Intalnirile de afaceri si sedintele vor face parte din rutina voastra de zi cu zi. De aceea trebuie sa stiti cum sa le conduceti pentru a va atinge obiectivele propuse. Iata cateva sfaturi despre cum sa coordonati o astfel de intalnire:

1. Aseaza-te in pozitie dominatoare. In capul mesei sau cu fata spre usa sunt locurile cele mai recomandate.

2. Vino mai devreme. Obisnuieste-te cu camera, aranjeaz-o dupa cum vrei si fa-te comod.

3. Organizeaza-te. Scrie-ti o agenda scrisa a intalnirii, incepe la timp, anunta cand se va termina, si tine lucrurile pe fagasul dorit.

4. Hotaraste-te cum o sa incepi. Dupa cum prezinti agenda vei atrage sau scadea interesul oamenilor. Hotaraste tonul pe care il vrei.

5. Condu discutia. Permite-le oamenilor sa-si dea cu parerea, dar cand se ajunge la o intelegere mergi mai departe. Tine oamenii pe linia corecta.

6. Stabileste caile ulterioare de comunicare. Invita oamenii sa trimita comentarii daca apar idei noi dupa intalnire.

7. Nu te lasa distras de crearea atmosferei. Nu pierde prea mult timp servind mancare sau facandu-i pe oameni sa se simta comfortabil. Daca servesti mancare sau bautura, deleaga responsabilitatea altcuiva sa se asigure ca mancarea vine si e din plin.

8. Nu vorbi tare. Astfel oamenii vor trebui sa-ti dea atentie, sa te audaO voce poate fi puternica si pe un ton jos.

9. Nu permite intreruperile. Taie discutiile in paralel sau roaga-i sa-si tina ideile in minte pana cand se ajunge la subiectul in cauza.

10. Mentine contactul vizual. Participantii vor fi atenti la tine.

11. Strange sprijin. Organizeaza sedinte scurte si evita-le pe cele nenecesare. Din respect pentru timpul lor, oricand este posibil, organizeaza agenda astfel incat daca sunt persoane care nu pot sta la toata intalnirea sa poate vorbi la inceput.

Lucruri importante pentru intalnirile de afaceri

Iata cateva lucruri pe care nu trebuie sa le uiti in timpul unei intalniri:

• zambeste

• strange mana ferm

• poarta conversatii obisnuite la inceput , pentru a destinde atmosfera

• fii politicos x5b10bn

• ia notite si intreaba

• evita limbajul specializat , pentru ca poate duce la confuzii

• promite doar ce poti indeplini

• daca nu intelegi ce spune interlocutorul, reformuleaza pentru a evita neintelegerile

• foloseste cartile de vizita

• multumeste

Pregateste dinainte materialele scrise:
Propunerea de colaborare (vezi Propunerile de afaceri).
Pachetul de marketing ( detalierea serviciilor oferite de compania ta ).

Cum decurge o intalnire:
Introducere si conversatie obisnuita.
Explica pe scurt ceea ce ai de gand sa prezinti, motivul pentru care te afli acolo. Evalueaza nevoile: asculta-ti interlocutorul.
Ofera solutii.
Incheie afacerea si pregateste ce urmeaza.

Dupa intalnire
Trimite o scrisoare de multumire.
Trimite informatii suplimentare daca ti-au fost cerute in timpul intalnirii. Hotaraste data urmatoarei intalniri.
Editeaza contractul pentru intalnirea viitoare.
Deleaga responsabilitatile pe care ti le-ai asumat in numele companiei. Du-ti obligatiile la indeplinire.