Cuprinde birourile: a.Biroul secretariat care are ca sarcini efectuarea lucrarilor de secretariat pentru directorul tehnic (inregistrarea si trierea corespondentei); b.Biroul dezvoltare al carui scop principal este acela de a urmari dezvoltarea volumului vanzarilor (gasirea de clienti potentiali); c.Biroul transporturi care prezinta 2 sectii cu atributii specifice: o9v19vr
-sectia contracte: intretine legaturi cu furnizorii de servicii de transport turistic, incheie contracte cu acestia si negociaza elementele din contract;
-sectia materiala: se ocupa cu editarea si tiparirea biletelor, precum si distributia acestora. d.Biroul turism organizat in 2 compartimente:
-compartimentul de productie care cuprinde 3 sectii:
-sectia programare generala care se ocupa de programarea produselor turistice si care include urmatoarele operatiuni: stabilirea itinerariului, alcatuirea devizului estimativ, efectuarea eventualelor plati anticipate in vederea rezervarii contingentelor de servicii;
-sectia operativa generala care se ocupa de realizarea efectiva a voiajelor programate;
-sectia operativa, congrese si pelerinaje care se ocupa cu organizarea turismului profesional.
-compartimentul receptie care urmareste organizarea serviciilor de primire si de acces. Acest compartiment cuprinde 3 sectii:
-sectia contracte pentru servicii receptive este cea care incheie contracte cu hoteluri si restaurante, cu furnizorii de diverse servicii receptive, incheierea contractelor cu agentiile corespondente;
-sectia receptiva generala care indeplineste toate operatiunile referitoare la formarea devizelor estimative;
-sectia operativa generala care indeplineste operatiunile de rezervare si prestare de servicii de primire catre clientela provenita prin intermediul filialelor agentiei sau agentilor corespondenti e.Biroul trafic-accesoriu este compus din sectiile:
-sectia servicii bancare care efectueaza schimbul valutar, repartizeaza valuta rezidentilor ce calatoresc in strainatate, emite cartile de credit;
-sectia asigurari diverse si expediere bagaje care se ocupa cu emiterea si vanzarea politelor de asigurare si se ocupa cu expedierea bagajelor;
-sectia servicii diverse care se ocupa cu incheierea de acorduri pentru vanzarea de bilete la spectacole, articole de librarie care tin de turism, hartile turistice. f.Biroul tarife si documente. Acest birou detine o sectie tarif care intocmeste si difuzeaza tabele cu tarife turistice care vor fi utilizate de filialele agentiei.
-sectia documentare agentiala care intocmeste si difuzeaza pentru fiecare localitate de interes turistic fascicole si foi mobile care includ toate informatiile necesare in vederea asigurarii unui serviciu de informare turistica optima.
-sectia documentara neagentiala care se ocupa cu procurarea orarelor, anuarelor si publicatiilor editate de furnizorii de servicii turistice in vederea desfasurarii optime a activitatii agentiei. g.Biroul publicitate care detine :
-sectia contracte care se ocupa de incheierea contractelor de publicitate;
-sectia redactionala cea care pregateste textele anunturilor publicitare si se mai ocupa de inserarea acestor texte in publicatiile agentiei.
Categoriile de informatii pe care trebuie sa le detina agentia de voiaj. Aceste informatii privesc localitatile de interes turistic si cele de interes profesional. Informatiile utile pentru agentiile de voiaj sunt informatiile generale in care se includ informatiile cu caracter geografic, istoric, politic si religios, informatii legate de moneda nationala si limba folosita, informatii de acces si itinerariile cele mai accesibile, existenta autostrazilor, existenta posibililor furnizori de servicii de transport turistic, informatii legate de formele vamale, informatii gastronomice, informatii referitoare la dotarea bazei tehnico-materiale a turismului, puncte de interes turistic.
Ca informatii profesionale intereseaza instructiunile pentru vizitarea unei tari intr-o saptamana sau 10 zile, pe diferite mijloace de transport, lista hotelurilor existente, tipurile de servicii de primire in principalele localitati turistice, lista si orarul croazierelor si a voiajelor turistice aeriene, conditii de incheiere a mijloacelor de transport in diverse localitati si informatii cu viza turistica, pasapoarte si servicii sanitare.
TOUR-OPERATORI (T.O.): sunt definiti ca fiind producatorii si distribuitorii de voiaje forfetare. T.O. sunt persoane juridice care se diferentiaza de agentiile de voiaj prin faptul ca se constituie atat in engrosisti ai produselor turistice si apar si in postura de distribuitori ai produselor turistice create de acestia. T.O. ofera pachete de servicii turistice pentru care turistul achita un pret global sau forfetar, iar acest pachet include toata gama serviciilor turistice de baza si servicii complementare.
Activitatea T.O. este strans legate de activitatea liniilor aeriene care activeaza pe langa T.O. intrucat exista avantaje multiple pentru ambele parti. T.O. pot fi considerate si companiile maritime intrucat produsele acestora, respectiv croazierele se constituie intr-o forma de voiaj pe apa, care include cazarea si divertismentul.
T.O. alcatuiesc urmatoarele tipuri de aranjamente turistice: a.Pachetul vacanta care are ca destinatie o statiune sau un hotel. Aceasta nu este o prestatie turistica scumpa si include serviciile turistice de baza; bTurul ghid (turul-condus): acest aranjament turistic include atractii speciale si necesita prezenta unui ghid (de regula poliglot).
T.O. europeni: ii gasim in special in tarile anglo-saxone, in tarile scandinave. Marimea unui T.O. se apreciaza in functie de cifra de afaceri si in functie de numarul de clienti.
T.O. francezi care au avut o expansiune rapida. Principalii T.O. din Franta sunt: Club Mediteranee, Nouvelles Frontieres, Frantour.si Sotair.
In Marea Britanie principalii T.O. sunt Thomsin si Airtours.
TUI si NUR : -T.O. care detin pozitia principala pe piata Germaniei. TUI a fost creat in 1968 si detine 33% din vanzarea de toururi din Germania.
T.O. extraeuropeni:
-pentru SUA: American Express Travel;
-pentru Canada: Canadian Pacific Tour Montreal;
-pentru Japonia: Nipon Expres, Japan Travel.
Montajul aranjamentelor turistice:
1.Studiul de piata turistica.
2.Conceperea produsului turistic.
3.Negocierea produsului turistic.
4.Comercializarea.
1.Studiul de piata turistica: urmareste stabilirea particularitatilor cererii si ofertei ale mediului de piata, principalele motivatii de consum turistic, punctele de atractie turistica preferate.
2.Aceasta etapa presupune ansamblarea elementelor componente ale aranjamentelor turistice care se realizeaza in functie de particularitatile cererii, in functie de concurenta si in functie de resursele turistice ale zonelor de destinatie .
3.Presupune incheierea urmatoarelor categorii de contract: a.Contractul de transport; b.Contractul de hotelarie; c.Contractul de reprezentare: se incheie cu forme de reprezentare care au rolul de a comunica cu T.O. in legatura cu particularitatile pietei turistice si de a efectua studii de marketing si de promovare. d.Contractul intre intermediar si prestator.
4.Reprezinta operatiunea prin care aranjamentul creat de T.O. ajunge la consumatorul de turism. Comercializarea produsului turistic este insotita in permanenta de activitatea de informare turistica si de promovare comerciala.
Ca modalitati de comercializare exista cateva modalitati noi: a.Franchiza turistica; b.Multiproprietatea (time sharing): comercializarea produsului turistic pe timp partajat; Aceasta reprezinta fragmentarea dreptului de folosinta a spatiilor de cazare combinata cu posibilitatea de a schimba aceste drepturi cu altele similare detinute de alti cumparatori care achizitioneaza un produs turistic in acest sistem.