In mod obisnuit activitatile manageriale implica fie solicitarea sau
furnizarea de informatii, fie influentarea celor din jur pentru ca acestia sa
inteleaga ce se asteapta de la ei si sa actioneze conform dorintelor managerului.
Deci, comunicarea este un adevarat atu pentru orice manager. x8y9yv
Kote Keenan, de profesie psiholog, a infiintat o firma de consultanta
manageriala pentru a-i ajuta pe manageri sa valorifice la maximum potentialul
de care dispun. Astfel, firme de prestigiu ca: British Airways, Rank Xerox,
British Telecom, etc., sunt printre clientii sai. Ideile urmatoare enuntate
de Kote Keenan au fost prezentate in -32.1/99- si le consideram deosebit
de utile in afaceri.
- Secretul comunicarii eficiente: modul CUM comunici este la fel de important
cu ceea CE comunici.
Cercetarile au dovedit ca vocea vorbitorului, tonul si infatisarea sa
sunt responsabile pentru un foarte mare procent (93%!) din impactul pe care
acesta il are asupra interlocutorilor, astfel: - Impactul vizual: 55%.
Atitudinea, gesturile, gradul de contact al ochilor, comportarea in general
contribuie la prima impresie pe care interlocutorii si-o fac despre tine. Dat
fiind faptul ca miscarile si expresia fetei au un efect de opt ori mai puternic
decat cuvintele pe care le folosesti, trebuie sa le acorzi atentie maxima.
- Impactul vocal: 38%. Acelasi lucru spus cu diferite tonalitati ale vocii va
fi interpretat in mod foarte diferit de audienta. Intrucat
mai mult de o treime (38%) din impactul asupra celor care te privesc si te aud
este dat de voce, asigura-te ca vocea ta exprima exact ceea ce vrei sa comunici,
ba chiar ca mareste efectul spuselor tale.
- Impactul verbal (textual): 7%. S-ar putea sa ti se para, prin comparatie cu
ceilalti doi factori care determina impactul asupra celor cu care comunici,
ca nu mai trebuie sa acorzi mare atentie cuvintelor pe care le rostesti. Si
totusi, atunci cand esuezi pe plan vizual si vocal, mesajul ramane
sa fie salvat de cuvinte !
Sunt prezentate si cinci trucuri «de efect» pentru a deveni un vorbitor
de succes:
1. Atunci cand vorbesti, convinge-ti ascultatorul ca esti sincer si ca
poate avea incredere in tine.
Poti face acest lucru realizand un acord intre felul cum vorbesti
si aspectul tau. Indiferent cat de stralucitor este mesajul tau, daca
nu esti considerat credibil de catre receptor, mesajul nu va fi crezut.
De vreme ce actiunile „vorbesc" mai tare decat cuvintele, trebuie
sa te asiguri ca cele doua forme de convingere (vorbele si faptele) se potrivesc.
Daca spui ceva, insa prin limbajul trupului dai de inteles cu totul
altceva, cei care te observa vor interpreta aceasta neconcordanta ca pe un semn
al nesinceritatii tale. In cazul unui conflict intre vorbele tale
si felul in care te prezinti (de exemplu, spui „Totul e in
regula, ma simt minunat" si totusi muschii obrazului si mainile ti
se contracta nervos), oamenii tind sa aiba mai multa incredere in
limbajul trupului decat in cuvintele pe care le folosesti.
2. Uita-te in ochii celui cu care vorbesti, nu peste umarul sau; arati
astfel ca acorzi importanta persoanei respective.
Acest lucru il flateaza pe ascultatorul tau si ii capteaza totodata
atentia, dar, mai important, procedand astfel iti creezi credibilitate.
Daca cineva nu-ti intalneste ochii atunci cand vorbeste cu
tine, dai impresia ca nu esti deloc interesat de ceea ce auzi, ca ai ceva de
ascuns sau poate ca nu-l agreezi pe vorbitor.
3. Fii atent, atunci cand vorbesti, la semnalele pe care le emiti prin
mimica fetei si prin gesturile pe care le faci cu mainile.
Foloseste-te de aceste semnale (de care, de obicei, vorbitorii nu sunt constienti)
si efectul pe care-l vei face asupra auditoriului tau va fi considerabil sporit.
Mimica fetei. Expresii care dureaza mai putin de o secunda (chiar numai cinci
sutimi de secunda) pot dezvalui sentimente care sunt „prinse" instantaneu
de catre ceilalti.
Cand zambesti, oamenii te vad ca pe o persoana deschisa, abordabila.
Interesant este ca intotdeauna oamenii zambesc mai putin decat
cred ei. Este lucru demonstrat: zambetul pur (si nu acel ranjet
fix, fara participarea ochilor) schimba efectiv „chimia" creierului
si te face sa te simti mai bine. Acest sentiment este comunicat instantaneu.
Gesturile. Mainile care „vorbesc" ii implica pe ascultatori
si ii apropie de tine, ajutandu-i sa inteleaga ceea ce vrei
sa exprimi. Gandeste-te la gesturile la care recurg oamenii atunci cand
se confrunta cu un obstacol in calea comunicarii, cum ar fi o limba straina.
Folosind gesturi cu palmele deschise vei obtine un efect pozitiv, vei arata
ca esti entuziast si pe deplin implicat in ceea ce spui.
4. Incearca sa creezi o impresie generala pozitiva.
Atitudinea. Atunci cand stai (jos sau in picioare) intr-o
maniera rigida, poti sugera autoritate. Dimpotriva, prin relaxarea umerilor
si incrucisarea picioarelor poti „rapi" din solemnitatea unei
ocazii formale, dar in cazul unei ocazii mai neoficiale vei fi perceput
ca fiind o persoana prietenoasa.
Miscarile involuntare. Miscarile involuntare ale mainilor si ale picioarelor
pot dezvalui o serie de emotii variind de la dezinteres la teama. Chiar daca
fata ta ramane imobila, bratele incrucisate, unghiile rontaite sau
genunchii leganati iti vor trada disconfortul.
Apropierea fizica. Stand prea aproape de cineva il poti crea un
sentiment de invazie a proprietatii sau de amenintare.
Daca stai la o distanta mai mica de 50-70 de cm de cel cu care vorbesti, ascultatorul
va tinde sa se miste inapoi instinctiv, percepand apropierea ca
pe o violare a intimitatii sale (distanta variaza in functie de locul
in care traieste cel cu care vorbesti; de exemplu, locuitorul unei metropole
ultraaglomerate nu va fi catusi de putin deranjat de o apropiere la 50
de cm, spre deosebire de locuitorul unui orasel de provincie cu cateva
mii de locuitori, obisnuit cu spatiile ample).
Pe de alta parte, daca stai la o departare mai mare de 120 de cm de persoana
cu care vorbesti, ascultatorul va crede ca esti indiferent la spusele sale,
ca iti este dezagreabil sau va avea un sentiment de izolare.
5. Capteaza, cu ajutorul vocii, atentia celor cu care vorbesti.
Iata cateva aspecte pe care trebuie sa le ai in vedere:
Intensitatea si tonul. Vocile joase au gravitate si tind sa fie luate mai in
serios. O voce ascutita sau stridenta da impresia ca posesorul ei exagereaza
sau nu se controleaza.
O sa spui ca vocea este cea cu care te-ai nascut si ca, in privinta ei,
nu poti face mare lucru. Te inseli! Chiar si o voce foarte inalta
are niste limite intre care intensitatea poate varia. Identifica cea mai
joasa intensitate pe care o poti obtine (astfel incat sa vorbesti,
totusi, natural, caci altfel efectul este mai mult comic) si foloseste-o pana
cand te obisnuiesti.
Ritmul. Un tempo moderat pastreaza atentia celorlalti si le da posibilitatea
sa recepteze si sa inteleaga corect mesajul. Daca ritmul cu care vorbesti
este prea rapid, oamenii nu vor avea ragazul sa absoarba ceea ce spui; daca
este prea lent, vei suna plictisitor sau chiar lugubru, si oamenii nu vor mai
fi atenti; daca esti ezitant, ascultatorii tai vor deveni in mod inconstient
nelinistiti si agitati.
Ritmul natural al respiratiei permite auditoriului sa recepteze ceea ce spui.
Fac din cand in cand pauze pentru a permite celorlalti un
moment de a reflecta asupra unei parti a mesajului inainte de a trece
la urmatoarea parte. Astfel, ei nu numai ca vor intelege mai bine, dar
vor retine mai mult din mesajul tau.
Accentul. Inflexiunile vocii permit accentuarea anumitor cuvinte sau pasaje
din relatare. Prin accentuare trebuie sa atragi atentia ascultatorilor asupra
fragmentelor mai importante ale comunicarii tale. Ai grija, insa! Accentuand
prea multe cuvinte, ascultatorii vor ameti, se vor plictisi si isi vor
aminti despre comunicarea ta doar ca a fost obositoare!
-Modul de comunicare in scris este la fel de important in afaceri.
Iata cinci reguli simple pentru a te face inteles in scris:
1. Formuleaza mesajul clar si concis, ca sa fii sigur ca cititorii tai retin
elementele principale pe care vrei sa le transmiti. Daca un mesaj este ambiguu,
cei care-l citesc il pot interpreta gresit si pot actiona conform presupunerilor
facute in urma citirii (ei vor „citi printre randuri").
Claritatea si concizia necesita un surplus de munca si de timp - acest adevar
este ilustrat in vechea anecdota „PS: imi cer scuze ca scrisoarea
este atat de lunga, dar n-am avut timp sa scriu una scurta".
2. Mai intai scrie, apoi perfectioneaza. Asadar, pune pe hartie
ideile in ordinea si in forma in care iti vin in
minte, apoi reformuleaza si cizeleaza mesajul pana cand esti multumit
de el.
3. Capteaza atentia cititorilor, „agata-i" inca de la primele
randuri.
4. Aranjeaza textul in pagina astfel incat sa fie cat
mai usor de citit. Pentru a realiza acest lucru:
• Foloseste spatii albe intre paragrafe si la inceputul alineatelor.
Acestea inlocuiesc, practic, semnalele vocale si vizuale, starnesc
interesul si incurajeaza cititorul sa absoarba materialul scris, impiedicand
in acelasi timp suprasolicitarea mentala.
• Utilizeaza subtitluri si caractere de diferite marimi. Subtitlurile
si caracterele mai mari sau ingrosate (bolduite) ajuta cititorul sa se
descurce in jungla de caractere pe care o are de parcurs.
5. Foloseste un limbaj accesibil. Limbajul utilizat in timpul vorbirii
este de obicei mai curgator, mai fluent decat cel folosit in comunicarile
scrise.
De multe ori, cei care trebuie sa scrie se cramponeaza, dintr-un motiv ascuns,
de credinta ca trebuie neaparat sa foloseasca o multime de neologisme si cuvinte
academice pentru a face o impresie buna asupra cititorilor. Toate aceste neologisme
risca sa denatureze mesajul si, in plus, constituie un obstacol pentru
persoana care citeste.
Bineinteles, atunci cand alegi limbajul pe care-l vei folosi trebuie
sa te gandesti in primul rand la cei carora li se adreseaza.
