scrise (afiaate) cu acest font, de m\rimea indicat\.

%$Default file location: este locaiia folosit\ ca folder de lucru implicit. Treceii aici "Folderul meu de lucru".

- User name: acesta este numele utilizatorului curent (acela care apare, de exemplu, atunci cand este inserat

un comentariu la o celul\ (vezi 2.9.1) sau ca nume implicit pentru autor `n lista de propriet\ii asociate unui registru (3.1.1.). In mod implicit, `n aceast\ caset\ este trecut numele utilizatorului pentru care a fost liceniiat\ copia de Excel instalat\ (vezi leciia 1). Dac\ pe calculatorul dumneavoastr\ nu mai lucreaz\ un alt utilizator, l\saii coniinutul acestei casete text neschimbat (este numele dumneavoastr\!). Dac\ pe calculator lucreaz\ mai mulii utilizatori ai fiecare dintre aceatia trebuie s\ personalizeze ceea ce fac, atunci numele utilizatorului poate fi schimbat, scriindu-l `n aceast\ caset\.

Not\: Modificarea numelui utilizatorului nu este o `nc\lcare a dreptului de liceni\. Este aceeaai copie Excel, instalat\ pe un singur calculator.

Exerciiiul 3-2: Configuraii aplicaiia Excel astfel: • la salvare s\ fie editate ai propriet\iile registrului

• s\ fie asigurat\ proteciia contra viruailor macro

• lista ultimelor 4 fiaiere Excel deschise anterior s\ fie disponibil\ `n opiiunea File din meniu

• fontul implicit utilizat s\ fie Times Roman 12

• folderul implicit de lucru s\ fie Folderul meu de lucru

• autorul tuturor registrelor Excel create s\ fiii Dvs.

" 3.3. Manipularea foilor de calcul

# 3.3.1. Redenumirea foilor de calcul

Verificaii faptul c\ registrul Al_doilea_registru.xls este deschis `n zona de lucru a ferestrei de aplicaiii Excel. Cele trei foi de calcul `n care aii lucrat pan\ acum au numele implicite date de Excel la crearea registrului: Sheet1, Sheet2 ai Sheet3. Aceste denumiri sunt impersonale, ai nu indic\ nimic referitor la coniinutul foii de calcul. In continuare, veii redenumi fiecare foaie `n parte cu un nume sugestiv privind coniinutul fiec\rei foi de calcul, astfel:

%$Sheet1 devine Intro_date %$Sheet2 devine Cursanti

%$Sheet3 devine Rechizite

numele foii de lucru Sheet1. Textul reprezentand numele foii de calcul este afiaat `n mod video invers (alb pe fond negru),

iar forma cursorului se schimb\ `n cea specific\ introducerii de text. De fapt, trecerea textului de nume `n mod video invers indic\ faptul c\ acesta este selectat, putand fi imediat `nlocuit prin scrierea altui text peste el. Dac\ veii scrie acum Intro_date, acest text va `nlocui numele existent al foii de calcul. Pentru a `ncheia editarea numelui ap\saii tasta Enter. Dup\ `ncheierea edit\rii, cursorul revine la forma obianuit\. Eticheta foii de calcul se deselecteaz\, iar numele acesteia este Intro_date. De meniionat c\ `n acelaai scop poate fi utilizat ai meniul contextual: se execut\ clic cu butonul drept al mouse-ului pe denumirea foii de calcul ai din meniul afiaat se selecteaz\ opiiunea Rename. Utilizand una din cele dou\ metode, schimbaii denumirile celorlalte foi de calcul.

b) Numele unei foi de calcul se poate

modificat utilizand meniul contextual

a) Textul ce reprezint\ denumirea unei foi de calcul poate fi modificat

Fig.3-22. Modificarea denumirii unei foi de calcul

Not\: dup\ ce aii dat dublu clic peste eticheta unei foi de calcul, ai `nainte de a ap\sa tasta Enter comportamentul etichetei foii de calcul este identic cu al unei casete pentru editare text. Se pot introduce sau aterge caractere, se poate deplasa cursorul de editare text folosind s\geiile stanga/dreapta.

Dup\ redenumirea foilor de lucru, zona pentru etichete va ar\ta ca `n Fig. 3-23.

Fig. 3-23. Foile registrului au fost redenumite

# 3.3.2. Deplasarea `ntre foile de calcul

In exerciiiile practice executate pan\ acum aii selectat foi de lucru, `n scopul de a le transforma `n foaie de lucru curent\ (`n care puteii edita). Seleciia unei foi de calcul se realizeaz\ prin clic cu mouse-ul pe eticheta acesteia. Pan\ `n prezent s-a considerat c\ exist\ 3 foi de calcul `n registru, adic\ `n mod implicit un registru nou va fi creat cu 3 foi de calcul (vezi opiiunile generale de configurare, `n seciiunea 3.2) Dac\ registrul curent are multe foi (fie este configurat implicit cu mai multe foi, fie au fost inserate ulterior foi de calcul) este posibil ca etichetele acestora s\ nu mai fie `n totalitate vizibile `n zona de etichete. Vor fi imposibil de selectat acele foi ale c\ror etichete sunt "ascunse".

Pentru a avea acces la etichetele foilor de calcul "ascunse", exist\ dou\ posibilit\ii:

a) Navigarea `ntre etichetele foilor de calcul, astfel `ncat s\ fie aduse `n zona vizibil\ etichetele dorite. Aceasta va

glisa zona de etichete sub fereastra de lucru `ntr-o manier\ similar\ celei `n care gliseaz\ foaia de lucru la aciionarea barelor de navigare vertical\ ai orizontal\. Acest proces de navigare `ntre etichetele foii de lucru este realizat prin intermediul celor patru butoane aflate `n stanga zonei de etichete.

Prima foaie de lucru Ultima foaie

O foaie dinspre stanga O foaie dinspre Fig. 3-24. Butoanele pentru navigare `ntre foile de calcul.

dreapta

Dac\ etichetele foilor de calcul nu `ncap `n totalitate `n zona vizibil\, puteii ap\sa unul dintre cele 4 butoane indicate `n Fig. 3-24. pentru a deplasa etichetele. Butoanele extreme vor aduce `n zona vizibil\ prima, respectiv ultima etichet\ de foaie de calcul, p\strand ordinea lor relativ\. Vor fi vizibile `n ecran ai etichetele foilor de lucru al\turate,

mijloc vor deplasa cate o etichet\ spre stanga sau spre dreapta, astfel `ncat acestea intr\ una cate una `n zona vizibil\.

Folosiii aceste butoane dac\ doriii s\ vedeii etichete ale unor foi care nu sunt aproape de extreme.

b) Dac\ nu aveii foarte multe foi de calcul ai etichetele acestora nu `ncap cu puiin `n zona vizibil\, l\iimea zonei

de etichete pentru foi de calcul poate fi m\rit\, `n detrimentul zonei afectate barei de navigare orizontal\.

Fig. 3-25. L\iimea zonei de etichete pentru foi de calcul poate fi m\rit\, `n detrimentul zonei afectate barei de navigare

orizontal\.

Duceii cursorul mouse-ului `n zona de demarcaiie `ntre zona de etichete ai bara de navigare orizontal\. Forma cursorului se schimb\ ca `n Fig. 3-25. Sinand butonul mouse-ului ap\sat, trageii spre dreapta de linia de demarcaiie. Relaxaii butonul mouse-ului atunci cand toate etichetele foilor de lucru sunt vizibile pe ecran.

Not\: Navigarea printre foile de calcul nu schimb\ foaia de lucru curent\, dar poate ascunde temporar eticheta acesteia. Schimbarea foii de lucru curente se realizeaz\ doar prin clic cu mouse-ul pe etichet\.

Not\: In cele ce urmeaz\, ori de cate ori nu vor fi vizibile `n ecran toate etichetele foilor de calcul despre care se vorbeate, navigaii `n mod convenabil printre acestea.

Exerciiiul 3-3: Deschideii registrul Software.xls de pe discheta intitulat\ Exemple. Care sunt foile de calcul ce le coniine? Cate sunt `n total? Inchideii fiaierul.

# 3.3.4. Inserarea foilor de calcul suplimentare

Pentru a insera o singur\ foaie de calcul `n registrul curent, selectaii meniul Insert din bara de meniuri, apoi opiiunea Worksheet.

Fig. 3-26. Inserarea unei foi de calcul folosind meniul Insert

Va fi inserat\ o nou\ foaie de calcul, goal\, a c\rei etichet\ va fi poziiionat\ `naintea foii de lucru care era curent selectat\ `n momentul inser\rii. De exemplu, dac\ se consider\ situaiia ilustrat\ `n Fig. 3-23 (foia curent\ este Rechizite), atunci prin seleciia Insert/Worksheet va trebui s\ obiineii rezultatul din Fig.3-27.

Fig. 3-27. Foia de lucru nou inserat\ este denumit\ automat Sheet1.

Foile de calcul, la fel ca ai registrele, pot utiliza machete predefinite (templates). Operaiiunea efectuat\ anterior a inserat o foaie de calcul folosind macheta implicit\ (aaa numita default worksheet template). Dac\ aveii o machet\ specific\, pe care doriii s\ o utilizeze foaia de calcul nou\, va trebui s\ procedaii altfel pentru inserare.

Selectaii foia de calcul `naintea c\reia doriii s\ inseraii. Duceii cursorul mouse-ului deasupra etichetei acesteia ai daii clic cu butonul drept al mouse-ului. Se va deschide un meniu contextual, din care veii selecta Insert.

Fig. 3-28. Inserarea unei foi de calcul folosind o machet\

Procedand `n acest fel, se va deschide fereastra intitulat\ Insert, asem\n\toare cu cea pe care aii v\zut-o la crearea unui registru nou pe baza unei machete (seciiunea 2.1.1., Fig. 2-2.). Aceast\ fereastr\ permite selectarea unei machete existente.

Fig. 3-29. Din fereastra Insert se poate selecta o machet\ pentru foaia de calcul ce urmeaz\ a fi inserat\.

(Worksheet). Dup\ aceea, ap\saii butonul "OK". Rezultatul este indicat `n Fig.3-30. Se poate observa c\ foaia nou\ a fost

inserat\ `naintea celei curent selectate ai a primit automat un nume, conform regulii implicite de denumire: Sheet2, pentru c\ anterior exista Sheet1.

Fig. 3-30. Noua foaie de calcul a fost automat denumit\ Sheet2.

Not\: Foaia de calcul nou introdus\ devine automat foaia de lucru curent\ (eticheta ei este "alb\"). Puteii `ncepe introducerea de date `n aceast\ foaie.

# 3.3.5. Schimbarea ordinii foilor de calcul

Foile de calcul nou inserate s-au interpus `ntre foile existente `nainte de inserarea lor. Dac\ aii fi dorit ca noile foi s\ fie inserate dup\ ultima foaie deja existent\, acest lucru ar fi fost imposibil. Excel "atie" s\ insereze doar `nainte, nu ai dup\ o foaie de calcul existent\. Pentru a plasa totuai foile de calcul `n locul dorit, Excel pune la dispoziiie un mecanism prin care se poate schimba ordinea foilor de calcul, una fai\ de cealalt\.

Selectaii foaia de calcul Sheet2. Ap\saii butonul stang al mouse-ului pe eticheta acesteia, f\r\

a-l relaxa. Deja forma cursorului se schimb\, ar\tand c\ foaia a fost "ag\iat\". In partea superioar\ a etichetei apare un marcaj triunghiular negru.

Fig. 3-31. Foaia de calcul a fost "ag\iat\", pentru a fi mutat\.

Sinand butonul mouse-ului ap\sat, trageii eticheta foii de calcul spre dreapta, pan\ cand marcajul negru dep\aeate eticheta foii Rechizite, aaa cum indic\ Fig. 3-32.

Fig. 3-32. Marcajul negru indic\ poziiia `n care a fost tras\ eticheta foii de calcul selectate.

Atunci cand marcajul negru este `n poziiia dorit\, relaxaii butonul mouse-ului. Foaia de calcul este mutat\ `n poziiia corespunz\toare. Prin analogie cu lumea real\, operaiiunea pe care tocmai aii excutat-o este echivalent\ cu schimbarea ordinii filelor `ntr-un dosar cu ain\.

Exerciiiul 3-4: deplasaii foaia de calcul Sheet1 astfel `ncat s\ fie aaeazat\ `naintea foii Sheet2, dup\ foaia Rechizite. Rezultatul trebuie s\ fie identic cu cel indicat `n Fig. 3-33.

Fig. 3-33. Deplasaii foaia de lucru Sheet1 `ntre foile Rechizite ai Sheet2.

Not\: Foaia de calcul mutat\ devine automat foaia de lucru curent\ (eticheta ei este "alb\"). Puteii `ncepe introducerea sau modificarea datelor `n aceast\ foaie.

In continuare trebuie s\ mutaii foile de calcul Sheet1 ai Sheet2 `naintea foii Intro_date. Puteii aplica `n mod

repretat procedura descris\ `n seciiunea precedent\. Dac\ va trebui, `ns\, s\ mutaii 10 foi, nu 2, s-ar putea s\ fie cam plicitistor s\ repetaii de 10 ori aceeaai procedur\. De aceea este mai convenabil s\ selectaii cele 2 foi al\turate ai s\ le deplasaii `mpreun\ `n noua locaiie.

Pentru a selecta mai multe foi al\turate:

Daii clic cu mouse-ul pe eticheta primei foi din secvenia pe care doriii s\ o selectaii (Sheet1). Ap\saii tasta Shift. Sinand tasta Shift ap\sat\, selectaii ultima etichet\ din secveni\ (Sheet2). In acest moment ambele foi de calcul sunt selectate, ceea ce `nseamn\ c\ orice modificare se va aplica asupra lor, va afecta toate foile din domeniul selectat. De exemplu, puteii scrie aceleaai date `n aceleaai celule pe toate foile de calcul, similar cu scrierea la indigou. Un exemplu `n acest sens va fi prezentat puiin mai tarziu.

Fig. 3-34. Dou\ foi de calcul al\turate, selectate simultan. Foaia curent\ este Sheet1.

Observaii c\ numele unei foi este scris cu stilul bold, fiind diferit de al celorlalte foi selectate. Aceea este foaia curent\. Dac\ se recurge din nou la analogia cu lumea real\, dintr-un grup de foi care au indigou `ntre ele, una singur\ este deasupra ai va fi cea `n care se scrie efectiv. Analogia cu lumea real\ se opreate aici, pentru c\ `n Excel copiile vor fi identice cu originalul. Revenind, foaia de lucru cu eticheta boldat\ este foaia curent\, dar toate modific\rile f\cute asupra ei vor fi transmise identic ai celorlalte foi selectate.

Deocamdat\, modificarea va consta `n deplasarea lor `naintea foii de lucru Intro_date. Trageii acum de etichetele selectate, astfel `ncat cele dou\ foi s\ ajung\ `n fai\. In urma unei seleciii multiple ai a unei singure operaiiuni de mutare, foile au ajuns `n noua poziiie.

Pentru a deselecta un domeniu de foi selectate:

Dac\ exist\ cel puiin o foaie de calcul neselectat\, daii clic pe eticheta acesteia. Domeniul va fi deselectat, iar foaia respectiv\ devine foaie curent\. Selectaii apoi doar foaia `n care doriii s\ lucraii.

Dac\ sunt selectate toate foile de calcul, daii clic cu butonul drept al mouse-ului pe una dintre etichete. Din meniul contextual, selectaii opiiunea Ungroup Sheets. Foaia curent\ va r\mane cea care avea eticheta boldat\ `nainte de deselectare (de fapt foaia pe eticheta c\reia s-a dat clic pentru deschiderea meniului contextual). Incercaii.

Fig. 3-35. Deselectarea foilor de calcul folosind meniul contextual

Fig. 3-36. Trei foi de calcul neal\turate, selectate simultan. Foaia curent\ este Sheet1.

Maniera de seleciie aminteate de selectarea reuniunilor de domenii de celule, prin utilizarea tastei Ctrl. Daii clic cu mouse-ul pe eticheta primei foi din secvenia pe care doriii s\ o selectaii (Sheet1). Ap\saii tasta Ctrl. Sinand tasta Ctrl ap\sat\, selectaii celelalte etichete dorite (Intro_date, Rechizite).

Exerciiiul 3-5: Deschideii registrul Software.xls de pe discheta intitulat\ Exemple. Mutaii foile "Windows NT WS" ai "Windows NT Srv" `n fai\, astfel `ncat s\ fie primele dou\ foi ale registrului. Mutaii foaia "DOS" dup\ cea intitulat\ "Windows 95/98". Salvaii ai `nchideii registrul. In acest moment ar trebui s\ aveii `n fai\ registrul Al_Doilea _registru, care a r\mas deschis de la exerciiiile anterioare.

# 3.3.7. Scrierea simultan\ `n mai multe foi de calcul din acelaai registru

Se poate presupune c\ sunteii agent comercial ai aveii de vandut un num\r de 9 produse. Acestea vor fi denumite generic Produs1, Produs2, ..., Produs 9. Aveii o cifr\ de vanz\ri, pe care trebuie s\ o raportaii lunar, defalcat pe produs. Veii realiza cate o foaie de lucru pentru fiecare lun\, `n care veii trece valoarea vanz\rilor pentru fiecare produs. In toate aceste foi va exista un set de informaiii comune, de aceea este mult mai comod s\ fie introduse toate odat\.

Din registrul Al_doile_registru, selectaii foile Sheet1 ai Sheet2. Cu ambele foi selectate, completaii datele astfel `ncat s\ arate ca `n Fig. 3-37.

Fig. 3-37. Datele scrise simultan `n foile Sheet1 ai Sheet2.

In afara acestor date "vizibile", `n coloana de prei total va exista un alt element comun: formula de calcul. Oricare va fi foaia de lucru curent\ ai oricare vor fi datele inserate `n coloanele de cantitate ai prei unitar, formula de calcul va fi aceeaai: cantitate * prei unitar.

introduce ai formula de calcul. Selectaii celula D5 ai tastaii caracterul egal (=). In

acest moment puteii introduce formula, format\ prin `nmuliirea celulelor B5 ai C5, aaa cum este indicat `n Fig. 3-38. Intrucat celulele din coloanele B ai C nu au `nc\ date introduse, la ap\sarea tastei Enter, care `ncheie editarea formulei, `n celula D5 va apare valoarea 0. Trageii acum, folosind mecanismul AutoFill, formula `n toate cele 9 celule din coloana E, care coniin totaluri. Acestea vor fi umplute cu valoarea 0. La introducerea de date `n celulele care particip\ la produs, valorile din celulele folosind formule vor fi actualizate.

Fig. 3-38. Formula de calcul este un produs.

Efectuaii un clic pe eticheta unei alte foi de calcul, astfel `ncat s\ deselectaii cele dou\ foi `n care tocmai aii scris. Selectaii foaia de lucru Sheet1.

Fig. 3-39. Completaii celulele de cantitate ai prei unitar. Coloana de prei total se va actualiza automat, conform

formulei.

Exemplul considerat aici este unul simplu. Cazurile practice sunt mult mai complexe: sunt mult mai multe produse de trecut `n evideni\, iar numele lor sunt mult mai complexe. Veii vedea mai tarziu, cand veii `nv\ia despre liste de date, cat\ importani\ are un nume de produs corect scris. Dac\ introduceii de 10 ori acelaai nume, posibilitatea de eroare va fi de 10 ori mai mare. Din acest motiv, facilitatea de grupare a foilor de calcul este foarte util\, pe lang\ viteza de lucru oferind posibilitatea de a introduce date identice `n mai multe foi de calcul.

# 3.3.8. Atergerea foilor de calcul dintr-un registru

Selectaii foaia de lucru Sheet2. Avand cursorul mouse-ului pe eticheta acestei foi de lucru, ap\saii butonul drept al mouse-ului, pentru a deschide meniul contextual. Selectaii opiiunea Delete.

Fig. 3-40. Atergerea unei foi de calcul folosind opiiunea Delete din meniul

contextual.

informaiiile coniinute `n aceasta vor fi pierdute. Dac\ `n acest moment doriii s\ v\ r\zgandiii, puteii anula operaiiunea `n

curs, ap\sand butonul "Cancel". Dac\ doriii cu adev\rat s\ atergeii foaia de calcul, ap\saii butonul "OK".

Fig. 3-41. Mesajul de ateniionare privind pierderea definitiv\ a datelor coniinute `n foaia (foile) de lucru ce urmeaz\ a fi atears\.

# 3.3.9. Copierea unei foi de calcul `n cadrul aceluiaai registru

Foaia de calcul Sheet1 coniine date privitoare la cifrele de vanz\ri pe produse, pentru luna ianuarie. Dac\ nu aii avut prevederea de a realiza la "indigou" copii ale datelor comune pentru fiecare lun\ `n parte, `n luna februarie va trebui s\ creaii o nou\ foaie, cu aceleaai date generice (nume de produs, capete de tabel, format\ri, formul\ de calcul a preiului total). Cel puiin, `ntr-un caz practic, pe hartie, aaa ar trebui s\ procedaii. In Excel, va fi `n mod sigur mult mai uaor s\ copiaii cu totul foaia de calcul existent\ ai apoi s\ atergeii doar valorile de pe coloana C, ai eventual D, dac\ `ntre timp preiurile unitare s-au schimbat.

Pentru a copia o foaie de calcul existent\, `n cadrul aceluiaai registru, selectaii eticheta foii de calcul de copiat. Evident, aceasta devine foaie curent\. Ap\saii tasta Ctrl ai, iinand-o ap\sat\, trageii cu mouse-ul de eticheta `n cauz\. Veii revedea micul marcaj `n form\ de triunghi negru, situat `n coliul din stanga sus al etichetei, pe care l-aii `ntalnit ai atunci cand aii schimbat ordinea foilor de calcul `ntr-un registru (de fapt, aii mutat o foaie dintr-un loc `n altul). Fai\ de cazul indicat `n Fig. 3-41 (mutare), forma cursorului se schimb\, aaa cum este indicat `n Fig. 3-42 (copiere). Comparaii cele dou\ figuri (Fig. 3-31 ai Fig. 3-42). Observaii semnul + care `nsoieate cursorul `n cazul operaiiunii de copiere. Acesta este foarte sugestiv, privind sensul aciiunii executate. In cazul copierii, foaia de lucru curent\ r\mane la locul ei, ai este inserat\ o nou\ foaie de calcul, cu un coniinut identic cu al acesteia. Apare, deci, o foaie de lucru `n plus!

Cu alte cuvinte:

Fig. 3-42. Forma cursorului indic\ operaiiunea `n curs: copierea foii de calcul curente (`n cadrul aceluiaai registru).

copiere =inserare de foaie + umplerea acesteia cu un coniinut preluat din foaia de lucru curent\

Triunghiul negru va indica locul `n care va fi inserat\ noua foaie (copia celei existente). Relaxaii butonul mouse-

ului atunci cand marcajul triunghiular este `n poziiia dorit\. Veii relaxa tasta Ctrl doar dup\ ce aii relaxat butonul mouse- ului. Observaii numele copiei: `n parantez\ este indicat num\rul 2, adic\ aveii de-a face cu o copie a foii de lucru Sheet1.

Fig. 3-43. Copia foii de calcul a moatenit numele foii originale, dar este totuai o copie (2).

Not\: Dac\ veii da drumul tastei Ctrl `nainte de a relaxa butonul mouse-ului, veii reuai doar s\ mutaii foaia de lucru!

afirmaiia: "`n Excel toate copiile sunt identice cu originalul" este adev\rat\ (vezi pag. 116). Evident, puteii redenumi

aceste foi de calcul cu nume mai convenabile, de exemplu Ianuarie, respectiv Februarie. Aduceii foaia de lucru Februarie lang\ Ianuarie. Selectaii apoi foaia de lucru Februarie ai goliii coniinutul celulelor B5:C13. Celulele de pe coloana E vor indica valoarea 0, ceea ce `nseamn\ c\ au p\strat formula de calcul. Foaia de lucru Februarie este acum preg\tit\ de lucru.

Not\: Registrul Al_doilea_registru.xls se afl\ acum din nou `n aceeaai stare `n care era `nainte de a aterge foaia de lucru Sheet2, la `nceputul seciiunii 3.3.7. In plus, foile de calcul sunt una lang\ cealalt\, avand nume sugestive.

# 3.3.10. Inchiderea Excel, dac\ aii uitat s\ salvaii registrul curent

Inchideii Al_doilea_registru.xls, f\r\ a-l salva. Veii primi un mesaj de ateniionare:

Fig. 3-44. Acest mesaj v\ ateniioneaz\ c\ registrul indicat nu este salvat ai v\ ofer\ posibilitatea de a aciiona aaa cum credeii.

Acest mesaj va apare ori de cate ori veii `ncerca s\ `nchideii un registru nesalvat, sau atunci cand `nchideii Excel ai exist\ `nc\ registre nesalvate (fie n-au fost niciodat\ salvate, gen Book1, Book2 etc., fie au fost modificate `n sesiunea curent\, ai nu au fost salvate dup\ modificare).

Observaii c\ acest mesaj este personalizat cu numele registrului la care se face referire. V\ amintiii, probabil, c\ `n Excel pot fi simultan deschise mai multe registre, dintre care unul singur este activ (deasupra) la un moment dat. Este posibil s\ salvaii acest registru, dar dedesubt s\ existe registre nesalvate. Fereastra de ateniionare va indica `ntotdeauna corect numele registrului la care se refer\. Obianuiii-v\ s\ citiii complet mesajele de ateniionare. Puteii face greaeli regretabile doar ignorand cateva cuvinte dintr-un mesaj de ateniionare!

In eseni\, acest mesaj v\ transmite c\ Excel atie, mai bine decat dumneavoastr\, c\ nu aii salvat modific\rile recente ai v\ aminteate s\ le salvaii, `nainte de a `nchide registrul. Dac\ doriii s\ salvaii modific\rile, ap\saii butonul "Yes". Registrul va fi salvat ai `nchis.

Dac\ nu doriii s\ salvaii modific\rile, dar doriii s\ `nchideii totuai registrul, ap\saii butonul "No". Registrul va fi `nchis, dar nu vor fi salvate modific\rile realizate ulterior ultimei salv\ri.

Dac\ v\ r\zgandiii, ai nu mai vreii s\ `nchideii registrul `n cauz\ (sau Excel, dac\ aaa aii ajuns la fereastra de ateniionare din Fig. 3-44), ap\saii butonul "Cancel".

Not\: Dac\ doriii s\ `nchideii aplicaiia ai aveii mai multe registre deschise ai nesalvate, fereastra de ateniionare va avea un buton `n plus, etichetat "Yes to All", prin ap\sarea c\ruia vor fi salvate automat toate registrele deschise `n Excel ai nesalvate, ai abia dup\ aceea se va `nchide Excel.

" 3.4. Gestionarea foilor de calcul `n ferestre separate

# 3.4.1. Fereastra asociat\ unui registru deschis `n zona de lucru

In ceea ce a fost prezentat ai executat pan\ acum `n cadrul acestui curs, aii avut permanent `n fai\ o singur\ foaie de lucru a unui singur registru. Aceasta a fost extins\ cat de mult a fost posibil `n zona de lucru, adic\ fereastra coniinand foaia de calcul curent\ a fost maximizat\ `n zona de lucru. Indiciul cel mai sigur a acestui fapt este prezenia butoanelor de redimensionare ai `nchidere ale foii de calcul pe bara de meniuri. Dintre acestea, ap\saii butonul din mijloc , care `n aceast\ form\ indic\ faptul c\ fereastra este maximizat\. Foaia de calcul se va "strange", c\p\tand un aspect mult mai apropiat de al unei ferestre Windows `n general. Pe bara de titlu este `nscris numele ferestrei ai exist\ butoanele de redimesionare ai `nchidere: de data aceasta fereastra se numeate Al_doilea_registru.xls, pentru c\ este vorba de fereastra aferent\ registrului de lucru. In acest fel, devine ai mai evident c\ prelucrarea unui registru are loc `ntr-o fereastr\. Observaii c\ numele registrului curent a disp\rut de pe bara de titlul a aplicaiiei, deoarece acum fereastra registrului are propria bar\ de titlu. Nici butoanele de redimensionare ai `nchidere nu mai "`mprumut\" spaiiu de la bara de meniuri, ele fiind aaezate la locul lor, pe propria bar\ de titlu.

a) Bara de titlu a aplicaiiei Excel nu mai coniine informaiii privind registrul curent b) Bara de titlu a ferestrei registrului curent adun\ acum numele registrului ai

butoanele de redimensionare ai `nchidere a ferestrei.

Fig. 3-45. Fereastra registrului curent nu mai este maximizat\ `n zona de lucru a aplicaiiei

Fereastra unui registru poate fi manipulat\ asemeni oric\rei ferestre Windows: poate fi minimizat\, prin ap\sarea butonului , poate fi redimensionat\ prin tragerea cu mouse-ul de laturi ai coliuri, poate fi deplasat\ pe ecran. Totuai, exist\ o restriciionare: orice operaiie de acest gen trebuie s\ p\streze fereastra registrului `n zona de lucru. Singura excepiie este pentru fereastra maximizat\, care va "trimite" titlul registrului pe bara de titlu a Excel ai butoanele de redimensionare ai `nchidere pe bara de meniuri.

Fig. 3-46. Fereastra registrului curent a fost minimizat\. Este vizibil\ doar bara de titlu.

# 3.4.2. Gestionarea foilor de calcul `n ferestre separate

Atiii deja bine c\ un registru are, `n general, mai multe foi de calcul. De asemeni, `n cadrul seciiunii 2.1.1. aii v\zut c\ pot fi deschise simultan mai multe registre `n mediul Excel, dintre care atunci unul singur era "deasupra", adic\ vizibil. De multe ori, `n timpul prelucr\rilor, aveii nevoie s\ vedeii mai multe foi de calcul simultan, din cadrul aceluiaai registru sau chiar situate `n registre diferite. Totuai, va trebui s\ reiineii c\ prelucrarea (editarea) nu se poate r\sfrange decat asupra unei singure ferestre. Dac\ `n fereastr\ sunt grupate (selectate `mpreun\) mai multe foi de calcul, atunci acestea vor fi editate (modificate) simultan.

Excel are posibilitatea de a manipula mai multe ferestre `n zona de lucru. Pe lang\ posibilitatea de a vedea simultan (nu de a edita simultan) informaiii situate `n foi de calcul diferite (sau chiar `n zone distaniate din cadrul aceleiaai foi), mecanismul de lucru cu mai multe ferestre permite ai schimbul facil de informaiie intre elementele situate `n ferestre al\turate. De exemplu, mai jos veii copia o foaie de calcul dintr-un registru `n altul, `ntr-o manier\ aproape identic\ celei exemplificate la copierea unei foi de calcul `n acelaai registru.

Inainte de a merge mai departe, asiguraii-v\ `nc\ o dat\ c\ aveii registrul Al_doilea_registru.xls deschis, indiferent dac\ fereastra sa este maximizat\ `n zona de lucru sau nu.

Selectaii meniul Window, ai apoi opiiunea New Window. Aceast\ opiiune va deschide o nou\ fereastr\ `n

zona de lucru a Excel, deocamdat\ avand acelaai coniinut ca ai fereastra care exista deja (ca o clon\!).

Fig. 3-47. Opiiunea New Window deschide o nou\ fereastr\ `n zona de lucru a Excel, iniiial avand coniinut identic cu al

celei deja existente.

Not\: Dac\ ferestrele tuturor registrelor deschise `n zona de lucru sunt minimizate, atunci opiiunea New Windows este inactiv\. Dac\ nu exist\ registre deschise `n zona de lucru, nici una dintre opiiunile meniului Window nu sunt active.

Aceast\ operaiiunea a creat o nou fereastr\ Excel. Modul `n care este vizibil acest lucru depinde de starea ferestrei registrului `naintea operaiiunii descrise anterior.

Dac\ fereastra existent\ era maximizat\ pe suprafaia de lucru, atunci noua fereastr\ va fi de asemeni maximizat\, deci va acoperi total vechea fereastr\.

Dac\ fereastra existent\ avea o dimensiune oarecare, nemaximizat\, atunci fereastra nou\ va acoperi doar pariial vechea fereastr\.

Ai `ntr-un caz ai `n cel\lalt, bara de titlu care coniine numele registrului va indica acest lucru: cifra 2 spune c\ este vorba de o a doua fereastr\ pentru acelaai registru.

a) Fereastra registrului este maximizat\, titlul acestuia este pe bara de titlu a Excel. b) Fereastra registrului nu este maximizat\

Fig. 3-48. Cifra 2 indic\ faptul c\ este vorba de un duplicat al ferestrei registrului.

Puteii verifica meniul Window. Veii descoperi c\ este vorba de un singur registru, vizibil `n dou\ ferestre distincte: 1 ai 2. V\ amintiii, din seciiunea 2.1.1. modul de comutare `ntre ferestre: pur-ai-simplu selectaii numele ferestrei din lista oferit\ de meniul Window.

Acelaai registru: Al_doilea_registru.xls, dou\ ferestre: 1 ai 2. Este activ\ fereastra nr. 2.

Fig. 3-49. Meniul Window indic\ existenia celor dou\ ferestre ale registrului curent.

Totuai, duplicatul ferestrei are un rost bine determinat. Pentru a evideniia aceasta, va trebui s\ aranjaii, `ntr-un mod convenabil, cele dou\ ferestre `n suprafaia de lucru.

Din meniul Window, selectaii opiiunea Arrange. Cele trei puncte indic\ deja existenia unei casete de dialog

pentru opiiuni suplimentare. Aceast\ caset\ de dialog v\ ofer\ posibilitatea de a alege modul `n care vor fi aranjate ferestrele existente `n zona de lucru (ateniie: ferestrele de registru se dispun doar `n interiorul zonei de lucru):

Fig. 3-50. Opiiuni posibile pentru aranjarea ferestrelor de registru `n zona de lucru.

Fiecare dintre opiiunile situate `n zona Arrange (Tiled, Horizontal, Vertical, Cascade) va aranja toate ferestrele deschise (vizibile `n lista meniului Window) `ntr-un mod specific, aaa cum indic\ Fig. 3-51. Ferestrele deschise pot fi ale aceluiaai registru (aaa cum este `n cazul exemplificat), dar pot apariine ai altor registre.

Fig. 3-51. Cele patru moduri posibile de aaezare a ferestrelor de registru `n zona de lucru a Excel (pt. 4 registre deschise).

In cazul `n care sunt amestecate ferestre ale mai multor registre, prin bifarea opiiunii Window of active Workbook vor fi aaezate `n zona de lucru doar ferestrele apariinand registrului curent. Dac\ aceast\ opiiune este nebifat\, vor fi aranjate toate ferestrele existente, indiferent c\rui registru apariin.

Prin selectarea unuia dintre cele patru moduri, ferestrele vor fi aaezate pe ecran astfel `ncat s\ ocupe toat\ suprafaia zonei de lucru, spaiiul alocat fiec\rei ferestre fiind distribuit automat. Folosirea opiiunii Arrange este modul cel mai simplu de amplasare a ferestrelor `n zona de lucru. Puteii, `ns\, folosi tragerea de margini ai coliuri, sau butoanele de redimensionare oricand doriii, pentru a modifica aspectul oric\rei ferestre.

Revenind la exemplul considerat (Fig. 3-50.), selectaii Vertical ai apoi ap\saii butonul "OK". Deoarece `n cazul concret tratat exist\ ferestre apariinand unui singur registru, nu are prea mare importani\ dac\ este bifat\ sau nu opiiunea Window of active Workbook.

Cele dou\ ferestre vor fi aaezate una lang\ cealalt\, `n zona de lucru. Una singur\ este activ\ (editabil\) la un moment dat, chiar dac\ sunt vizibile date din ambele ferestre. Fereastra activ\ se stabileate prin clic cu mouse-ul asupra ei (de preferat pe bara de titlu). La fel ca pentru orice fereastr\ `n mediul Windows, fereastra activ\ are bara de titlu de o culoare diferit\ (albastr\, pentru configurare standard a culorilor `n Windows). Selectaii fereastra Al_doilea_registru.xls:1 ai selectaii eticheta foii de calcul Ianuarie. Selectaii fereastra Al_doilea_registru.xls:2 ai daii clic pe eticheta foii de lucru Februarie. Veii obiine ceva asem\n\tor cu imaginea din Fig. 3-52.

Fig. 3-52. Dou\ foi diferite ale aceluiaai registru sunt vizibile `n zona de lucru. Foaia de lucru curent\ (editabil\) este cea numerotat\ cu 2 (sunt prezente barele de

navigare, iar bara de titlu are culoare distinct\)

Observaii c\ aspectul oric\reia dintre aceste ferestre este aproape identic, avand o zon\ de editare a celulelor, zon\ de etichete ale foilor de calcul ai butoanele de navigare aferente. Ceea ce este distinct la fereastra curent\ fai\ de celelate este prezenia barelor de navigare. Barele de navigare orizontal\ ai vertical\ exist\ doar `n fereastra curent\. Ele se vor deplasa odat\ cu seleciia altei ferestre curente.

Not\: Exist\ o singur\ bar\ pentru formule ai o singur\ caset\ de nume, pentru c\ acestea folosesc doar la editarea celulelor. Deoarece editarea se poate face `ntr-o singur\ fereastr\ la un moment dat, atunci bara de formule ai caseta de nume sunt asociate ferestrei active.

In continuare salvaii registrul Al_doilea registru.xls.

Selectaii meniul File din bara de meniuri, apoi opiiunea Close. Aceasta va `nchide registrul curent, `mpreun\ cu

toate ferestrele deschise coniinand imagini ale foilor de calcul coniinute `n registrul curent. In urma acestei operaiiuni, puteii concluziona c\ ferestrele sunt elemente vizuale, care ajut\ la manipularea datelor coniinute `n registru. Odat\ `nchis (eliminat din zona de lucru a aplicaiiei), nici elementele vizuale asociate nu mai au rost, astfel `ncat toate elementele respective dispar.

Fig. 3-53. Inchiderea unui fiaier registru folosind meniul File din bara de meniuri.

Folosind lista de fiaiere cel mai recent utilizate, aflat\ la baza meniului File din bara de meniuri (vezi Fig. 3-21), deschideii din nou Al_doilea_registru.xls. Acesta trebuie s\ fie primul `n aceast\ list\. Constataii c\ au fost deschise ambele ferestre, avand exact acelaai coniinut pe care l-aii aranjat `nainte de `nchidere. Prin urmare, Excel salveaz\ odat\ cu datele coniinute `n foile de calcul ai aspectul foilor de calcul `n zona de lucru: cate ferestre coniin imagini ale regsitrului curent ai cum sunt dispuse una fai\ de cealalt\, foaia de calcul curent\ vizibil\ `n fiecare fereastr\, etc. Inchideii acum, prin ap\sarea butonului , fereastra denumit\ Al_doilea_registru.xls:2. Veii observa c\ aceast\ operaiiune va `nchide doar una dintre fereastrele asociate regsitrului curent, anume fereastra pe al c\rei buton de `nchidere aii aciionat. Cealalat\ fereastr\ va p\stra dimensiunile pe care le avea `nainte de `nchiderea celeilalte, dar numele va suferi o schimbare.

R\manand singura fereastr\ asociat\ registrului `n zona de lucru, numele registrului nu mai este urmat de nici un num\r. Fereastra se va numi Al_doilea_registru.xls ai atat. Dac\ veii folosi aceeaai procedur\ pentru a `nchide fereastra

salva coniinutul.

Concluzie: Dac\ un registru este deschis ai vizibil `n suprafaia de lucru prin mai multe ferestre, `nchideii-l folosind meniul File/Close. Aceast\ operaiiune va permite reg\sirea, la deschiderea ulterioar\ a registrului, a tuturor acestor ferestre, aaa cum erau pe ecran `nainte de `nchidere. Dac\ un registru este vizibil `n zona de lucru printr-o singur\ fereastr\, atunci puteii `nchide registrul prin butonul de `nchidere al ferestrei.

# 3.4.3. Manipularea foilor de calcul `ntre registre diferite

Dac\ nu aii f\cut-o deja, reduceii registrul Al_doilea registru.xls la o singur\ fereastr\, ai apoi salvaii-l.

Deschideii apoi ai registrul Primulregistru.xls, localizat tot `n "Folderul meu de lucru". Acesta va acoperi, total sau pariial, fereastra celuilalt registru. Aveii `n acest moment dou\ registre deschise simultan `n zona de lucru. Veii folosi opiiunile meniului Window pentru a aaeza ambele registre, unul lang\ cel\lalt, pe suprafaia de lucru.

Selectaii meniul Window, opiiunea Arrange. Veii selecta Vertical. Cele dou\ registre, vizibile fiecare prin cate o fereastr\, se vor aaeza unul lang\ cel\lalt pe suprafaia de lucru. Cel care era registru curent `nainte de aranjare, este cu