Aceasta etapa este importanta pentru un sistem informational existent. r5f17fp
Etapa de studiu si analiza a sistemului economic existent are ca obiectiv cunoasterea specificului activitatii de baza, a mecanismelor de conducere si a modului in care sistemul informational satisface cerintele informationale ale managementului firmei :
www. Onrc.ccir.ro/romana/SLEGr/formalit.htm
Studiul vizeaza urmatoarele elemente :
1. definirea caracteristicilor generale ale firmei;
2. studiul activitatilor desfasurate in cadrul firmei;
3. studiul sistemului de conducere;
4. studiul sistemului informational;
5. identificarea metodelor si mijloacelor tehnice de prelucrare a datelor.
Aceste etape, odata parcurse, permit colectarea tuturor informatiilor pe baza carora se concluzioneaza oportunitatea proiectarii unui nou sistem pe baza caruia se face evaluarea critica a sistemului existent si stabilirea directiilor de perfectionare a noului sistem.

1. Definirea caracteristicilor generale ale firmei presupune :
- profilul de activitate;
- obiectivele;
- locul in ramura;
- relatiile de colaborare(furnizori si clienti );
- principalii indicatori ai productiei economice (nivelul productiei, capitalul social, nivelul tehnologic al activitatii, nr. persoanelor pe structura/nivelul productivitatii muncii, cifra de afaceri, profit net, brut, etc.)

Figura 1

Studiul activitatii desfasurate de sistemul economic isi propune sa inventarieze ceea ce se intimpla in compartimentele in interiorul carora se deruleaza cele 5 functii de baza ale oricarei firme:
1. functia de productie;
2. functia de cercetare-dezvoltare;
3. functia comerciala (aprovizionare, desfacere);
4. functia financiar-contabila;
5. functia de resurse umane.
Studiul acestor functii are ca punct de plecare statutul firmei :

Materii prime S1 S2 S3 S4

A1

- amplasarea sediilor de productie si de lucru;
- specificul functiei de productie;
-sortimentul de fabricatie;
-tipul de productie(serie, masa, unicate);
-ciclul de productie;
-organizarea productiei;
-depozitarea materialelor si a produselor finite;
-controlul tehnic de calitate.

3 . Studiul sistemului de conducere incepe cu analiza suportului material al conducerii, si anume structura organizatorica, care prezinta relatiile dintre compartimente, relatii de subordonare si coordonare.

Figura 2
In studierea sistemului de conducere trebuie sa ne axam pe :
-inventarierea rapoartelor, indicatorilor continuti de aceste rapoarte si forma in care se materializeaza deciziile conducerii.
……………………….
4. Studiul sistemului informational existent
Sistemul informational se studiaza in cadrul fiecarui compartiment pornind de la diagrame de relatii a comportamentului din cadrul firmei. Diagrama de relatii pune in evidenta circulatia situatiilor si documentelor intre departamentul analizat, conducere, sectiile de baza ale firmei

Figura 3

Elementele concrete care trebuie urmarite :
1. -; lista activitatilor pentru fiecare compartiment;
- lista de activitati pentru fiecare loc de munca, conform fisei postului
Obs. Pentru firmele noi aceasta lista de activitati trebuie proiectata ????
2. -;lista documentelor primare folosite;
3. -; lista rapoartelor intocmite;
4. -; lista proceselor de prelucrare-metodologia de prelucrare(ce se verifica, ce se completeaza, relatiile de calcul). Aceste informatii vor sta la baza sistemului informational. Trebuie cunoscute procedurile de calcul folosite.
5. -;lista nomenclatoarelor de coduri folosite.

O astfel de analiza permite stabilirea clara a fluxului informational in cadrul compartimentului si mai tarziu in cadrul firmei. Ca suport al fluxurilor informationale se folosesc diagramele flux :

Figura 4
In completarea analizei fluxurilor informationale se fac evaluari cantitative in ceea ce priveste:
-volumul acestora;
-frecventa lor de aparitie;
-cine le intocmeste (la ce foloseste documentul respectiv?)
-unde se prelucreaza documentele, de catre cine, la ce compartiment merge mai departe, unde si de cine se verifica documentele, in cate exemplare se multiplica, la ce foloseste documentul respectiv ?
Analizarea paralelismelor, supradimensionarea sistemelor informatice, lipsa informatiilor utile in procesul de conducere. Un punct de mare importanta in analiza il reprezinta codurile.
Codurile reprezinta cheia compatibilitatii in plan vertical si orizontal al sistemului informational. Codurile de baza reusesc sa rezolve problema atribuirii unui cod unic pentru orice serviciu sau bun la scara mondiala. Sistemul de codificare trebuie analizat indeaproape.

Analiza critica si evaluarea sistemului informational existent
Analiza critica urmareste modul in care se realizeaza cererea informatiilor. Cererea informatiilor este reprezentata atat de sefii de companie, de organismele de control sau organele de coordonare macroeconomica.
-cererea este si cea confirmata de componentele de baza
-oferta este reprezentata de departajarile functionale implicate in prelucrarea, generarea documentelor primare
Aspecte urmarite :
-gradul de informare calitativa si cantitativa a proceselor de prelucrare;
-culegerea, prelucrarea si transmiterea informatiilor care se masoara prin timpul de raspuns;
-calitatea informatiilor care depind de natura proceselor de prelucrare: exactitatea prelucrarii si sfera de cuprindere a bazei informationale.
Alte elemente :
-calitatea si claritatea;
-posibilitatea de control;
-posibilitatea de actualizare operativa a datelor;
-simplitatea fluxurilor;
-posibilitatea de scurtare a circulare a informare si eliminarea paralelismelor.??
Din aceste analize rezulta directii de perfectionare care vor sta la baza definirii noului sistem informatic. Aceste directii de perfectionare se refera la imbunatatirea sub aspect cantitativ si calitativ al sistemului informatic .