i2t10ti



1. Grupul si importanta sa in structura organizatiei
Realizarile tot mai importante in domeniul retelelor de calculatoare, Internetul si intranetul, sistemele grafice de operare si multe altele, au schimbat PC-ul dintr-un instrument individual, intr-un instrument colectiv, care ajuta oamenii sa lucreze impreuna pentru a realiza task-uri in grup, intr-un mod ca t mai eficient.
Materialul prezentat urmareste sa evidentieze importanta conceptului de groupware in lumea IT a zilelor noastre, precum si importanta implementarii rapide a acestui concept in activitatea de management a organizatiilor. Dezvoltarea si aplicarea conceptului de groupware va marca in mod pozitiv tendinta de informatizare a societatii.
In aproape toate organizatiile, grupurile au un rol foarte important in managementul organizatiei.
Implica nd un numar considerabil de oameni in rezolvarea problemelor in cadrul inta lnirilor de luare a deciziilor, numarul solutiilor alternative creste. De asemenea, cunosca nd mai bine organizatia prin intermediul dezbaterilor, ca t si mecanismele care au stat la baza luarii deciziilor, membrii grupului devin mai angajati in implementarea rezultatelor.
In concluzie, putem spune, ca potentialul creator al unui grup este mai mare deca t suma contributiilor individuale.
Cercetarile sociologice au aratat ca managerii isi pierd aproximativ 25%-;50% din timpul lor in inta lnirile de lucru. Inta lnirile reprezinta deci, o parte substantiala a timpului managerului si din aceasta cauza, devine foarte importanta explorarea metodelor de luare eficienta a deciziilor.
Organizarea unor inta lniri de tip clasic (acelasi loc, acelasi timp) devine foarte costisitoare, din toate punctele de vedere (timp, resurse financiare etc.). Oamenii de afaceri, si nu nu numai ei, sunt constienti de faptul ca avantajele intr-o competitie reala sunt legate efectiv de managementul capitalului intelectual al organizatiei.
In aceste conditii „grupul“ poate fi definit si ca un mecanism foarte important in luarea deciziilor.
Orice proces care implica un grup de persoane, care lucreaza in colaborare, este prin definitie o „activitate de Workgroup“.
Specialistii Microsoft definesc un nou temen, acela de „ Workgroup computing“ , ca fiind tehnologia standard utilizata pentru a ajuta oamenii sa lucreze in mod eficient in cadrul unui grup, sau pentru a se organiza si a-si optimiza procesul de lucru.
Prin intermediul tehnologiei „Workgroup computing“ este posibila utilizarea zi de zi a desktop urilor PC pentru a ajuta oamenii sa lucreze stra ns impreuna, indiferent de ce lucrari (joburi) au de realizat, de la proiecte de ca tiva oameni, la grupuri de sute sau de mii.
Alegerea unei strategii workgroup corecte este una dintre cele mai importante decizii pe care o organizatie trebuie sa o ia.
Explicatia este urmatoarea: astfel de decizii vor avea un impact pe termen lung asupra competivitatii, si investitiile in tehnologia de calcul vor fi afectate de decizia luata.

2. Ce este Groupware ?
La definirea conceptului de „ groupware“ trebuie sa avem in vedere faptul ca acesta este un coctail:
„informatica, organizare si gestiune“, cu alte cuvinte o lume virtuala in care „n“ persoane (cel putin doua) pot lucra, partaja nd un mediu unic de servicii.
Dificultatea in stabilirea unei definitii precise pentru groupware se datoreste si faptului ca acesta isi are originea in trei mari domenii distincte, dar foarte apropiate de cerintele de lucru in grup, si anume:
ÿ Mesagerie electronica
ÿ Managemetul informatiilor
ÿ Automatizarea proceselor si a fluxului de lucru
Aceste trei domenii au dat nastere, fiecare in parte, la un numar considerabil de aplicatii: posta electronica, conferinte electronice, distribuirea si urmarirea documentelor.
Un pachet de programe de aplicatii pentru grupuri de lucru, poate fi considerat grupware numai daca el integreaza trei cerinte de lucru:
A) Comunicarea, prin utilizarea mesageriei electronice;
B) Colaborarea, prin partajarea resurselor informationale intre membrii grupului in vederea realizarii directivelor organizatiei;
C) Coordonarea, prin adaugarea comunicarii si colaborarii in structura fluxului de lucru.
Rezuma nd cele trei cerinte de lucru ale grupului mentionate mai sus, se poate enunta urmatoarea definitie:
Groupware reprezinta un set integrat de instrumente (hardware si software) care permite oamenilor sa lucreze impreuna prin comunicare, colaborare si coordonare, la momente de timp si locuri diferite.
O imagine grafica a acestei definitii este prezentata in Fig. 1:


GROUPWARE


Fig. 1. Componentele groupware.

Aplicatiile groupware sunt numite uneori pachete software de productivitate a grupului de lucru.
Aceste aplicatii trebuie sa respecte principiile de operare specifice grupului de lucru si trebuie sa ajute membrii grupului de lucru sa indeplineasca cu succes problemele necesar a fi rezolvate.
O categorie distincta de aplicatii de lucru in echipa sunt aplicatiile teamware. Aceasta categorie de programe software face posibil ca membrii ai echipei dispersati geografic sa colaboreze la realizarea unor proiecte. De obicei aplicatiile teamware utilizeaza reteaua Internet si mecanismele specifice World Wide
Web (WWW) pentru a facilita comunicarea intre membrii echipei. In acest context, aplicatiile teamware reprezinta o extindere a ceea ce a fost numit pa na nu demult aplicatii groupware.
Distinctia este si mai putin clara datorita faptului ca liderul pe piata comerciala in vanzarea aplicatiilor teamware este compania TeamWare Group.
In concluzie, aplicatiile groupware sunt rulate in cadrul unei singure retele de tip LAN care se extinde de obicei la nivelul unei cladiri sau a sediului unei institutii, iar membrii grupului care utilizeaza aplicatia sunt de obicei membrii aceleiasi organizatii.

Aplicatiile teamware utilizeaza ca suport de comunicare reteaua Internet iar membrii grupului care ruleaza aplicatia pot fi situati in locatii geografice distincte la mare distanta una de alta si pot proveni din organizatii diferite.

Groupware ca forma de comunicare

Sistemele groupware conecteaza persoane din diferite locatii, ele permit multe din formele de interactiune specifice comunicarii: vorbire, urmarire, miscare, ascultare. Sistemele groupware combinate cu tehnologia de comunicatii celulare si tehnologia de counicatii prin modem permit utilizarea lor oriunde si orica nd. Ele permit comunicarea anonima, luarea deciziei sau generarea de idei. Utilizatorul unui sistem groupware nu mai simte “presiunea” prezenta adesea intr-o sala de sedinte obisnuita. Membrii grupului pot sa-si impartaseasca ga ndurile fara “teama” consecintelor posibile.
In conditiile in care lumea a devenit “mai mica” si distantele dintre locatiile geografice nu s-au schimbat, au devenit necesare noi forme de conducere a activitatilor curente. La nivel mondial, national, sau regional trebuie sa aiba loc colaborarea, pentru a completa un proiect, pentru a indeplini un termen limita, sau a face planificari pentru viitor. Sistemele groupware ofera conexiunile necesare pentru colaborare. Membrii grupului de lucru pot “zbura” oriunde in lume fara sa paraseasca niciodata biroul.
Caracteristicile unei aplicatii groupware sunt :
ÿ Trimiterea de mesaje din partea unei persoane catre unul sau mai multi membri ai grupului;
ÿ Crearea rapida de baze de date si plasarea de informatii care se pot accesa de catre orice persoana din grup;
ÿ Asigurarea faptului ca aceleasi informatii asupra unui subiect sunt disponibile tuturor membrilor autorizati din grup, indiferent de locul in care acestia se afla;
ÿ Posibilitatea tuturor membrilor organizatiei de a comunica intre ei ca t mai rapid cu putinta, indiferent daca este vorba de simple mesaje, noutati sau date vitale pentru activitatea profesionala;
ÿ Asigurarea unitatii aspectului documentelor utilizate in cadrul organizatiei;
ÿ Pastrarea informatiilor in locuri sigure si usor accesibile;
ÿ Eliminarea deplasarii inutile ale membrilor grupului ata t pe distante mari (de exemplu intre orase, tari), ca t si intre servicii plasate in interiorul aceleiasi cladiri;
ÿ Colectarea informatiilor din surse variate ca locatie;
ÿ Reducerea semnificativa a circulatiei documentelor pe ha rtie;
ÿ Combinarea in documente unitare a datelor, imaginilor, textelor, tabelelor sau elementelor multimedia provenite dintr-o gama larga de produse software;
ÿ Difuzarea rapida a informatiilor intre membrii grupului, indiferent daca acestia utilizeaza mediul Windows, Machintosh, OS/2 sau UNIX, fara a fi nevoie de utilizarea greoaie si eventual costisitoare pentru conversie (programe midleware);
ÿ Pastrarea informatiilor si a mesajelor pentru membrii grupului care sunt conectati doar sporadic in retea. (De exemplu : reprezentantii departamentelor de va nzari, publicitate etc).

Tipuri de groupware

Un sistem groupware include de obicei un numar variabil de calculatoare personale, minicalculatoare si terminale conectate la o retea. Reteaua poate fi de dimensiuni reduse (pentru conectarea calculatoarelor personale corespunzatoare unei sali de sedinte) sau de dimensiuni mari (la nivel mondial -; reteaua Internet).
Diferite produse groupware indeplinesc cerinte diferite. Unele sisteme sunt destinate comunicarii sincrone (in timp real) pe ca nd altele sunt destinate comunicarii asincrone (nu este in timp real). Ambele forme ale comunicarii pot sa aiba loc intr-un mediu fata in fata sau din locatii distribuite.
In Tabelul nr.1 sunt sintetizate aceste forme de comunicare

Tabelul nr. 1. Tipuri de interactiuni specifice sistemelor groupware

Timp
Acelasi timp Timpi diferiti
Locatie
Acelasi loc Interactiune fata in fata Interactiune sincrona
Interactiune distribuita
Locuri diferite Interactiune distribuita sincrona asincrona

Sistemele groupware pot fi tratate ca o clasa noua de tehnologii care imbunatatesc si usureaza procesul de colaborare din cadrul organizatiei.
Unele din problemele la care grupul trebuie sa lucreze in impreuna sunt: orientarea reciproca, construirea increderii, clarificarea scopurilor/rolurilor, asumarea responsabilitatii, implementarea, obtinerea de performanta ridicata, reinnoirea.
Principale atribute ale sistemelor groupware sunt:
• Imbunatateste performantele grupului;
• Imbunatateste si usureaza procesul de colaborare la nivelul organizatiei;
• Reduce efortul de a aduce mai multe persoane intr-un singur loc.

3. UTILIZARI ALE TEHNOLOGIEI GROPWARE

Deoarece groupware este o tehnologie relativ noua, aplicatiile sale se afla in faza de dezvoltare. In prezent aplicatiile groupware sunt folosite pentru :
ÿ Dirijarea si partajarea informatiilor
ÿ Coordonarea proiectelor si participarea la dezvoltarea documentelor
ÿ Urmarirea proiectelor
ÿ Administrarea proceselor de grup
ÿ Facilitarea discutiilor de grup
ÿ Automatizarea unor operatii de rutina
ÿ Urmarirea solicitarilor din partea beneficiarilor
ÿ Administrarea relatiilor cu clientii
Tehnologia groupware a fost adaptata rapid, drept principal instrument de retea in cadrul unor firme si organizatii din domeniul productiei, cercetarii, constructiilor, educatiei sau in activitatea agentiilor guvernamentale.
Principalii furnizori de groupware au incorporate in produsele lor cele mai noi tehnologii, ce au permis dezvoltarea comunicatiilor electronice in domenii care nici macar nu existau cu ca tiva ani in urma.
De exemplu, printre facilitatile oferite de multimedia groupware se numara :
ÿ Imagini scanate
ÿ Fax
ÿ Voce
ÿ Sunet
ÿ Recunoasterea optica a caracterelor
ÿ Grafica
ÿ Imagini si conferinte video
Aplicatiile groupware se prezinta in diferite forme si dimensiuni. Instrumentele prezentate mai jos pot fi utilizate intr-un intranet al unei organizatii pentru a sprijini activitatea de grup.

Aplicatii groupware de tip asincron :
ÿ E-mail
ÿ Grupurile de stiri (newsgroup) si listele postale
ÿ Sistemele flux de lucru (workflow)
ÿ Sisteme hipertext
ÿ Calendarele de grup
ÿ Sisteme de editare in regim de colaborare

E -m ma ai il l
(
(E
El le ec ct tr ro o n ni ic c m ma ai il l)
)

E
Posta electronica reprezinta de mult timp cea mai uzuala aplicatie groupware (ignora nd desigur telefonul traditional). Cu toate ca tehnologia de baza este proiectata sa permita trimiterea de mesaje simple intre doua persoane, chiar sistemele e-mail elementare includ elemente suplimentare pentru trimiterea mesajelor, compunerea de mesaje, constituirea grupurilor postale si atasarea de fisiere la mesajele expediate. Alte elemente specifice aplicatiilor e-mail se refera la sortarea si prelucrarea automata a mesajelor, stabilirea automata a rutei mesajelor si comunicarea structurata (mesaje ce necesita informatii suplimentare pentru a putea fi vehiculate).

Grupurile de stiri (newsgroup) si listele postale
Sistemele newsgroup sunt similare cu sistemele e-mail cu exceptia faptului ca ele sunt proiectate pentru vehicularea mesajelor in cadrul grupurilor mari de persoane, in locul unei comunicari de “unu-la unu” specifica postei electronice. In practica diferenta principala intre grupurile de stiri si listele postale este ca grupurile de stiri arata mesajele unui utilizator numai ca nd ele sunt solicitate explicit (un serviciu

“la cerere”), pe cand listele postale livreaza mesajele atunci cand ele devin disponibile (o interfata
“condusa de intreruperi”).

Sistemele flux de lucru (workflow)
Sistemele workflow permit documentelor sa fie transferate in cadrul organizatiei (sa urmeze anumite rute) prin procese relativ fixe. Un exemplu simplu de aplicatie workflow este un raport de cheltuieli intr-o organizatie. Un angajat creeaza un raport de cheltuieli si il trimite. O copie a acestuia este arhivata si trimisa apoi la managerul angajatului pentru aprobare. Managerul primeste documentul, il aproba electronic si il expediaza. Cheltuielile sunt inregistrate la compartimentul de contabilitate si sunt trimise apoi compartimentului financiar pentru efectuarea platilor necesare. Sistemele workflow pot oferi elemente suplimentare cum ar fi rutarea (stabilirea drumului de urmat), dezvoltarea de ecrane de dialog si suport pentru roluri si privilegii diferite. Dintre cele mai importante sisteme workflow se numara: Notes,

Livelink Intranet, SamePage, Webshare.

Sisteme Hipertext
Sistemele hipertext permit crearea de legaturi intre documente text, sistemul Web fiind un exemplu evident in acest sens. De fiecare data ca nd diferite persoane creeaza si leaga documente sistemul devine un grup de lucru ce evolueaza constant si raspunde la munca celuilalt care face din aceasta o forma de groupware. Unele sisteme hipertext permit aflarea informatiilor referitoare la cine a vizitat o anumita pagina sau legatura, sau ca t de des o legatura a fost urmata, aceasta oferind utilizatorilor o constientizare primara a ceea ce fac alte persoane in sistem -; contoarele de pagina fiind o aproximare directa a acestei functii. Alt element multi-utilizator caracteristic hipertext-ului (care nu se gaseste pe Web) este posibilitatea ca oricare din utilizatori sa creeze legaturi din oricare din pagini, asa inca t ceilalti pot fi informati ca nd au existat legaturi relevante de care autorul original nu a fost instiintat.

Calendarele de grup
Calendarele permit programarea orara, managementul unui proiect, coordonarea intre mai multe persoane si pot furniza de asemenea suport pentru programarea echipamentelor utilizate. Exista elemente specifice destinate sa detecteze ca nd apar conflicte de programare orara pentru persoane sau sa gaseasca o ora de inta lnire convenabila pentru fiecare. Calendarele de grup ajuta de asemenea la localizarea persoanelor. Preocuparile specifice se refera la confidentialitate (utilizatorii pot considera ca unele activitati nu trebuie sa aiba un caracter public) completitudine si precizie (utilizatorii pot considera ca timpul necesar pentru introducerea informatiei asociate programului orar nu este justificat de avantajele oferite de calendar).

Sisteme de editare in regim de colaborare
Aceste sisteme pot lucra ata t in regim de timp real cat si in regim care nu este in timp real.
Pachetele de programe Office 2000 sau SamePage includ procesoare de text ce pot furniza suport asincron, oferind utilizatorilor posibilitatea urmaririi modificarilor si efectuarea de adnotari proprii pe documente. Autorii care colaboreaza la un document pot sa dispuna de unelte care sa-i ajute sa planifice si coordoneze procesul de creare a documentelor, cum ar fi metodele pentru blocarea anumitor parti din document sau legarea documentelor create separat.
Aplicatii groupware de tip sincron (in timp real)
Regimul de lucru sincron permite autorilor sa vada fiecare schimbarile celuilalt atunci ca nd sunt efectuate si de obicei este nevoie de existenta unui canal de comunicatie suplimentar intre autorii care opereaza simultan cum ar fi video-telefoanele sau sistemul de mesagerie (chat).
Aplicatiile groupware de tip sincron sunt urmatoarele :
ÿ Instrumente pentru conversatie in timp real
ÿ Tableta partajata
ÿ Teleconferinta
ÿ Sisteme de video-comunicatii
ÿ Sisteme de discutie (chat)

ÿ Arhive de cunostinte
ÿ Sisteme de suport decizional
ÿ Jocuri multi-utilizator

Instrumente pentru conversatie in timp real
Permit utilizatorilor aflati in diferite locatii sa comunice simultan prin tastarea mesajelor la propriile console. Dialogul se poate inregistra pentru a permite altor doritori citirea ulterioara. Varianta originala a acestui instrument, numita Internet Relay Chat, a fost asimilata in programele Conference, NetMeeting si multe alte produse.

Tableta partajata
Tableta partajata ofera posibilitatea pentru doua sau mai multe persoane sa vizualizeze si sa deseneze pe o suprafata de desen chiar atunci cand ei se gasesc in locatii distincte. Aceasta poate fi utilizata pe timpul unei convorbiri telefonice, de exemplu, ca nd fiecare persoana poate lua notite (nume, adresa, date suplimentare) sau poate fi utilizata pentru rezolvarea de sarcini grafice in comun.
Tabletele partajate sunt proiectate pentru conversatii informale, dar ele pot servi la fel de bine pentru comunicatii structurate sau activitati de desenare mai sofisticate cum ar fi proiectarea grafica in regim de colaborare, realizarea unei publicatii sau activitati ingineresti.
Tabletele partajate pot sa indice unde deseneaza sau puncteaza fiecare persoana, prin reprezentarea de teleindicatori, care sunt colorati in corespondenta cu un cod sau sunt etichetati pentru a identifica fiecare persoana.

Teleconferinta
Permite conversatii telefonice printr-un software in genul Conference (Netscape) si NetMeeting
(Microsoft).

Sisteme de video-comunicatii
Sisteme ce permit apelarea intre doua sau mai multe persoane simultan, oferind imagine video in direct, in esenta un sistem telefonic inzestrat suplimentar cu o componenta vizuala. La inceput, din cauza costului, dar si datorita problemelor de compatibilitate, utilizarea sistemelor video s-a facut in salile de sedinta pentru video-conferinte programate de nivel inalt.
Sistemul video este avantajos ca nd se afla in discutie informatia vizuala, dar nu poate oferi avantaje substantiale in cele mai multe situatii in care telefoanele audio conventionale sunt adecvate.
Suplimentar fata de realizarea conversatiilor, sistemul video mai poate fi utilizat in situatii de colaborare mai putin directe cum ar fi realizarea constientizarii activitatilor intre locatii aflate la distanta.
Cele mai recente si performante produse software sunt :
- CU-SeeMe de la White Pine Software
- NetMeeting de la Microsoft
Sisteme de discutie (chat)
Permit mai multor persoane sa scrie mesaje in timp real intr-un spatiu public, utiliza nd de obicei un text tiparit. Deoarece fiecare persoana trimite un mesaj, acest mesaj va apare in partea de jos a unui ecran care defileaza.
Grupurile de discutie sunt formate de obicei pe baza unei liste de camere de discutie (chat rooms) unde inta lnirile pot avea loc. Camerele pot fi identificate prin nume, locatie, numar de persoane, subiectul de discutie, etc. Multe sisteme prevad pentru camerele de discutie accesul controlat sau moderatori care sa orienteze discutia.
Aproape toate aspectele interesante specifice aplicatiilor groupware in timp real se manifesta in mod direct in camerele de discutie, incluza nd aspecte de anonimitate, urmarirea desfasurarii unei conversatii, scalabilitatea numarului de participanti si utilizatori abuzivi.
Exista sisteme asemanatoare sistemelor de discutie care utilizeaza suport de comunicatie non-text.
Versiunea text a discutiilor prezinta interes deoarece contine o transcriere directa a conversatiei, care nu

numai ca are o valoare pe termen lung dar permite referiri in urma pe timpul conversatiei, intrarea mai usoara intr-o conversatie si oprirea intr-un anumit stadiu al discursului.

Arhive de cunostinte
Permit utilizatorilor, publicarea, memorarea si cautarea de documente, rapoarte-memo, prezentari si fisiere.

Sisteme de suport decizional
Aceste sisteme sunt proiectate pentru a facilita participarea grupurilor de lucru la luarea deciziei.
Ele pot oferi unelte pentru elemente pentru activitati cum sunt: brainstorming (avalansa de idei pe o anumita tema), idei critice, stabilirea ponderilor si probabilitatilor corespunzatoare evenimentelor si alternativelor, realizarea votarii. Aceste sisteme fac posibile decizii presupuse mai rationale si chiar mai elaborate. De obicei proiectate ca parte a uneltelor ce faciliteaza inta lnirile in general, ele incurajeaza participarea egala, ofera anonimitate sau genereaza rasturnari de situatie.

Jocuri multi-utilizator
Jocurile au fost intotdeauna foarte populare in locuri special destinate pentru utilizarea acestora si au devenit uzuale chiar si pe Internet. Jocurile sunt un exemplu tipic de situatii multi-utilizator care nu sunt in mod strict “de cooperare”, chiar daca jocurile competitionale (ex. curse de masini) necesita ca jucatorii sa coopereze in respectarea regulilor jocului.

Jocurile multi-utilizator au un avantaj suplimentar daca sunt utilizate impreuna cu alte mijloace de comunicare cum ar fi sistemele de discutie sau sistemele video.

4. GROUPWARE SI INTRANETUL
Fie ca folosim denumirea din limba engleza, fie ca le traducem in limba roma na, pachetele de programe pentru grupuri de lucru (groupware) si tehnologiile intranet sunt doua fenomene ce nu mai pot fi separate.
Platformele Web de corporatie sunt o scena perfecta pentru munca de echipa, oferind un suport usor de accesat din orice punct al retelei, pentru concentrarea si distribuirea informatiilor.
Folosind conceptele de grupuri de informare tematica (newsgroups) si baze de date de dialog
(discussion database), membrii unei echipe, reuniti prin instrumente soft Web, folosesc in comun idei si tehnici de lucru care au ca efect dezvoltarea mai rapida a produselor.
Web-ul este un instrument care asigura regasirea si afisarea datelor prin cautari dupa cuvinte cheie, fiind considerat principalul suport pentru aplicatiile groupware.
In prezent exista o conjugare a eforturilor producatorilor de browsere si de aplicatii groupware.
Astfel, browser-ele incorporeaza o multime de facilitati specifice groupware, sau chiar produse in intregime, din categoria groupware.
Pe de alta parte, programele groupware integreaza protocoalele Web, ceea ce le permite sa devina adevarate browsere si sa utilizeze in mod direct resursele intranet.
Utilizatorii pot utiliza fie programele groupware proprietar, fie instrumentele groupware din intranet. Varianta, reprezentata de instrumentele groupware din intranet, este cea mai accesibila si cea mai ieftina solutie
5. Produse program Groupware
In momentul in care o organizatie poseda un intranet, se recomanda achizitionarea unui pachet de aplicatii groupware. Partea cea mai dificila este modul in care iti poti ajuta utilizatorii sa aleaga produsul software cel mai potrivit.
Pentru incepatori, este bine sa-si evalueze si nivelul de cunostinte, sa-si determine obiectivele si cum ii va ajuta groupware sa le atinga, si in final sa se hotarasca daca este pregatit pentru contactul direct cu acest groupware.
Trebuie retinut faptul, ca scopul unui groupware este sa lase pe oricine sa lucreze si sa comunice in deplina colaborare.
Aplicatiile groupware se prezinta in diferite forme si dimensiuni. Instrumentele prezentate mai jos pot fi utilizate intr-un intranet al unei organizatii pentru a sprijini activitatea de grup. Principalele produse groupware sunt Microsoft Exchange si Lotus Notes. Exista si alte programe care pot intra in categoria groupware, deoarece contin anumite facilitati pentru comunicatiile de grup.
Microsoft Exchange.
Microsoft Exchange Server reprezinta o familie de produse client/server bazata pe mesaje, proiectata sa lucreze impreuna cu programele si retelele existente, pentru a permite tuturor utilizatorilor dintr-o retea sa schimbe in mod eficient informatii diverse.
Sunt oferite cinci functii client/server importante, bazate pe mesaje :
• Planificare
• Servicii de mesaje
• Partajarea informatiilor de grup
• Formulare
• Proiectarea aplicatiilor
Planificare (scheduling).
Folosind functiile de planificare, utilizatorii pot sa administreze timpul disponibil, sa-si organizeze activitatile si sa se coordoneze cu alti utilizatori prin intermediul unor inta lniri planificate.
Servicii de mesaje

Serviciile de mesaje se ocupa de transferul de mesaje, de transportul la destinatar, de rutare si ofera servicii de directoare.
Partajarea informatiilor de grup
In afara de comunicarea prin sistemul de posta electronica oferit de Microsoft Exchange Server, utilizatorii pot sa afiseze informatii pe un avizier electronic, sa afle conturile beneficiarilor dintr-o baza de date partajata sau sa consulte referintele despre un produs intr-o biblioteca de informatii.
Formulare
Administratorii de retea pot folosi formulare pentru a prezenta informatiile intr-o modalitate proprie.
Proiectarea aplicatiilor -; cu sau fara programare
Programatorii pot dezvolta aplicatii care sa automatizeze activitatile si procesele din cadrul unei organizatii.

Lotus Notes
Lotus Notes este o aplicatie groupware dezvoltata de firma Lotus, acum parte a companiei IBM
(Information Business Machine). Familia Notes este un grup care asigura trei optiuni : Lotus Notes,
Lotus Notes Desktop si Lotus Notes Express.
Lotus Notes a fost una dintre primele aplicatii ce au acceptat baze de date distribuite cu documente ce pot fi accesate de utilizatori prin intermediul retelelor de tip LAN sau WAN.
Bazele de date distribuite cu documente contin un mecanism de replicare sofisticat ce permite utilizatorilor sa lucreze cu copii locale ale documentelor (la nivelul postului de lucru) si apoi sa genereze propagarea modificarilor proprii prin intreaga retea in care ruleaza Lotus Notes.
Astfel, utilizatori de la diferite posturi de lucru pot sa participe simultan la elaborarea in comun a unui document sau la prelucrarea acestuia, contributia (aportul) fiecaruia fiind vizibil pentru ceilalti membrii ai grupului, care in functie de drepturile de acces si responsabilitatile specifice pentru rezolvarea problemei in cauza, pot sa aduca propriile modificari sau prelucrari potrivit etapelor de realizare a documentului stabilite anterior.
Pentru mult timp Lotus Notes a reprezentat singura solutie groupware ce indeplinea pe deplin cerintele operarii in cadrul grupului de lucru. Odata cu cresterea popularitatii mecanismelor World Wide
Web si a retelelor de tip Intranet au aparut noi solutii groupware adaptate facilitatilor de lucru nou aparute. Cu toate acestea modelul replicarii documentelor care reprezinta esenta solutiei Lotus Notes continua sa rama na mai robusta deca t oricare din solutiile nou aparute bazate pe suportul Web.
IBM a intreprins rapid demersurile necesare pentru a integra suportul Web in aplicatiile Lotus Notes pentru a mentine produsul pe piata si a rama ne in competitie.
Notes este o familie de adevarate produse groupware, proiectate pentru retele de orice dimensiuni.
Serviciile de baza asigura :
• Securitate
• Administrare
• Raspuns
• Servicii de directoare
• Servicii de conectare
Aceste servicii comunica folosind diferite tipuri de conexiuni, in diverse sisteme de operare, cum ar fi : Windows NT, LAN Server, NetWare Macintosc, UNIX etc.

Microsoft Active Server Pages
Produsul firmei Microsoft intitulat Active Server Pages (ASP -; Pagini Server Active) reprezinta solutia Microsoft pentru aplicatiile gropware ce au la baza suportul Web.
Acest produs reprezinta o aplicatie cadru de lucru bazata pe un motor de secvente de instructiuni
(script-uri) destinate serverului si o colectie de componente inrudite ce ruleaza in cadrul unui Server de
Informatii Internet (IIS -; Internet Information Server) de tip Microsoft. Paginile Web ce includ secvente de instructiuni destinate serverului sunt executate de catre motorul ASP pentru a crea un continut Web

dinamic -; continut generat pe baza rezultatelor secventei de instructiuni. Acest continut generat dinamic este prezentat utilizatorului final ca o pagina Web.
Secventele de instructiuni destinate serverului sunt utilizate adesea pentru a invoca Componentele
Server Active Microsoft, care servesc ca blocuri de constructie fundamentale pentru aplicatii ASP. De exemplu, una dintre componente numita Obiect de Date Active (ADO-Active Data Object) serveste ca un conector la bazele de date ce accepta mecanismul de conectare ODBC (Open DataBase Conectivity -;
Conectivitate la Baze de Date Deschise) sau interfete cu baze de date de tip OLE (Object Linking and
Embedding -; Legarea sau Incapsularea Obiectelor). Astfel tehnologia ASP ofera o modalitate de a genera dinamic secvente HTML (Hyper Text Markup Language -; Limbaj de Marcare HyperText) prin executia de secvente de instructiuni pe server pentru a construi pagini Web ce contin date stocate pe alte sisteme.
Tehnologia ASP este livrata ca parte a Serverului de Informatii Internet Microsoft sau ca parte a sistemului de operare Windows NT.
Dezvoltarea de aplicatii specifice ASP este bazata pe secvente de instructiuni. Unealta soft de dezvoltare a aplicatiilor ASP este produsul Microsoft Visual Interdev. Acesta combina un editor pentru creare logica HTML destinat proiectarii si aranjarii in pagina a site-ului Web (pagini Web specifice unei locatii in retea) cu un set de Controale ActiveX, ce genereaza secvente de instructiuni in diferite scopuri cum ar fi conectivitatea la baze de date utiliza nd Obiecte cu Date Active (ADO).

Infrastructura specifica aplicatiilor Active Server Pages
Aplicatiile ASP se concentreaza in jurul motorului de secvente de instructiuni din interiorul
Serverului de Informatii Internet. Unitatea de baza a unei aplicatii ASP este fisierul cu extensia.
ASP -; care reprezinta un fisier text contina nd cod HTML si secvente de instructiuni incluse. Ca nd un utilizator solicita o adresa URL (Uniform Resourse Locator -; adresa corespunzatoare unei anumite locatii in retea) ce indica un fisier cu o extensie. ASP, motorul de secvente de instructiuni citeste fisierul in totalitate, pre-proceseaza codul ASP inclus si insereaza codul HTML creat dinamic in pagina Web, inainte sa o trimita browser-ului (programului de interogare). Motorul de secvente de instructiuni accepta instructiuni Java (JScript) si Visual Basic (VB Script).
Active Server Pages si Lotus Domino
ASP si serviciile inrudite de la Microsoft reprezinta un pas inainte important, comparat cu primele generatii de unelte (CGI -; Common Gateway Interface, PERL etc.) utilizate anterior pentru integrarea tabelelor din bazele de date si din alte sisteme in paginile Web. Ca un motor cu continut dinamic, motorul
ASP Microsoft este comparat cu serverul Lotus Domino ambele utilizate ca suport pentru aplicatiile groupware specifice.
ASP ofera posibilitatea de a crea tipuri diferite de aplicatii presupuna nd ca resursele de timp si dezvoltare sunt disponibile programului si ca intretin totul pa na la cele mai rudimentare operatii. ASP se potriveste cel mai bine pentru crearea simpla a paginilor de date Prin comparatie, metafora dezvoltarii aplicatiilor pe platformele Lotus este “cod prin exceptie” pe ca nd metafora Microsoft este “cod implicit”.
Lotus Domino dispune de ca teva aplicatii de constructie de nivel inalt pentru generarea de ecrane de dialog de tip form, subform, vizualizare -; cu crearea logica flexibila. Logica aplicatiilor poate fi creata cu metode de nivel inalt cum ar fi interfete de dialog de tipul pozitionare si punctare respectiv de introducere comenzi simple in limbaje specifice. Aplicatiile Lotus mai sofisticate pot utiliza avantajul limbajelor de tip script de tipul Java, JavaBeans sau Componente ActiveX cand constructiile de nivel inalt si posibilitatile logice nu sunt corespunzatoare.
Toate metodele de programare Lotus ofera accesul usor la serviciile de aplicatii integrate, accesul la datele organizatiei, mesagerie, securitate, fluxuri de lucru, programare orara, indexare continut, cautare dupa un sablon text etc. Aceasta permite aplicatiilor sa fie rapid asamblate si modificate, permita nd dezvoltatorilor de aplicatii Lotus sa fie productivi, concentra ndu-se mai intens pe problemele gestionarii activitatilor curente deca t pe programarea la nivel elementar specific aplicatiilor ASP.

LinkWorks
LinkWorks reprezinta solutia groupware propusa de firma DEC Digital Equipment Corporation.
LinkWorks creaza un cadru de lucru pentru livrarea client/server, prezinta solutii de business personalizat pentru utilizatorii cu cunostinte in domeniul mediilor specifice grupurilor de lucru.

LinkWorks face posibila partajarea de grup pentru sistemele si aplicatiile existente, asigura managementul documentelor si functionalitatea fluxurilor de lucru.
Motorul aplicatiei LinkWorks este in totalitate orientat obiect si permite clientilor, respectiv partenerilor de afaceri (activitati curente) sa dezvolte aplicatii client/server utilizabile de catre grup si sa integreze aplicatiile si sistemele mostenite in cadrul de lucru specific produsului LinkWorks.
LinkWorks accepta o gama larga de posturi de lucru client (Windows, Macintosh, OS/2), protocoale retea (TCP/IP, DECnet, si IPX/SPX), baze de date (CA/Ingres, Informix si Oracle) si servere (Digital,
HP, IBM si cele bazate pe Intel).

Person to Person (P2P)
P2P reprezinta solutia IBM cu capabilitati groupware. P2P nu are posibilitatea crearii in regim de colaborare a documentelor si resurselor Web.
Platformele pe care ruleaza P2P sunt Windows, OS/2. P2P permite conectarea simultana a cel mult opt utilizatori si utilizarea partajata a informatiei in timp real pe baza unei game largi de retele si protocoale -; NETBIOS, TCP/IP, APPC, ISDN, PSTN, utiliza nd modem-uri.
Uneltele de colaborare specifice sunt tableta partajata, clipboard retea si Schimb Dinamic de Date
(DDE), transfer de fisiere, schimb de mesaje text si fisiere video digitale.
Toate versiunile sistemelor de operare accepta produsul P2P asa ca pot exista mixturi de echipamente OS/2, Windows, AIX ce utilizeaza diferite tipuri de conexiune simultan.

TeamOffice
TeamOffice reprezinta solutia groupware promovata de TeamWare Group, unul din liderii va nzatorilor de produse groupware in Europa.
TeamOffice ofera o varianta de utilizare a tehnologiilor in regim de colaborare la nivelul organizatiei incluza nd posta electronica, conferinte, calendar, stocarea si regasirea documentelor, aplicatii destinate fluxului de lucru.
TeamOffice reprezinta un sistem informational de birou bazat pe mecanismul client/server destinat clientilor Windows, Macintosh sau OS/2 si serverelor UNIX, OS/2, sau Windows NT.

Novell Groupwise realizat de Novell, include functii de :
• Posta electronica
• Planificare
• Administrarea activitatilor
• Urmarirea fluxului lucrarilor

Internet Communicator de la Netscape este o suita de programe care include Navigator browser, utilitarul Messenger pentru e-mail, un editor HTML Composer, Netscape Collabra (groupware) si
Conference (ata t pentru lucru in pagina comuna cat si in voce), Calendar pentru planificarea de grup,
Autoadmin pentru configurarea centralizata, Communicator si emulare cu Java.

Banyan Intelligent Messaging Service
Acest produs asigura :
• Pastrarea, administrarea si rutarea documentelor
• Posta electronica
• Urmarirea fluxului lucrarilor
TeamLinks dela Digital Equipment Corporation
Acest produs ofera :
• Conectivitate cu sistemul de operare de retea al firmei Digital
• Servicii de E-mail X.400
• Conversia fisierelor
• Software pentru conferinte de grup
• Urmarirea Fluxului lucrarilor

Domino
Domino este un program deosebit de performant dezvoltat de firma IBM in colaborare cu Lotus.
Programul combina un server Web cu un server Notes.
Domino permite utilizatorilor posesori de browsere sa acceseze bazele de date Notes si sa lucreze ca si cum ar fi vorba de un client Notes.
In completare, Domino permite lucrul cu componentele Lotus, cum ar fi foile de calcul tabelar, graficele si agendele, pentru a fi incluse in paginile Web.
6. Ce perspective ofera Internetul in domeniul aplicatiilor groupware?
In ultimii ani Netscape si Microsoft sunt intr-o permanenta competitie nu numai in domeniul navigatoarelor, ci si in domeniul groupware pe Internet. Dupa parerea celor de la Netscape, in viitorul foarte apropiat, vom trimite cu totii in mod obisnuit grafica si continut activ prin E-mail, vom utiliza in comun cu colegii, planificari centralizate, vom participa la conferinte cu beneficiarii prin grupuri de stiri locale si vom regasi resursele in directori.
Internetul va asigura aplicatiilor groupware urmatoarele facilitati: a) Continut bogat b) Posta sigura c) Posta autentificata d) Discutii controlate e) Independenta de loc f) Cautare directori g) Planificare deschisa

Perspectiva pe care o ofera Internetul este extraordinara. Internetul este in prezent mediul informational si de calcul cu cele mai bogate servicii, resurse, biblioteci, baze de date etc. dar si o imensa comunitate de persoane, gata sa colaboreze si sa raspunda la solicitari, sa asculte parerea altora sau sa partajeze informatii.