5.1 Rolul si functiile balantei de verificare

Modificarile produse prin operatiile economice in componenta mijloacelor, surselor si proceselor economice se oglindesc in contabilitatea curenta cu ajutorul conturilor. Necesitatile de conducere, control si analiza a agentilor economici impun o generalizare, o prezentare in ansamblu a activitatii lor, care se realizeaza cu ajutorul bilantului. j4b6br
Legatura dintre cont, care furnizeaza informatii asupra fiecarui element de activ si de pasiv si bilant, se oglindeste situatia de ansamblu a activitatii intreprinderii la un moment dat, se realizeaza prin centralizarea si verificarea exactitatii datelor cu ajutorul balantei de verificare.
Rolul balantei de verificare rezulta din functiile acesteia si anume: a) Functia de verificare (control) a exactitatii operatiilor economice in conturi
In timpul efectuarii inregistrarilor in conturi, a transpunerii datelor din documente in registre contabile si cu ocazia diferitelor calcule facute in conturi se pot strecura si greseli. Unele erori se pot identifica cu balanta de verificare, care asigura verificarea exactitatii inregistrarilor din conturi si a egalitatii bilantiere (A=P), prin egalitatile care trebuie sa existe intre coloanele balantei, ceea ce ii justifica si denumirea.
Balanta de verificare se prezinta sub forma unui tablou care cuprinde coloane pentru denumirea si simbolul conturilor, soldurile initiale (debitoare si creditoare), rulajele (debitoare si creditoare) si soldurile finale (debitoare si creditoare). Astfel, ea verifica: corelatia dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiilor patrimoniale in contabilitate, respectiv a concordantei dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare si creditoare din balanta; concordanta dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din cartea mare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din balanta.
Soldurile initiale ale conturilor reprezinta situatia de la inceputul perioadei, preluata din bilantul incheiat la sfarsitul perioadei precedente. In acest mod se asigura, prin intermediul balantei de verificare, legatura dintre bilantul initial si conturi.
Rulajele reprezinta totalitatea miscarilor, iar soldul final diferenta dintre soldul initial, plus cresterile, minus micsorarile elementului respectiv. Soldurile finale fiind preluate in bilantul final, acesta face legatura si intre conturi si un nou bilant.
Verificarea inregistrarilor in conturi si a egalitatii bilantiere se reflecta prin cele trei serii de egalitati ale balantei, si anume:
- suma soldurilor initiale debitoare = suma soldurilor initiale creditoare;
- suma rulajelor debitoare = suma rulajelor creditoare;
- suma soldurilor finale debitoare = suma soldurilor finale creditoare.
Daca nu se asigura aceste egalitati, s-au produs omisiuni sau greseli care trebuie depistate.
Legea contabilitatii prevede ca “pentru verificarea inregistrarilor corecte in contabilitate a operatiilor, se intocmeste lunar balanta de verificare”. b) Functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi
Prin centralizarea datelor dispersate din conturi cu ajutorul balantei conturilor se asigura informatiile privind volumul modificarilor in structura patrimoniului, rezultatelor financiare atat pentru perioada curenta, cat si cumulul din perioada precedenta. c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant
Balanta de verificare concentreaza informatiile din conturile sintetice, servind la elaborarea bilantului. Astfel, soldurile finale ale conturilor sintetice de activ si de pasiv sunt trecute in balanta de verificare, de unde sunt preluate, prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului. Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul de deschidere a exercitiului care, potrivit principiului intangibilitatii, trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent. Deci, ea face legatura intre procedeele de baza a metodei contabilitatii. d) Functia de legatura intre conturile sintetice si conturile analitice
Aceasta functie se realizeaza cu ajutorul balantelor de verificare ale conturilor analitice, intocmite pentru fiecare cont sintetic. Balantele conturilor analitice verifica concordanta dintre conturile analitice si contul sintetic din care fac parte. e) Functia de analiza a activitatii economico-financiare
Grupand datele contabilitatii curente, balanta de verificare indeplineste si functia de instrument de analiza a activitatii economice prin confruntarea pe fiecare cont in parte, pe grupe de conturi si pe total, a datelor de la sfarsitul perioadei de gestiune cu cele de la inceputul ei. Ea are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico-financiare pe perioade scurte de timp si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind singurul instrument de centralizare a activitatii unitatilor patrimoniale.
In concluzie, balanta de verificare reprezinta un procedeu al metodei contabilitatii prin intermediul caruia se asigura gruparea, centralizarea si verificarea exactitatii datelor din conturi, legatura dintre conturile sintetice si cele analitice, controlul egalitatii bilantiere, legatura dintre bilantul initial si conturi, si dintre conturi si bilantul final.

5.2 Clasificarea si intocmirea balantelor de verificare

In functie de continutul, forma si egalitatile pe care le cuprind, balantele de verificare se pot clasifica astfel:
Dupa conturile ce le compun, pot fi balante de verificare sintetice si analitice.
In functie de egalitatile pe care le contin si de forma de prezentare, balantele de verificare sintetice se divid in balante cu o serie de egalitati, cu doua serii de egalitati, cu trei serii de egalitati, cu patru serii de egalitati si balanta sah.
1) Balanta cu o singura egalitate cuprinde numai o singura egalitate. a) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare sau totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare
Aceasta este cunoscuta si sub denumirea de balanta sumelor, respectiv a soldurilor daca egalitatea se circumscrie la nivelul acestora.
2) Balanta conturilor cu doua egalitati, denumita si balanta sumelor si a soldurilor, opereaza cu ambele egalitati din variantele primei balante.
Egalitatile ei sunt: a) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare b)totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare
3) Balanta conturilor cu trei serii de egalitati a) totalul soldurilor initiale debitoare = totalul soldurilor initiale creditoare b) totalul rulajelor debitoare = totalul rulajelor creditoare c) totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare
4) Balanta de verificare cu patru serii de egalitati a) totalul soldurilor initiale debitoare = totalul soldurilor initiale creditoare b) totalul rulajelor debitoare = totalul rulajelor creditoare c) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare d) totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare
5) Balanta de verificare sah permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic. Aceasta se prezinta sub forma unei table de sah, unde conturile se inscriu in aceeasi ordine atat in coloane pe verticala cat si pe randurile pe orizontala. In patratelele care se formeaza din intretaierea liniilor se inscriu sumele. Egalitatile rezultate din aceasta balanta sunt aceleasi ca si la balanta de verificare cu trei serii de egalitati, cu deosebirea ca ele se inscriu o singura data la intretaierea randurilor si coloanelor respective.
Balanta de verificare analitica prezinta conturile analitice ale unui cont sintetic, cuprinzand soldurile initiale, rulajele si soldurile finale, exprimate atat cantitativ cat si valoric. Ea asigura verificarea exactitatii inregistrarilor din conturile analitice ale fiecarui cont sintetic prin concordanta care trebuie sa existe intre ele, in privinta soldurilor si rulajelor, fiind numita si balanta auxiliara sau secundara. In cazul conturilor bifunctionale (de activ-pasiv), soldurile unor conturi analitice pot fi contrare cu soldul contului sintetic din care fac parte. De aceea, totalul soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor analitice prin insumarea lor algebrica este egal si de acelasi sens cu soldul contului sintetic respectiv.

5.3 Intocmirea balantei de verificare

Elaborarea balantei de verificare reprezinta o lucrare cu caracter periodic, intocmindu-se lunar si ori de cate ori este necesar, procedandu-se astfel: se trec din bilant soldurile in conturi, se inregistreaza operatiile economice si financiare in ordine cronologica in jurnal, prin formule contabile, apoi in ordine sistematica din jurnal in conturi, se transpun datele din conturi in balanta de verificare si se aduna coloanele balantei.
Pentru a exemplifica modul de intocmire a balantelor de verificare, vom pleca de la un bilant initial si de la operatii economice ce au avut loc in cursul perioadei.
Inregistrarile in evidenta sistematica comporta in primul rand trecerea in fiecare cont a soldului initial din bilant, apoi a fiecarei operatii economice, din jurnal, stabilindu-se soldul final.
Stabilirea soldului final se face prin relatiile:
1. Sfd =Sid+Rd-Rc
2. Sfc =Sic+Rc-Rd
In balanta cu patru serii de egalitate, soldul final se mai poate determina si prin diferenta intre totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare.

5.4 Identificarea erorilor de inregistrare cu ajutorul balantei de verificare

Pe langa functia de control, balantele de verificare servesc si la identificarea erorilor formale de inregistrare care altereaza egalitatile ce trebuie sa existe intre totalurile diferitelor coloanelor si a corelatiilor dintre ele, asigurand astfel exactitatea datelor contabile.
Erorile care provoaca lipsa de egalitate intre coloanele balantelor pot fi erori de inregistrare in evidenta sistematica, erori de pregatire a conturilor in vederea intocmirii balantei, erori de intocmire a balantei si de stabilire a sumelor in formulele contabile compuse.
Erorile de inregistrare in evidenta sistematica constau din omisiunea sau transcrierea gresita a sumelor din evidenta cronologica (jurnal) sau din actul justificativ in unul din conturi, si anume: suma a fost trecuta in debit dar a fost omisa in creditul celuilalt cont sau invers; scrierea incompleta a unei sume, scrierea sumei cu cifre inversate, scrierea altei sume in unul din conturi si corect in celalalt cont etc. identificarea acestor erori se face prin punctaj, adica prin confruntarea tuturor inregistrarilor in ordine cronologica cu cele in ordine sistematica si daca este necesar si cu documentele justificative.
Erorile de pregatire a conturilor in vederea intocmirii balantei de verificare rezulta din insumarea gresita a rulajelor si a soldurilor in conturi, identificandu-se prin refacerea calculelor in fiecare cont.
Erorile de intocmire a balantei de verificare constau din erori la insumarea coloanelor, la stabilirea soldurilor, la preluarea rulajelor, sau a soldurilor din conturile sintetice, identificandu-se prin refacerea calculelor sau prin punctaj.
Cu ajutorul balantei de verificare nu pot fi insa semnalate erorile esentiale de fond, care nu influenteaza egalitatile balantei. Din aceasta categorie fac parte: erorile de inregistrare in registrul jurnal, erorile de compensatii, erorile de imputare si omisiuni de inregistrare a unor operatii economice.
Erorile de inregistrare in registrul jurnal pot fi cauzate de stabilirea gresita a conturilor corespondente, folosind alte conturi si nu cele ce reflecta just operatia respectiva, inversarea formulei contabile, folosirea altei sume decat cea corecta, inregistrarea unei operatii de doua ori etc.
Erorile de compensatie constau din trecerea gresita a sumelor din documentele justificative sau din jurnal in conturi, trecandu-se o suma in plus intr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma in minus, de egala valoare cu suma in plus in aceeasi parte a unui cont sau a mai multor conturi, incat pe total sumele in plus cu cele in minus se anuleaza.
Erorile de imputare sunt cauzate de transcrierea gresita a sumelor din jurnal la un alt cont decat cel folosit in formula contabila.
Omisiunile de inregistrare constau in neinregistrarea in ordine cronologica a unor documente ce oglindesc operatii economice sau financiare.
Unele din aceste erori pot fi identificate prin aparitia de solduri necorespunzatoare la unele conturi, neconcordanta intre conturile sintetice si cele analitice. Aparitia ulterioara a documentelor neinregistrate, reclamatiile corespondentilor (clienti, furnizori etc.). De asemenea, cu ajutorul balantei sah, care reda, pe langa cele trei serii de egalitati , si corespondenta conturilor, se pot descoperi unele din greselile de fond. Erorile din evidenta cronologica se corecteaza numai prin formule contabile de stornare, iar cele din evidenta sistematica prin taierea sumei gresite cu o linie si scrierea deasupra cu cerneala a sumei corecte.