b7p15pb
Informatiile economice sunt consemnate in cadrul documentelor contabile. Aceste documente permit culegerea, prelucrarea, stocarea si transmiterea datelor. Documentele contabile se completeaza pe:
-formulare divizate care au continut, forma si format stabilite pe felul de operatiuni si sunt imprimate in conformitate cu prevederile legale, in functie de informatiile ce le ofera operatiunile economice si financiare.
-formulare redivizate care sunt suporti de informatii a caror continut, forma si format este adecvat operatiunilor pentru care se intocmesc documentele respective.
An raport de modul de intocmire si rolul lor in cadrul sistemului informational, documentele contabile pot fi:
1.Documente de consemnare a operatiunilor care asigura datele de intrare in sistemul informational contabil.
2.Documente de inregistrare (registre de contabilitate care realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului si sistemului de conturi).
3.Documente de sinteza si raportare care centralizeaza si transmit informatiile.
1.Documentele de consemnare a operatiilor
Aceste documente consemneaza operatiunile economice si financiare, de regula in momentul si la locul efectuarii lor.
Legea contabilitatii prevede ca “orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate”.
Structura documentelor Pentru a raspunde acestei cerinte documentele justificative trebuie sa contina mai multe elemente:
-denumirea documentului;
-numele si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul;

-numarul si data intocmirii acestuia;
-partile care participa la efectuarea operatiei patrimoniale;
-descrierea operatiei patrimoniale: date cantitative si valorice si uneori precizarea temeiului legal al efectuarii operatiunii;
-numele, prenumele si semnaturile persoanelor care au intocmit, vizat si aprobat documentul;
-alte elemente care caracterizeaza operatiunea efectuata.
Clasificarea documentelor -; se realizeaza dupa mai multe criterii: a.Dupa elementele patrimoniale pe care le reflecta:
-documente privind mijloacele fixe;
-documente privind stocurile;
-documente privind operatiunile de casa;
-documente privind operatiuni cu disponibilitati in conturi la banci;
-documente privind decontari cu tertii;
-documente mixte care se refera la mai multe elemente patrimoniale. b.Dupa natura operatiunii patrimoniale:
-documente privind operatiuni de intrare in patrimoniu;
-documente privind operatiuni de iesire din patrimoniu;
-documente de transfer intre structuri patrimoniale. c.Dupa volumul de operatiuni pe care le consemneaza:
-documente primare care consemneaza fiecare operatiune in momentul producerii ei (chitanta, factura);
-documente centralizatoare care grupeaza operatiuni de acelasi fel pe o anumita perioada, pe baza documentelor primare (centralizatorul incasarilor intocmit pe baza chitantelor emise pe o anumita perioada). d.Dupa importanta si regimul legal:
-documente cu regim special care sunt inseriate si numerotate in carnete si tinute intr-o stricta evidenta, atat la eliberare cat si la restituirea acestora (chitanta, factura, nota de intrare receptie);
-documente obisnuite sau fara regim special, a caror utilizare nu este urmarita intr-o evidenta distincta pentru fiecare. e.Dupa continut documentele pot fi:
-documente de dispozitie care contin dispozitia data pentru efectuarea unor operatiuni (ordinul de plata, dispozitia de livrare).
-documente de executie care atesta executarea unor operatiuni (factura, chitanta, statul de salariu, nota de intrare-receptie);
-documente combinate sau mixte care contin atat dispozitia, cat si dovada efectuarii unor operatiuni (bonul de consum, ordinul de deplasare, decont de cheltuieli). f.Dupa modul de prezentare a informatiilor pe care le contin:
-documente de evidenta cantitativa (fisa de magazie, fisa de inventar partial);
-documente de evidenta cantitativ-valorica (fisa de receptie-circulatie care mentioneaza sortimente de marfuri primite, pretul unitar si valoarea);
-documente valorice in care se consemneaza suma operatiunii (cec, chitanta). g.Dupa locul de intocmire si modul cum circula:
-documente interne care se intocmesc in cadrul unitatii si circula numai in cadrul acesteia (bonuri de materiale);
-documente externe care sunt primite de unitati de la alte unitati.
Anregistrarea operatiunilor in contabilitate se realizeaza numai dupa ce documentele au fost verificate, legea contabilitatii stabilind raspunderi materiale si penale pentru nerespectarea acestei cerinte.