1.1. Ce este Excel?

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar (spreadsheet, in limba engleza), care poate fi utilizat pentru a organiza, calcula si analiza date sub forma de tabele (liste), diagrame (reprezentari grafice) si rapoarte. Fisierul de lucru uzual pentru Excel este denumit registru si are in mod implicit extensia ".xls".

Excel nu este singurul program de calcul tabelar disponibil pe piata de programe, dar este unul dintre cele mai populare si eficiente in domeniu. Dintre programele de calcul tabelar mai des utilizate amintim doar doua, si anume: Lotus 1-2-3 (integrat in suita de aplicatii de birou Lotus Smart Suite) si Quattro Pro (suita WordPerfect Suite).

? Locul Excel in suita de aplicatii de birou Microsoft Office

Excel face parte din suita de aplicatii de birou Microsoft Office, putand functiona separat (independent de restul aplicatiilor asociate) sau ca parte integranta, cooperand perfect cu celelalte aplicatii din suita.

Din suita de aplicatii de birou Microsoft Office mai fac parte, alaturi de Excel:

Microsoft Word - editor de text, care poate fi utilizat pentru editarea scrisorilor, referatelor, rapoartelor sau a oricarui fel de document scris; fisierul creat de Word se numeste document si are implicit extensia ".doc". b6x21xp
Microsoft PowerPoint - program de prezentare, care poate fi folosit pentru a crea rapid prezentari interactive, sub forma de succesiune de diapozitive (slideshow, in limba engleza); acestea pot include text, imagine, sunet, animatie; fisierul creat de PowerPoint se numeste prezentare si are implicit extensia ".ppt".
Microsoft OutLook - program de administrare a informatiilor de pe suprafata de lucru (desktop), care poate fi folosit pentru organizarea postei electronice (sistem de corespondenta folosind calculatorul pentru distribuirea mesajelor), contactelor de afaceri si fisierelor din calculatorul dumneavoastra.
Microsoft Access - program de baze de date, care poate fi utilizat in scopul manipularii si relationarii datelor in diverse moduri, pentru a executa interogari si pentru a crea formulare si rapoarte pe baza acestor date; Access creaza mai multe fisiere, care formeaza impreuna o baza de date.

Microsoft FrontPage - aplicatia permite crearea si administrarea de pagini sau site-uri Web. Acestea pot fi

publicate pe Internet, sau pot fi utilizate in interiorul organizatiei, pe intranet. Datorita interfetei prietenoase si a sabloanelor oferite impreuna cu aplicatia, utilizatorul poate crea de la inceput, cu un minim de efort si fara a necesita cunostinte de programare, un site Web cu aspect profesional. In ansamblul aplicatiei, este deosebit de util sistemul de intretinere a paginilor Web si gestionare a legaturilor dintre acestea, FrontPage 2000 putand detecta cu usurinta legaturile rupte (care indica spre un fisier inexistent sau aflat la alta locatie), facand din administrarea unui site Web o activitate accesibila unei largi categorii de utilizatori.

In ultimii ani Microsoft Office a devenit un pachet de aplicatii foarte popular, suferind modificari si dezvoltari spectaculoase, versiunea comerciala curenta fiind Microsoft Office 2000 Professional. Daca lipseste sintagma "Professional" inseamna ca suita nu include aplicatia Microsoft Access. Pe langa aplicatiile de baza de mai sus, kit-ul de instalare mai contine o serie de instrumente globale (Office Tools), disponibile intregului pachet, dintre care pot fi amintite:

Utilitare pentru posibilitatea lucrului in mai multe limbi, folosind configuratii regionale specifice: alfabet, caractere diacritice, stil de scriere, etc.

Instrumente de verificare ortografica si gramaticala;

Instrument pentru scrierea ecuatiilor matematice;

Instrument pentru realizarea de organigrame;

Instrument pentru realizarea de diagrame (Microsoft Graph);

O colectie de imagini grafice, sunet si animatii pentru inserare in documente;

Un utilitar pentru accesul rapid la aplicatii (Office Short Cut)

Convertoare si filtre);

- Extensii pentru preluarea directa a imaginilor de pe un scanner sau de la o camera digitala;

Pentru a evidentia in mod coerent versiunea curenta a fiecarui program inclus in suita, compania Microsoft

(producatoarea suitei) a adaugat indicativul 2000 fiecarei aplicatii dintre cele enumerate mai sus. Prin urmare, vom trata produsul Microsoft Excel 2000 si orice referire la Excel in cadrul prezentei documentatii se va intelege ca atare.

De mentionat ca suita Office 2000 are kit-ul de instalare dispus pe discuri CDROM. Primul disc contine aplicatiile mai sus mentionate.

Microsoft Office 2000 Premium Edition -; Disc 2 contine urmatoarele aplicatii:

„Microsoft Publisher 2000” -; este o aplicatie pentru crearea si personalizarea rapida a cartilor de vizita, calendarelor, brosurilor, pliantelor, cataloagelor sau a altor materiale destinate in principal reclamei. Folosind Publisher 2000, crearea materialelor scrise, ca si crearea unei pagini Web devin mai facile decat prin folosirea unui editor de texte uzual. Varietatea mare de modele si sabloane predefinite puse la dispozitie de Publisher 2000 permite oferirea unei imagini consistente, sugestive si unitare pentru toate materialele publicitare realizate pentru prezentarea unei companii, fie ca sunt destinate tiparului sau publicarii pe Internet. Pentru a ajuta utilizatorul in realizarea unor materiale atractive, Publisher 2000 pune la dispozitie un mare numar de clipart-uri, fotografii si fisiere GIF animate.

„Small Business Tools” -; este o suita de 4 aplicatii destinate administrarii afacerilor de mica anvergura. Astfel, aceste aplicatii permit intretinerea si dezvoltarea relatiilor cu clientii, prin gestionarea informatiilor de contact si a celor care definesc profilul clientului (Small Business Customer Manager), ofera suport pentru realizarea planurilor de afaceri si de marketing (Business Planner), permit construirea si implementarea unei campanii promotionale prin posta (Direct Mail Manager). O componenta importanta a acestui set de aplicatii este Small Business Finacial Manager, care permite analiza datelor de afaceri si generarea de rapoarte financiare usor de utilizat din Excel. Acest instrument, integrat cu Excel, poate ajuta in analize destinate previzionarii costurilor sau a rezultatelor viitoare.

Microsoft Office 2000 Premium Edition -; Disc 3 si Disc 4 contin:

• „Microsoft PhotoDraw” -; este o aplicatie destinata generarii imaginilor cu aspect profesional, pentru utilizarea acestora in cadrul celorlalte aplicatii incluse in suita Microsoft Office, in pagini Web sau in materiale tiparite. Aplicatia combina un editor de imagine performat si usor de utilizat (grafica tip bitmap) cu instrumente de desenare (grafica vectoriala) intr-o singura aplicatie profesionala. Aceasta va permite utilizatorilor suitei Office 2000 sa-si imbogateasca materialele folosind fotografii, forme, text si efecte speciale pentru a conferi materialelor un aspect deosebit si atractiv. PhotoDraw 2000 permite salvarea graficelor in format optimizat pentru Web, tiparire sau afisare pe ecran (prezentari multimedia), putand, de exemplu sa folositi aceeasi imagine in pagina de Web, pe coperta unui catalog tiparit sau intr-o prezentare PowerPoint, calitatea grafica a acesteia fiind intotdeauna cea mai buna.

Microsoft Office 2000 este disponibil sub forma a patru versiuni comerciale, fiecare dintre acestea fiind menite

sa asigure o cat mai mare eficienta in activitatea utilizatorilor. Componenta acestora este prezentata in tabelul de mai jos:

Versiune comerciala

Standard Edition Small Business Edition Professional Edition Premium Edition

Aplicatie

Word 2000 ? ? ? ?
Excel 2000 ? ? ? ?
Outlook 2000 ? ? ? ?

PowerPoint 2000 ? ? ?

Access 2000 ? ?

Small Business Tools ? ? ?

Publisher 2000 ? ? ?

FrontPage 2000 ?

Photo Draw ?

Din acest tabel se poate observa ca toate pachetele comerciale cuprind cele trei aplicatii de baza: Word, Excel si Outlook.

Ce aduce nou Office 2000 fata de versiunile anterioare:

Suita Microsoft Office 2000 aduce o serie de noutati remarcabile, dintre care cea mai importanta o reprezinta accentul pus pe lucrul colaborativ, bazat pe tehnologiile Internet (utilizarea nativa a limbajului HTML, transmisia fisierelor prin posta electronica, grupuri de discutii si intalniri online). In afara acestei maniere de abordare cu totul diferite, exista o serie de noutati si pentru functiile, de acum traditionale, oferite de suita utilizatorilor sai. Dintre acestea, o parte sunt generale, fiind sesizabile in toate aplicatiile suitei, in timp ce altele sunt specifice unor aplicatii anume. Mai jos sunt enumerate o parte dintre noutatile cu caracter general, urmand ca cele specifice sa fie mentionate pentru Excel 2000, atunci cand va fi cazul.

• Traducere in limba romana: aplicatiile Word, Excel, Outlook din suita Office 2000 dispun de interfata si help in

limba romana (optiunile de meniu au fost traduse). De asemenea, programul de instalare a fost tradus.

• Noul sistem de instalare a aplicatiilor „la cerere”: Folosind noul sistem de instalare disponibil incepand cu

pachetul Office 2000, puteti economisi timp si spatiu de disc prin instalarea, initial, doar a unor legaturi catre aplicatiile Microsoft 2000 aflate pe CD-uri. Astfel, la instalarea initiala a pachetului, utilizatorul „anunta” intentia sa de a utiliza in viitor aplicatia, in felul acesta nucleul aplicatiei ramanand pe CD sau la locatia din retea unde se afla copiate discurile de instalare. Prima data cand utilizatorul incearca sa utilizeze aplicatia sau componenta astfel „anuntata”, instalarea acesteia este automat declansata. Aceasta caracteristica este denumita „anuntarea” unei aplicatii, sau „instalare la cerere”, sau „instalare la prima utilizare”. „Instalarea la cerere” asigura si o buna fiabilitate a suitei in ansamblu: de exemplu, daca unul dintre fisierele de aplicatie sunt sterse accidental de pe disc, atunci cand utilizatorul incearca sa acceseze aplicatia deteriorata, sistemul va folosi „instalarea la cerere” pentru a reface instalarea.

• Meniuri si bare de unelte flexibile: adaptate modului personal de lucru, care afiseaza numai optiunile si butoanele

care sunt cu advarat folosite. Meniurile afiseaza initial un set restrans de optiuni, anume cele considerate a fi cel mai des utilizate. Lista completa de optiuni este afisata la cerere, prin apasarea unui buton situat la baza fiecarui meniu. Barele de instrumente au suferit, de asemenea, modificari legate de uzabilitate. In primul rand se remarca posibilitatea de a amplasa barele de instrumente pe un singur rand, economisind in felul acesta spatiu ecran. Barele vor afisa intotdeauna ultimele butoane utilizate, restul butoanelor fiind disponibile printr-o paleta suplimentara afisata prin apasarea unui buton specific. Atunci cand barele sunt amplasate pe o singura linie,

butoane), in functie de nevoile utilizatorului.

• Sistem de ajutor de tip HTML: Sistemul de ajutor online foloseste formatul HTML, consacrat de Web si include

un sistem inteligent de cautare, care raspunde la intrebari formulate in limbaj natural. Astfel, fereastra de ajutor este organizata sub forma a doua cadre (frames): in general, panoul stang va contine o lista de topici, in timp ce panoul drept va afisa detaliat o notiune selectata in panoul stang. Sistemul de ajutor foloseste conexiuni de tip hyperlink, fiind usor de utilizat pentru cei deja familiarizati cu navigarea pe Internet. Atunci cand activati sistemul de ajutor, aplicatia din pachetul Office 2000 in care lucrati in acel moment isi va restrange fereastra, astfel incat sa faca loc ferestrei de help alaturi. In felul acesta, fereastra de aplicatie nu va mai fi ascunsa de fereastra de ajutor, ca in versiunile anterioare. Atunci cand fereastra de ajutor este inchisa, fereastra de aplicatie revine la dimensiunea avuta anterior apelarii la help.

• Navigare mai usoara intre documente: Office 2000 a abandonat, in general, interfata multiplu-document utilizata

in versiunile anterioare. Atunci cand se deschide, de exemplu, un al doilea registru in Excel, acesta se va deschide intr-o a doua fereastra, care va arata pentru toata lumea ca o noua instanta a aplicatiei. Rezultatul este aparitia pe bara de task-uri a unui buton suplimentar, care permite comutarea mult mai usoara intre documentele deschise.

• Office Clipboard: Aceasta noua facilitate oferita de suita Office 2000 implementeaza un nou tip de memorie de

tip clipboard, care permite colectarea si ulterior lipirea unor elemente multiple din, respectiv in, fisierele deschise cu aplicatiile suitei. Mecanismul „colecteaza si lipeste” (collect and paste) este o extensie a mecanismului Cut/Copy-Paste implementat in cadrul sistemelor de operare Windows. De exemplu, puteti copia succesiv in memoria Office Clipboard un tabel de valori din Microsoft Excel, o imagine realizata cu Photo Draw si un fragment dintr-un fisier HTML deschis in Internet Explorer. Toate aceste fragmente sunt pastrate (colectate) in Office Clipboard. Puteti apoi insera aceste elemente, toate, sau pe rand, intr-un document Word (Paste). In fapt, puteti copia elemente in Office Clipboard folosind orice program care dispune de facilitatea Cut/Copy, dar nu puteti utiliza aceste elemente decat din aplicatiile suitei Office 2000; cu alte cuvinte, se poate colecta de oriunde, se poate lipi doar in aplicatiile Office 2000.

• Publicarea documentelor pe Web: utilizand aplicatiile Office 2000 pot fi create, modificate si intretinute

documente in format HTML.

Comentariu:

INTERNET: este denumirea sub care este cunoscuta cea mai extinsa retea publica de calculatoare cu acoperire mondiala. Pe aceasta retea se deruleaza aplicatii (servicii) foarte diverse, dintre care cel mai cunoscut este posta electronica. Pentru a putea accesa reteaua INTERNET este necesara contractarea unui abonament la o firma care are in obiectul de activitate conectarea si prestarea de servicii conexe pentru INTERNET. Acest tip de prestator este cunoscut sub denumirea de furnizor de servicii INTERNET (INTERNET Service Provider, in limba engleza). In baza abonamentului, clientul primeste un cont prin care poate accesa orice calculator din reteaua mondiala si devine vizibil pentru alti utilizatori din INTERNET. Instructiuni privind dotarea si modalitatea de operare sunt furnizate clientului de catre acesti furnizori de servicii.

World Wide Web (prescurtat WWW): este o colectie de informatii publice, de scara mondiala, disponibila prin reteaua INTERNET. Informatia se afla stocata pe calculatoare foarte puternice, acestea putandu-se afla oriunde in lume. Caracteristica de baza a documentelor care formeaza WWW este utilizarea unui standard de codificare a informatiei denumit HTML, ce permite realizarea de legaturi intre documente aflate oriunde in cadrul retelei. Acest mecanism de interconecatre permite realizarea unor ierarhii de documente complex structurate. Avantajul standardului HTML este acela ca documentele care il folosesc sunt practic independente de tipul de calculator pe care sunt vizualizate, fiind necesar doar un mic program denumit browser, care interpreteaza codificarea HTML si afiseaza pe ecran informatie inteligibila pentru om. Exista variante de browser pentru aproape toate tipurile de calculatoare.

Larga raspandire a INTERNET si a serviciilor sale cele mai populare - posta electronica si accesul la WWW - au impus o serie de standarde. Asa se face ca au aparut retele locale care folosesc modul de operare din INTERNET, denumite Intranet. Prin urmare se vor putea folosi documente in standard HTML si in interiorul organizatiei, pe o retea de tip Intranet, fara a fi necesar acces la INTERNET

• Formatul de fisiere este acelasi cu versiunea Office 97: astfel este asigurata compatibilitatea cu documentele

create utilizand versiunea anterioara de Office.

" 1.2. De ce Excel?

Prin marea varietate de functii pe care Excel le pune la dispozitia utilizatorului, aplicatia poate fi inteleasa ca: - un calculator de birou foarte puternic si usor de folosit;

- un expert financiar electronic;

- un statistician informat si eficient;

- un artist in aranjarea si prezentarea datelor;

- o agenda de birou;

un catalog cuprinzator si la indemana.

Intr-adevar, Excel porneste de la o colectie de date neorganizate, furnizate in general sub forma de tabele. Un tabel -

este format din linii si coloane. Coloanele unui tabel fac referire la anumite caracteristici; liniile tabelului contin datele, descrise prin caracteristicile definite in cadrul coloanelor. Intersectia dintre o linie si o coloana se numeste celula.

De exemplu, biblioteca Dvs. personala ar putea fi descrisa prin intermediul unui tabel, format din urmatoarele coloane:

SERIE TITLU AUTOR_1 AUTOR_2 AUTOR_3 LIMBA CATEGORIE

1 Pe Aripile Vantului Margaret Mitchell Romana Dragoste

2 Dune Franke Herbert Romana SF

3 Data Telecommunications Gilbert Held Ray Sarch Engleza Comunicatii

4 etc.

Coloanele descriu datele introduse in cadrul liniilor. Nu toate celulele trebuiesc completate cu date. De exemplu, unele carti au un singur autor si in aceste cazuri, coloanele intitulate AUTOR_2 si AUTOR_3 nu se completeaza.

Dupa cum se poate observa in exemplul anterior, aplicatia Excel poate organiza si analiza datele conform unor criterii definite de catre utilizator si le poate prezenta ulterior intr-o forma atragatoare si precisa.

Excel pune la dispozitia utilizatorului un set de functii predefinite, capabile sa: - realizeze calcule matematice si trigonometrice, statistice si financiare; - sa manipuleze informatii temporale;

- si altele.

Datele pot fi vizualizate pe ecran intr-o maniera flexibila, evidentiind informatiile de interes la un moment dat sau,

dimpotriva, ascunzand detalii nerelevante pentru o anumita situatie. Informatia poate fi ordonata sau filtrata dupa diverse criterii. Rezultatele pot fi furnizate in mod tabelar sau grafic, permitand analize complexe asupra datelor.

Mai mult decat atat, Excel poate rezolva probleme simple sau complexe pe baza datelor si specificatiilor impuse. Excel poate rezolva probleme de echilibru, poate furniza rezultate diferite folosind mai multe scenarii (de tipul "ce s-ar intampla daca...") sau poate rezolva probleme complexe, in care se stabileste ce date pot varia si intre ce limite, astfel incat sa se ajunga la o anumita valoare critica impusa.

Excel este o aplicatie deschisa, permitand atat importul de date din alte programe (de calcul tabelar, de baze de date, imagini sau chiar informatii text), precum si exportul de informatie in vederea folosirii acesteia in alte aplicatii.

" 1.3. Instalarea Excel

Cand este cumparat un produs software (aplicatie, program), acesta se afla stocat sub forma unui kit de instalare. Impreuna cu acesta se distribuie o minima documentatie, un certificat de autentificare, atestand astfel faptul ca este vorba de un produs original, si se stipuleaza drepturile de utilizare pentru produs (licenta). Kitul de instalare reprezinta un set de fisiere situate pe un suport extern (discheta, CD-ROM). Printre aceste fisiere exista un program de instalare care, odata lansat in executie, va realiza copierea pe hard disk a fisierelor necesare functionarii aplicatiei si o minima configurare a acesteia. Acest procedeu se numeste instalare. Ca suport de stocare pentru kituri de instalare predomina in prezent CD- ROM-ul.

Produsul Excel face parte din suita de aplicatii Office 2000 si de aceea, procesul de instalare este legat de instalarea Office.

Calculator tip PC, cu procesor Pentium 75 MHz sau mai bun.

Sistem de operare Microsoft Windows® 95 sau mai nou, sau Microsoft Windows NT® Workstation versiunea 4.0, cu Service Pack 3 sau mai nou.

Memorie:

o Pentru Windows 95 sau Windows 98:16 MB RAM pentru sistemul de operare, plus 4 MB RAM

suplimentar pentru utilizarea Excel;

o Pentru Windows NT Workstation: 32 MB RAM pentru sistemul de operare, plus 4 MB RAM

suplimentar pentru utilizarea Excel.

Spatiu liber pe hard-disk: 146 MB pentru o instalare tipica; pentru o instalare personalizata, spatiul folosit pe hard-disk poate fi mai mic sau mai mare, in functie de configuratia aleasa.

Unitate de CD-ROM sau acces permanent la o locatie din retea care gazduieste kitul de instalare;

Monitor VGA sau cu rezolutie mai mare; recomandat Super VGA;

Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse®, sau alt dispozitiv de selectie compatibil.

Instalarea

(a) Inchideti toate aplicatiile aflate in executie.

(b) Introduceti in unitatea locala de CD-ROM discul continand kitul de instalare "Microsoft Office 2000". Daca nu

aveti o unitate de CD-ROM locala (pe calculatorul dumneavoastra), atunci inserati discul intr-o unitate de CD- ROM partajata din retea.

(c) Disc local: Deschideti aplicatia My Computer, apoi selectati unitatea de CD-ROM ce contine discul cu kitul de instalare. Disc accesat prin intermediul retelei: Deschideti aplicatia Network Neigborhood. Localizati si apoi selectati unitatea de CD-ROM care contine discul cu kitul de instalare.

(d) Lansati in executia programul Setup.exe, situat in radacina sistemului de fisiere al discului cu kitul de instalare.

Nota: Daca discul cu kitul de instalare este montat local si pe calculatorul dumneavoastra este activata caracteristica "Auto insert notification", pasii anteriori nu mai sunt necesari. Simpla inserare a discului in unitate locala de CD-ROM va lansa in executie programul Setup. In acest caz, veti incepe direct cu pasul (e).

(e) Sistemul va afisa mesajul de pornire a procesului de instalare. (f) Trebuiesc introduse informatiile referitoare la utilizator:

User name a nume utilizator Initials a initiale

Organization a firma

CD Key a numarul produsului

(g) Se citesc termenii licentei, care trebuiesc acceptati pentru continuarea instalarii. (h) Dispunem de urmatoarele butoane:

Install now a instalare imediata Customize a particularizare

Se va alege Customize, deoarece dorim a specifica componentele care vor fi instalate si modul de instalare. (i) Trebuie introdusa calea unde va fi instalata suita Office. Calea propusa implicit este:

C:aProgram FilesaMicrosoft Office

Daca dorim, aceasta cale poate fi modificata.

(j) Office 2000 necesita instalarea Internet Explorer 5.0 pentru a functiona optim. In cazul in care IE 5.0 nu este instalata, sau daca este detectata o versiune mai veche, suntem avertizati printr-un mesaj care ne propune instalarea aplicatiei IE 5.0. Se recomanda instalarea acesteia.

(k) Urmatorul ecran ne permite alegerea componentelor care vor fi instalate. Sunt disponibile urmatoarele categorii: (elementele marcate cu galben in tabel trebuiesc instalate pentru a parcurge acest curs)

MS Excel Help a fisierele de ajutor specifice Excel

Spreadsheet Templates a contine un numar de machete predefinte pentru diverse tipuri de documente Excel mai des folosite. Prezentul curs nu trateaza machetele.

Add-ins a o colectie de instrumente Excel care va pot asista in operatiuni des utilizate; va fi utilizata facilitate de AutoSalvare

Sample Files a o serie de exemple

Quattro Pro 5.0 Converter

MS Map a va instala un modul care permite analiza si constructia grafica a datelor pe criterii geografice. Prezentul curs nu va trata acest modul. Bifati daca doriti sa aprofundati ulterior.

MS PowerPoint

MS Outlook

MS Access

MS Front Page

Office Tools Clip Art a imagini ce pot fi inserate in documentele Office

Digital Signatures for VBA Projects

Equation Editor a aplicatie care permite editarea ecuatiilor matematice

Find Fast Control Panel

HTML Source Editing

International Support

Language Settings Tools

Lotus VIM Mail Support

MS Binder

MS Graph a aplicatie care permite reprezentarea grafica a datelor in documente (Word), registre (Excel) sau prezentari (PowerPoint).

MS Office Shortcut Bar a aplicatie care afiseaza pe ecran una sau mai multe bare suprapuse, continind butoane de access rapid la aplicatii ale suitei Microsoft Office, aplicatii sau grupuri de aplicatii din meniul Start/Programs al Windows, aplicatii sau grupuri de aplicatii cu pictograma pe desktop etc.

MS Photo Editor a aplicatia care permite prelucrarea de imagini;

MS Query a aplicatie pentru interogarea datelor

MS Info

Office Assistant a asistentul Office

Office Web Components a componente Web integrate in suita Office

Organizational Chart a aplicatie care permite realizarea de organigrame;

Proofing Tools a componente care permit verificarea ortografiei in fisierele care contin entitati de tip text, cat si a regulilor gramaticale..

Scanner and Camera Add-in

Themes

VB Help

Web Discussions

Web Publishing

Convertors and Filters • Text Converters: contine utilitare pentru conversia documentelor din/in diverse formate, specifice altor aplicatii; •

Graphic converter: contine utilitare pentru conversia unor fisiere continand imagini, din

aplicatiile din suita Microsoft Office. Dintre formatele grafice suportate de aplicatiile suitei, pot

fi amintite: TIF, BMP, GIF, JPEG, etc.

Fiecare dintre componentele de mai sus pot fi instalate in urmatorul mod: •

Run from My Computer a executie din fereastra My Computer; acest lucru are semnificatia ca respectiva componenta este instalata pe hard-disc •

Run all from My Computer a executia tuturor componetelor aferente unei categorii selectate din My Computer • Run from CD a executie de pe CD

• Run all from CD a executia tuturor componetelor aferente unei categorii selectate de pe CD

• Installed on first use a se instaleaza numai la primul apel

• Not available a nu se instaleaza deloc

(l) Dupa selectia componetelor dorite, este demarat procesul de instalare.

Exercitiul 1-1: Instalati aplicatia Excel pe calculatorul Dvs. In vederea instalarii, completati urmatorul tabel: Tipul kit-ului de instalare: (MS Office -; versiune, sau MS

Excel)

Exista alte aplicatii Office deja instalate pe hard-disk:

Tipul instalarii: (se recomanda Typical)

Limba:

Nr.serie pt. produs:

Pe parcursul instalarii, completati tabelul de mai jos: Cale (unde va fi instalata aplicatia):

Ce module se vor instala:

" 1.4. Lansarea in executie a Excel

Lansarea in executie a unei aplicatii inseamna incarcarea acesteia in memoria calculatorului, in scopul indeplinirii functiilor pentru care a fost creata. O aplicatia care nu se afla incarcata in memorie nu poate fi folosita.

Prin lansarea in executie a aplicatiei Excel se pune la dispozitia utilizatorului mediul de lucru specific aplicatiei, in care acesta va introduce si prelucra date.

? Din meniul Start?Programs al Windows:

Pentru lansarea in executie a aplicatiei Excel apasati butonul Start din Windows, apoi din grupul Programs selectati Microsoft Excel:

Reamintire: pentru a lansa o aplicatie din meniul Start al Windows este suficient un singur clic pe butonul stang al mouse-ului.

Fig. 1-1. Lansarea in executie a aplicatiei Excel 2000 din START -; Programs

Cat timp dureaza lansarea in executie a aplicatiei Excel va fi vizibil ecranul introductiv (logo) al aplicatiei. Acest logo informeaza asupra faptului ca Excel este un membru al familiei Microsoft Office, reaminteste datele de identificare ale copiei instalate si drepturile de licenta asupra produsului. Dupa disparitia acestui logo, aplicatia este deschisa si pune la dispozitia utilzatorului intreg mediul Excel. Mediul de lucru Excel este prezentat in sectiunea urmatoare.

Fig.1-2. Logo-ul aplicatiei Excel 2000

? Din meniul Start?Run al Windows:

Apasati butonul Start din Windows, apoi selectati Run din meniul autoderulant. Duceti cursorul in caseta de text si scrieti Excel.exe, asa cum este ilustrat in Fig. 1-3:

Fig. 1-3. Lansarea Microsoft Excel din Windows Start / Run

Apasati butonul OK. Se va lansa in executie Excel. Pe parcursul lansarii in executie este vizibil ecranul introductiv al aplicatiei, dupa care este disponibil mediul Excel, care este prezentat in sectiunea urmatoare.

? Prin actionarea butonului de aplicatie din bara de instrumente Microsoft Office Shortcut Bar:

Daca la instalarea aplicatiei Excel, folosind un kit Microsoft Office, a fost bifata optiunea Microsoft Office Shortcut Bar, utilizatorul va avea la dispozitie un ansamblu de butoane prin intermediul carora pot fi lansate aplicatii, mai usor decat prin folosirea meniului Start. In mod implicit, aplicatia Microsoft Office Shortcut Bar este configurata la instalare astfel incat sa porneasca automat imediat dupa lansarea Windows. Prin urmare, pe ecranul Windows, in zona afectata desktop-ului, vor fi vizibile butoane ilustrate asemanator pictogramelor de aplicatie, organizate sub forma de bara.

personalizari foarte flexibile, menite sa usureze activitatea utilizatorului. In mod implicit, bara este pozitionata in partea

din dreapta sus a ecranului si are un singur rand de butoane. Indiferent de forma si pozitia barei pe ecran, aceasta va contine, in coltul din stanga sus, simbolul de identificare al Microsoft Office

. Pentru lansarea in executie a Excel, folosind bara de butoane Microsoft Office Shortcut Bar, se apasa butonul specific aplicatiei .

Nota: Daca nu exista o bara de butoane Microsoft Office Shortcut Bar disponibila pe ecran, inseamna fie ca aplicatia nu este instalata, fie ca nu este activa in momentul respectiv. Se poate folosi o alta modalitate de lansare a Excel, dintre cele descrise in cadrul sectiunii curente. Nota: Pentru lansarea in excutie a unei aplicatii folosind butoanele din Microsoft Office Shortcut Bar este suficient un singur clic pe butonul stang al mouse-ului.

Pe parcursul lansarii in executie este vizibil ecranul introductiv al aplicatiei, dupa care este disponibil mediul Excel, prezentat in sectiunea urmatoare.

? Printr-o pictograma Excel de pe desktop (shortcut):

Daca exista pe desktop o pictograma Excel, puteti lansa aplicatia executand dublu clic asupra acestei pictograme. Aceasta pictograma include o sageata in coltul din stanga jos, avand semnificatia unei comenzi rapide (shortcut). Utilizatorul este cel care trebuie sa defineasca acest shortcut. Pentru acest lucru, trebuie cunoscuta calea catre aplicatia Excel.

Pe parcursul lansarii in executie este vizibil ecranul introductiv al aplicatiei, dupa care este disponibil mediul Excel, prezentat in sectiunea urmatoare.

Exercitiul 1-2: Creati un shortcut pe desktop catre aplicatia Excel.

? Prin deschiderea unui fisier cu extensia .xls

Comentariu:

In mediul Windows, "deschiderea unui fisier" poate avea doua sensuri, functie de tipul de fisier: • Daca este fisier executabil, atunci "deschiderea" are semnificatie de lansare in executie.

• Daca nu este un fisier executabil, atunci acesta a fost creat folosind o anumita aplicatie. In general, aplicatiile isi asociaza anumite extensii, pentru anumite tipuri de fisiere. Spunem ca se creaza o asociere intre extensiile fisierelor si aplicatii (File Association, in limba engleza).

In baza acestei asocieri, "deschiderea" unui fisier neexecutabil inseamna in primul rand, lansarea in executie a unei aplicatii asociate cu extensia fisierului. Pot fi mai multe aplicatii care stiu sa gestioneze un anume tip de fisier. In acest caz, se va lansa in executie cea configurata in mediul Windows sa gestioneze implicit acel tip de fisier.

Dupa lansare, aplicatia respectiva va contine in zona de lucru informatia din fisierul in cauza, disponibila pentru vizualizare/modificare, in functie de specificul aplicatiei (sunt aplicatii -; cunoscute sub denumirea generica de viewer -; care permit doar vizualizarea informatiilor de un anumit tip, fara a avea functii pentru modificarea acestora).

Daca extensia fisierului de deschis nu este asociata cu nici o aplicatie curent instalata in sistem, acesta va cere sa-i fie furnizat manual numele unei aplicatii existente, capabile sa gestioneze acel tip de fisier.

Reamintire: In mediul Windows deschiderea fisierului, in sensul celor din comentariul de mai sus, se realizeaza prin dublu clic cu butonul din stanga al mouse-ului deasupra numelui fisierului sau a pictogramei asociate.

In mod implicit, extensia de fisier .xls este asociata cu aplicatia Excel. Prin urmare, deschiderea unui fisier cu extensia .xls va lansa in executie Excel si va aduce continutul fisierului in cauza pe ecran, pentru vizualizare si modificare.

Cum se procedeaza?

De exemplu, vizualizati continutul primei dischete, intitulata Disk 1, utilizand Explorer sau My Computer. Veti observa ca pe discheta sunt stocate cateva fisiere cu extensia .xls. Efectuand dublu-click pe oricare din aceste fisiere, aplicatia Excel este automat lansata in executie.

Intrucat deschiderea Excel in acest mod presupune utilizarea unor notiuni neexplicate inca, ilustrarea acestei posibilitati va fi facuta printr-un exemplu rezolvat in sectiune 1.9.

Nota: Lansarea in executie a Excel, prin oricare dintre metodele descrise mai sus, va aduce pe taskbar un buton sugestiv, care indica faptul ca aplicatia este activa. Butonul va dispare numai la inchiderea aplicatiei, atunci cand aplicatia nu mai este disponibila in memorie.

Reamintire: Taskbar este, in Windows, zona situata in general la baza ecranului, imediat sub desktop. Rolul taskbar este acela de a permite vizualizarea aplicatiilor deschise si comutarea rapida intre ele.

? Prin deschiderea unui nou document Office 2000 din meniul START

Imediat dupa instalarea pachetului de programe Office 2000, in meniul START vom dispune de doua optiuni noi: 1) New Office Document: permite crearea si deschiderea unui nou document Office, care poate document Word,

Excel, Publisher, pagina Web, prezentare PowerPoint, baza de date Access. Pentru a crea un document Excel, se efectueaza clic pe pictograma “Blank Workbook”.

Fig.1-4 (a) Crearea si deschiderea unui nou document Office -; pentru document Excel, se alege “Blank Workbook”

2) Open Office Document: permite deschiderea unui document Office deja existent. Pentru a deschide un document Excel, se selecteaza fisierul al carei pictograme este .

Fig. 1-4 (b). Deschiderea unui document Office existent

Exercitiul 1-3: Spuneti care dintre metodele de lansare in executie descrise mai sus sunt valabile imediat dupa instalare, indiferent de modul in care s-a facut instalarea Excel? Raspuns: Primele doua (folosind meniul Start? Programs? Microsoft Excel, respectiv Start? Run? Excel.exe) sunt disponibile imediat dupa instalare, indiferent de componentele instalate. O instalare minimala pentru Excel presupune macar instalarea fisierelor, dintre care Excel.exe este cel mai important. Atat mecanismul dat de meniul Programs, cat si mecanismul Run sunt mecanisme generale in Windows, astfel incat nici o aplicatie nu face exceptie de la ele.

A treia metoda, folosind Microsoft Office Shortcut bar, are nevoie de aceasta componenta instalata si in executie. Totusi, daca este instalata, probabil ca va deveni metoda preferata de lansare a Excel in executie. A patra metoda (pictograma de pe desktop) presupune existenta unei pictograme pe desktop pentru a lansa aplicatia Excel. O asemenea pictograma nu se genereaza la instalare, dar poate fi creata ulterior prin mecanismele puse la dispozitie de Windows.

A cincea metoda (deschiderea unui fisier .xls) presupune existenta unui fisier cu aceasta extensie. Daca insa nu ati instalat complet (cu exemple) Excel, este foarte posibil sa nu aveti nici un fisier cu aceasta extensie pe disc. Metoda devine disponibila imediat ce veti crea un prim fisier .xls.

Exercitiul 1-4: Utilizand una dintre metodele descrise mai inainte, lansati in executie aplicatia Excel.

" 1.5. Prezentarea mediului de lucru Excel

Imediat dupa disparitia logo-ului de pornirea a aplicatiei Excel, pe ecran apare fereastra aplicatiei. Componentele ferestrei de aplicatie Excel sunt evidentiate in Fig. 1-5.

Bara de titlu Bara de meniuri Zona barelor de instrumente

Caseta de nume

Celula (in acest caz, celula curenta) Bara de formule Eticheta coloana

Zona de lucru

Eticheta rand

Bara de stare

Eticheta foii de lucru

Fig.1-5. Interfata Excel 2000

? Bara de titlu

Bara de titlu contine numele aplicatiei (Microsoft Excel).

Fig. 1-6. Bara de titlu a Excel

Asa cum a fost amintit anterior, fisierul de lucru pentru Excel este denumit registru (workbook, in limba engleza). Rolul unui registru este de a permite stocarea si prelucrarea datelor. Imaginea acestuia pe suportul de stocare permanenta (hard disk, discheta etc) este un fisier care are un nume dat de utilizator si extensia .xls. Un registru este entitatea cea mai mica Excel care poate fi stocata separat pe un suport permananent.

Spunem ca un registru se afla in lucru daca el este disponibil pentru prelucrare in mediu Excel. Daca exista un registru in lucru atunci, pe bara de titlu, numele aplicatiei este urmat de numele registrului aflat curent in lucru (Book1, in cazul Fig.1-6).

Nota: Din bara de titlu se poate obtine numai numele fisierului registru aflat in lucru. Nu poate fi obtinuta nici un fel de informatie referitoare la localizarea acestuia (disc, cale).

Tot pe bara de titlu exista, in partea dreapta, cele trei butoane specifice oricarei ferestre Windows 95/98. Acestea vor minimiza ( ), redimensiona ( / ) sau inchide ( ) aplicatia.

? Bara de meniuri:

Fig. 1-7. Bara de meniuri a Excel

Bara de meniuri contine principalele grupe de optiuni puse la dispozitie de Excel utilizatorului. Bara de meniuri Excel indeplineste aceeasi functionalitate ca in toate aplicatiile Windows. Ea contine optiuni, care dispun la randul lor de suboptiuni. Prin actionarea unei suboptiuni, aplicatia va indeplini o functionalitate anume. Functionalitatile specifice asociate cu optiunile si suboptiunile din meniul Excel vor fi prezentate pe parcurs, pe masura ce se va discuta problema asociata.

Sub Excel 2000, meniurile sunt auto-configurabile. Cand deschidem prima oara aplicatia Excel, meniurile vor afisa numai comenzile de baza. Sageata din partea inferioara ne indica faptul ca nu toate optiunile disponibile apar pe ecran. Observam ca daca am intarziat cateva secunde asupra sagetii, meniul este expandat automat. De exemplu, daca selectam optiunea Properties si inchidem fereastra nou deschisa fara a face vreo modificare, revenind la meniul Fisier, observam ca optiunea Properties se afla acum printre optiunile afisate.

Un alt mod de a afisa toate optiunile disponibile in cadrul unui meniu este prin dublu clic pe numele acestuia. Observam modul diferit de afisare al optiunilor de meniu: cele de culoare deschisa - de exemplu Go to, sunt optiuni neafisate in forma scurta a meniului.

Daca vrem sa configuram modul de lucru al meniurilor Excel, selectam din Tools optiunea Customize. In fereastra de proprietati care se deschide, selectam pagina Options. Pentru a utiliza meniurile in forma clasica, dezactivam optiunea Menu shows recently used commands first si apasam butonul Close. Observam ca in urma acestei operatiuni, meniurile vor afisa toate optiunile disponibile.

Revenirea la modul de lucru cu meniuri specific aplicatiilor Office 2000 se face tot din Tools -; Customize, pagina Options. Activam optiunea Menu shows recently used commands first. Daca vrem ca derularea completa a meniului sa nu se produca atunci cand cursorul mouse-ului intarzie asupra sagetii indicatoare, dezactivam optiunea Show full menu after a short delay. Apasam butonul Close. Astfel, expandarea totala a meniului se va produce doar atunci cand deschidem meniul prin dublu clic pe numele acestuia, sau cand apasam butonul de extindere.

Reamintire:

Activarea optiunilor barei de meniuri se poate realiza prin intermediul mouse-ului sau tastaturii: •

Folosind mouse-ul: duceti cursorul mouse-ului deasupra optiunii dorite din bara de meniu si apasati butonul stang. Se va derula un sub-meniu (denumit si meniu derulant - "pop-up menu") continand suboptiunile grupei respective. Pentru selectia si activarea unei optiuni din meniul derulat, se duce cursorul mouse-ului deasupra acesteia si se apasa butonul stang al mouse-ului.

• Folosind tastatura: se apasa tasta Alt simultan cu tasta continand litera subliniata in denumirea optiunii de meniu dorite (de exemplu, pentru activarea optiunii "File" se apasa simultan tastele Alt si F). Se va derula un meniu cu suboptiuni. Cu ajutorul tastelor sageti (sus/jos) se deplaseaza selectia asupra suboptiunii dorite. Pentru activarea suboptiunii selectate se apasa tasta Enter.

Tot pe bara de meniuri exista, in partea dreapta, trei butoane, asemanatoare celor de pe bara de titlu, dar care se refera la registrul aflat curent in lucru. Acestea vor minimiza ( ), redimensiona ( / ) sau inchide ( ) registrul de lucru curent, dar fara a inchide si aplicatia.

? Zona barelor de unelte:

Bara de unelte (toolbar, sau bara de utilitare) este un instrument intalnit si in alte aplicatii Windows. Chiar aplicatia My Computer are o asemenea bara. In esenta, o bara de unelte contine butoane care, prin actionarea cu mouse- ul, indeplinesc o functie pentru care au fost destinate. Functiile indeplinite de butoane se regasesc, in general, intre optiunile sau suboptiunile disponibile in meniuri. Principalul avantaj al utilizarii butoanelor de pe o asemenea bara de unelte este accesul rapid. In plus, functionalitatea butonului poate cuprinde mai multe optiuni sau suboptiuni succesive, des folosite, a caror indeplinire prin utilizarea meniurilor ar dura mai mult.

ului, imaginea butonului de pe bara de unelte se schimba, dand utilizatorului senzatia de apasat. In functie de ceea ce face

butonul respectiv, la relaxarea butonului mouse-ului, butonul de pe bara de unelte poate "reveni" (pozitie "ridicat" - comportament de tip buton propriu-zis, isi executa functia o singura data, la apasare), sau poate ramane "apasat" (comportament de tip comutator, activeaza o optiune de lucru cat timp este apasat, si altfel o dezactiveaza). In oricare din situatii, insa, dupa relaxarea butonului mouse-ului, se executa functia specifica butonului de pe bara de unelte.

Aceasta este o posibila configuratie a zonei barelor de unelte din Excel. Detalii privind lucrul cu butoane in Excel vor fi furnizate in Lectia 4 sau ori de cate ori va fi necesar pe parcursul cursului.

Fig. 1-8. (a) Zona barelor de unelte in Excel: barele de unelte Standard si Formatting partajeaza acelasi rand

Fig.1-8. (b) Zona barelor de unelte Excel: barele Standard si Formatting ocupa fiecare un rand

Sub Excel 2000, modul de lucru specific presupune ca barele de unelte Standard si Formatting ocupa un singur rand, ca in figura 1-8 (a). Daca se doreste, este posibil si modul de lucru clasic, in care fiecare bara dispune de propriul sau rand.

NOTA: Comutarea intre cele doua moduri de lucru se face astfel: Tools -; Customize -; pagina Options -; se activeaza/dezactiveaza optiunea “Standard and Formatting toolbars share one row”

? Zona de lucru:

Conceptual, zona de lucru exista in orice aplicatie Windows, fiind o componenta a ferestrei de aplicatie. Componentele zonei de lucru sunt, insa, specifice fiecarei aplicatii. Excel nu face exceptie de la aceste reguli. Specificul zonei de lucru a Excel va fi evidentiat pe parcursul cursului, atunci cand vor fi tratate functii ale aplicatiei. In acest moment se poate retine ca zona de lucru este zona in care se va desfasura introducerea si prelucrarea datelor. Celelalte zone ale ferestrei de aplicatie, descrise mai sus, vor ajuta utilizatorul in desfasurarea activitatii.

? Bara de stare a aplicatiei:

Aceasta zona prezinta, pe parcursul lucrului, o serie de informatii privind starea mediului Excel si a documentului curent. De exemplu, pe bara de stare din Fig. 1-5, este indicat faptul ca tasta NumLock este activa (NUM), adica apasarea oricarei taste numerice din grupul din dreapta va avea ca efect scrierea unei cifre.

" 1.6. Primii pasi in Excel

Pentru inceput, trebuie definite cateva notiuni fundamentale: registru, foaie de lucru, linie, coloana, celula.

Registru (in limba engleza - workbook)

Fisierul de lucru pentru Excel este denumit registru (workbook, in limba engleza). Rolul unui registru este de a permite stocarea si prelucrarea datelor. Imaginea acestuia pe suportul de stocare permaneneta (hard disk, discheta etc) este un fisier cu nume dat de utilizator si extensia .xls. Desi nu este documentul primar (elementar) in Excel, un registru este entitatea cea mai mica care poate fi stocata separat pe un suport permananent. Un registru este format din una sau mai multe foi de lucru.

Foaie de lucru (in limba engleza - worksheet)

O foaie de lucru (worksheet sau spreadsheet, in limba engleza) este documentul elementar utilizat in Excel pentru stocare si prelucrarea datelor. Intr-o foaie de lucru se pot introduce si modifica date, se pot realiza calcule si analize asupra acestora, se pot insera grafice construite pe baza datelor si imagini.

se vor folosi ambele denumiri pentru aceasta notiune.

O foaie de calcul nu poate apare in afara unui registru. Un registru poate contine mai multe foi. Datele pot fi organizate in foi de lucru separate, care pot fi stocate impreuna in acelasi registru, daca sunt relationate din punct de vedere al continutului.

Linii, coloane, celule

Datele aflate intr-o foaie de lucru sunt organizate asemanator cu un tabel, in linii (rows, in limba engleza) si

coloane (columns, in limba engleza). Intersectia unei linii cu o coloana determina o zona dreptunghiulara denumita celula (cell, in limba engleza). O celula este cel mai mic spatiu de editare (introducere si modificare date) in Excel. Nu se poate scrie nimic in afara unei celule. O celula poate contine valori alfanumerice (text), numere, date calendaristice s.a. In celule pot fi scrise formule de calcul avand ca operatori (parametri) valori din alte celule, valoare afisata fiind rezultatul evaluarii formulei. Lucrul cu formule este unul dintre cele mai puternice facilitati ale programelor de calcul tabelar, asa cum este si Excel.

Pentru a fixa aceste notiuni, se va folosi un exemplu din lumea reala: in munca de birou, unul dintre cele mai folosite obiecte este registrul. Acesta contine foi, mai multe sau mai putine, dupa caz. Daca se particularizeaza registrul printr-un dosar cu sina, devine evident ca pot fi adaugate sau eliminate foi, dupa dorinta si, mai ales, dupa necesitate. In ceea ce priveste o anumita foaie din registru, se poate inca particulariza, si se poate presupune foaia ca fiind liniata cu patratele. In aceasta prima acceptiune, un registru Excel este dosarul cu sina. El contine mai multe foi, in limbaj Excel denumite foi de lucru. Patratelele de foaie sunt celule.

La lansarea in executie a Excel, prin oricare dintre metodele descrise anterior, va incepe o sesiune de lucru punand la dispozitia utilizatorului un registru gol, cu un numar initial de foi implicit.

Nota: o sesiune de lucru dureaza de la lansarea in executie a Excel pana la iesirea din Excel. Modul in care se iese din Excel este explicat in sectiunea 1.8.

In Fig. 1-9 este prezentata in detaliu zona de lucru a ferestrei de aplicatie Excel. Prin casete indicatoare sunt referite notiuni si proprietati care vor fi explicate in cele ce urmeaza.

Caseta de nume

Butonul Select All Linie Etichete coloane

Celula

Bara de navigare pe verticala in

Etichete Linii Coloana interiorul unei foi de calcul

Etichete foi de lucru Bara de navigare pe orizontala in interiorul unei foi de calcul

Fig. 1-9. Zona de lucru a ferestrei de aplicatie Excel

Asa cum se poate vedea in Fig. 1-9, o linie poate fi definita, ca si pe foaia liniata, prin totalitatea patratelelor (celulelor) alaturate, luate pe orizontala, de la extremitatea din stanga, spre dreapta. Asemanarea cu lumea reala se opreste aici. Linia in Excel este foarte mare, mai mult decat suficienta pentru aplicatiile uzuale. In mod similar, coloana reprezinta totalitatea patratelelor (celulelor) alaturate, luate pe verticala, de la extremitatea de sus, in jos. Si coloana este practic infinita in Excel, pentru aplicatii uzuale (pot fi maximum 65536 de linii intr-o foaie de lucru, deci coloana poate avea maximum 65536 de celule). Prin urmare, foaia poate fi considerata ca avand o suprafata practic infinita.

Pentru a putea identifica usor o celula, indiferent unde este ea localizata in foaia de lucru, aceasta poarta un nume.

In mod implicit, numele celulei este dat de o combinatie intre numele coloanei si al liniei la intersectia carora se afla. Prin conventie, Excel identifica liniile prin numere, incepand cu 1, in ordine crescatoare. In partea stanga a zonei

de lucru exista o coloana de culoare diferita (gri, pentru configuratiea standard a culorilor in Windows), care contine etichetele liniilor. In Fig. 1-9 se poate observa inceperea numerotarii de la 1. In figura sunt vizibile liniile de la 1 la 9 si este marcata prin chenar linia 1.

Tot prin conventie, Excel atribuie coloanelor etichete formate din litere mari ale alfabetului englez, incepand cu litera A. A doua bara orizontala incepand din partea de sus a zonei de lucru contine etichetele coloanelor. Deoarece alfabetul englez are 26 de caractere, iar numarul coloanelor admise de Excel este mult mai mare, coloanele urmatoare coloanei Z vor fi etichetate prin combinatii de 2 litere, in ordine: AA, AB, AC,..., BA, BB, ... In Fig. 1-9 sunt vizibile capetele coloanelor de la A la G inclusiv si este marcata coloana A.

Celula va purta o denumire formata din litera (literele) de nume ale coloanei, urmata de numarul liniei. In acest fel, coloana marcata prin chenar in Fig. 1-9 se va numi A1. De altfel, acest indicativ apare in caseta situata deasupra etichetelor de coloana, in partea stanga a zonei de lucru, denumita "caseta de nume". Semnificatia casetei de nume va fi mai bine inteleasa atunci cand se vor prezenta notiuni privind selectia celulelor in foaia de calcul. In acest moment se poate retine doar faptul ca in caseta de nume apare, in general, un nume de celula.

Domenii de celule

Mai multe celule, alaturate sau nu, formeaza un domeniu de celule. Putem spune ca o linie este un domeniu orizontal de celule adiacente, iar o coloana este un domeniu vertical de celule adiacente.

In afara liniilor si coloanelor, care sunt domenii particulare, in Excel se folosesc domenii de celule asa numite "dreptunghiulare".

Fig. 1-10. Un domeniu dreptunghiular de celule

Se defineste un domeniu dreptunghiular ca fiind totalitatea celulelor rezultate din intersectia unui numar de coloane adiacente cu un numar de linii adiacente. Un exemplu de astfel de domeniu este prezentat in Fig.1-10, obtinut prin intersectia coloanelor B si C (alaturate) cu liniile 4 ÷ 10 (alaturate). Ca si entitatile anterior prezentate, si domeniul dreptunghiular are un mod conventional de identificare, dat de denumirea celulei din coltul din stanga sus si denumirea celulei din coltul din dreapta jos, separate de caracterul : (doua puncte). Pentru exemplul considerat in Fig. 1-10, denumirea domeniului este B4:C10.

Nota: Conform definitiei date, celula, linia si coloana, pot fi considerate domenii dreptunghiulare particulare, avand si conventii de denumire particulare.

neadiacente. Aceasta va fi denumita pur-si-simplu domeniu. Un exemplu este prezentat in Fig. 1-11.

Fig. 1-11. Un domeniu de celule neadiacente, format din reuniunea a doua domenii

dreptunghiulare

Regula de denumire este derivata din cea pentru nume de domenii dreptunghiulare si anume: o lista formata din numele domeniilor dreptunghiulare reunite, separate prin caracterul , (virgula). Pentru exemplul din Fig. 1-11, numele domeniului este A2:B6,C8:D9.

Deoarece un registru poate avea mai multe foi de calcul, acestea trebuie identificate la randul lor prin nume. Intr-un registru din lumea reala, in general nu se poate opera la un moment dat in mai mult decat o singura foaie

(exceptie facand cazul utilizarii indigoului). In Excel regasim aceasta regula. Numim foaie de lucru curenta acea foaie dintr-un registru Excel disponibila curent pentru editare (in analogie cu lumea reala, "foaia la care este deschis registrul"). Cu alte cuvinte, foaia de lucru curenta este cea care este vizibila in zona de lucru (in Fig, 1-9, "patratelele" vizibile se afla pe foaia de lucru curenta).

Denumirile foilor de lucru din registrul curent sunt afisate in partea de jos a zonei de lucru, in ceea ce pe Fig. 1-9 a fost denumit zona pentru etichetele foilor de lucru. In mod implicit, foile de lucru se numesc "Sheet", urmat de un numar, incepand cu 1, in ordine crescatoare. In Fig. 1-9 sunt vizibile 3 etichete de foi de lucru: Sheet1, Sheet2 si Sheet3. Eticheta foii de lucru curente este afisata altfel decat a celorlalte (alb, in cazul Fig. 1-9). In Fig. 1-9 foaia de lucru curenta este denumita Sheet1.

Nota: Numele unei foi de lucru poate fi schimbat, astfel incat sa reflecte continutul. Modul in care se redenumesc foile de lucru este prezentat in Lectia 3.

? Notiuni elementare despre navigarea intr-o foaie de calcul:

Nota: Pina acum au fost prezentate notiuni teoretice despre elementele fundamentale cu care se opereaza in Excel. Incepand din acest moment notiunile teoretice vor fi imbinate cu executie practica.

Daca nu ati facut-o deja, deschideti aplicatia Excel printr-una dintre metodele indicate in sectiunile anterioare. Fereastra de aplicatie va trebui sa semene cu cea ilustrata in Fig. 1-5.

Exercitiul 1-5: Priviti fereastra de aplicatie deschisa pe calculator si spuneti ce informatii referitoare la registrul curent puteti extrage din aceasta. Veti face referire la cat mai multe dintre notiunile expuse pana in prezent. Raspuns: (Raspunsul de mai jos va considera fereastra din Fig. 1-5. Raspunsul dumneavoastra va inlocui elementele care nu corespund cu cele concret vizibile pe ecran.) Registru de lucru curent se numeste Book1. Acesta are in componeneta 3 foi de calcul, denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3. Dintre acestea, Sheet1 este foaia de lucru curenta. In zona de lucru este vizibil domeniul de celule A1:G9, adica intersectia liniilor de la 1 la 9 cu coloanele de la A la G.

Anterior s-a facut afirmatia ca foaia de lucru in Excel este de suprafata practic infinita (in fapt, foarte mare pentru majoritatea covarsitoare a aplicatiilor). Pe de alta parte, suprafata ecranului (prin urmare si spatiul destinat zonei de lucru) este limitat (oricum, mult mai mic decat suprafata foii de calcul). Din aceasta cauza, Excel trebuie sa puna la dispozitia

moment dat. Acest mecanism este un mecanism general in aplicatiile Windows si poarta denumirea de navigare.

Defilarea foii de calcul in fereastra de lucru se face prin intermediul barelor de navigare pe verticala si pe orizontala, indicate in Fig. 1-9.

Reamintire: In aplicatiile Windows, butoanele cu sageata de pe barele de navigare verticala, respectiv orizontala, au rolul de a deplasa documentul pas cu pas. Cursorul glisant de pe bare determina defilarea grosiera, cu mai multi pasi odata. Notiunea de "pas" este spcifica fiecarei aplicatii in parte. De exemplu, intr- un editor de text, in general pasul vertical este un rand de text.

In Excel, pasul orizontal este coloana, iar pasul vertical este linia. Cu alte cuvinte, apasand butoanele sus/jos ale barei de navigare verticala, foaia de calcul va defila in jos/sus cu o linie. Remarcati ca, de fapt, se produce o alunecare a ferestrei deasupra foii, mai degraba decat o alunecare a foii sub fereastra.

Incercati apasarea butoanelor sus/jos de pe bara de navigare verticala si urmariti zona de etichete a liniilor. Veti vedea deplasarea pas cu pas a liniilor vizibile in ecran.

In mod similar, butoanele barei de navigare orizontala vor deplasa fereastra deasupra foii de calcul stanga/dreapta cu o coloana. Incercati.

Remarca: Spre deosebire de alte aplicatii Windows, bara de navigare orizontala a Excel ocupa doar o parte (implicit, jumatate) din latimea zonei de lucru. Aceasta deoarece cealalta parte este destinata navigarii intre foile de lucru. Cu ale cuvinte, zona din dreapta barei de navigare orizontala discutate are rol in a ajuta utilizatorul "sa dea foile registrului". Acest mecanism va fi explicat in Lectia 3.

In ceea ce priveste cursorul glisant, acesta permite deplasarea grosiera (cu mai multe linii/coloane) in foaia de calcul. Incercati sa trageti cu mouse-ul cursorul glisant vertical. Cat timp butonul mouse-ului este inca apasat, aplicatia va indica cat de mult s-a deplasat fereastra deasupra foi de calcul.

Exemplul: Deplasati cursorul glisant vertical pana cand indicatorul lateral indica linia 5 (Row: 5), ca in Fig. 1-12. In acest moment, relaxati butonul mouse-ului. In urma acestei operatiuni, in ecran foaia va fi vizibila de la linia 5 in jos (Fig. 1-13).

Fig. 1-12. Pozitia cursorului glisant indica defilarea verticala pana la Fig. 1-13. Dupa relaxarea butonului mouse-ului, in fereastra sunt vizibile liniile de la 5 in jos.

linia 5.

Si cursorul glisant orizontal va indica deplasarea orizontala, intr-o maniera similara.

C), ca in Fig. 1-14. In acest moment, relaxati butonul mouse-ului. In urma acestei operatiuni, in ecran foaia va fi

vizibila de la coloana C in dreapta (Fig. 1-15).

Fig. 1-14. Pozitia cursorului glisant indica defilarea orizontala pana la coloana C.

Fig. 1-15. Dupa relaxarea butonului mouse-ului, in fereastra sunt vizibile coloanele de la C in dreapta.

" 1.7. Salvarea unui registru

? Consideratii teoretice asupra operatiunii de salvare:

La pornirea unei sesiuni de lucru Excel, folosind una dintre metodele indicate in sectiunile anterioare, in zona de aplicatie este disponibil un registru Excel gol. Aceasta inseamna, in primul rand, ca nu exista nici un fel de date inregistrate in vreuna din foile de lucru.

Continuand anologia cu lumea reala, aveti la dispozitie un registru nou, caruia urmeaza sa-i dati o destinatie. Odata stabilita aceasta destinatie, registrul trebuie sa primeasca o eticheta si un loc in care sa fie pastrat.

Etichetarea si alocarea unui "raft" pentru registrul Excel se realizeaza prin intermediul unei operatiuni denumite "salvare".

Prin salvare, registrul nou primeste, in primul rand, un nume si o locatie.

Numele implicit (Book1) cu care este generat registrul gol la inceputul unei sesiuni de lucru este doar o denumire

temporara. De fapt, orice operatiune de introducere sau prelucrare de date facuta intr-o sesiune de lucru Excel, se realizeaza in memoria interna a calculatorului.

Reamintire: memoria interna a calculatorului are caracter volatil, adica informatia stocata acolo se pierde odata cu intreruperea tensiunii de alimentare. Pentru a putea pastra rezultatul muncii pe calculator si dupa intreruperea tensiunii se folosesc suporturi de stocare a datelor cu caracter permanent: discheta, hard disk etc.

Pentru a putea pastra datele introduse si prelucrarile asupra acestora realizate in mediu Excel, trebuie ca informatia stocata (temporar) in memoria sistemului sa fie transpusa pe un suport permanent (in mod uzual, hard disk). Acesta este, de fapt, principalul rol al operatiunii denumite anterior "salvare".

Rezumand cele de mai sus, se poate spune ca salvarea unui registru inseamna transpunerea tuturor prelucrarilor efectuate asupra sa, din memoria sistemului pe un suport de stocare permanenta. Este evident ca transpunerea va avea ca rezu